Прочитав нашу статью до конца, вы узнаете, как можно оптимизировать деятельность бухгалтерского отдела так, чтобы экономия средств предприятия не обернулась снижением качества бух. услуг.
Мы советуем принять наши рекомендации в расчет как владельцам компаний, так и самим бухгалтерам. Последние могут предложить методы целесообразной экономии своим работодателям.
Затраты на бухгалтерию – что входит в список?
Первое, что следует сделать – посчитать, сколько в течение месяца, года или любого другого удобного вам временного интервала ваша организация тратит на бухучет. В список затрат можно включить:
- Отчисления в различные фонды и заработная плата персонала бухгалтерии;
- Оплата штрафов и пени (если сотрудники допускают ошибки);
- Сумма упущенной выгоды;
- Стоимость курсов повышения квалификации;
- Цена организации и содержания рабочих мест персонала;
- Покупка канцелярских принадлежностей, расходных материалов для офисной техники;
- Затраты на содержание архива;
- Консультации и справочные источники;
- Расходы на бухгалтерское ПО (например, программу 1С и ее обслуживание, обновление).
Как правило, уже на этом первом этапе оптимизации затрат возникают возможные идеи экономии. В особенности, если подсчитываются расходы за целый год. Предположим, вам кажется, что на покупку канцелярии и обслуживание бухгалтерского софта тратится совсем небольшая сумма. Однако взглянув, сколько отдается за 12 месяцев, можно понять, что эта строка расходов достаточно велика.
Выявив проблемные места, можно обдуманно искать решения. Мы перечислим 10 методов оптимизации затрат на бухгалтерию, имеющих проверено высокую эффективность. Чтобы вам легче было выбрать подходящие для себя варианты экономии, все способы мы подразделим на три больших класса:
- Мягкие. Огромные вложения времени и сил, капитальные перемены не требуются;
- Средние. Для реализации идей необходимо будет приложить определенные усилия;
- Жесткие. Методы для тех, кто желает изменить ситуацию с бухгалтерией и ее затратами кардинальным образом.
Переходим к 10-ти конкретным советам и точным рекомендациям.
Мягкие методы
В категории мягких методов есть собственные подкатегории:
1. Срезы, аттестация и контроль над персоналом.
Первый способ может показаться не самым приятным с психологической точки зрения. Однако нам бы хотелось выделить его в качестве весьма эффективного. Воспользовавшись им, можно решить вопрос с пени и штрафами, просрочками платежей, упущенной выгодой, другими негативными последствиями невнимательности или непрофессионализма персонала.
Нередко сочувствие к сотрудникам, недостатку их квалификации или, например, неопытности, обходится фирме-работодателю крайне дорого. Причем об упущенной выгоде организации могут и не догадываться. Для примера: работники бухгалтерии могут просто не знать о том, что используемая ими система налогообложения – не самая выгодная для фирмы, или о том, что в законодательстве есть новые способы минимизации налогов.
Наш совет: аттестуйте персонал бухгалтерии, четко прописывайте в их рабочих договорах всю ответственность. Если по каким-то причинам вы не можете или не хотите этого делать, раз в квартал или раз в год обращайтесь за помощью в аудиторские компании. Представители сторонних фирм проконтролируют, насколько качественно осуществляется ваш бухучет.
2. Используйте возможности облачного хранилища.
Затраты на содержание бухгалтерского программного обеспечения, например, 1С, могут быть просто огромными. Возможные статьи затрат:
- Оплата услуг сисадмина и/или программиста;
- Приобретение специализированного лицензионного софта;
- Оплата содержания серверов и т.д.
Как показывает практика, использование облачной 1С позволяет снизить такие затраты в среднем на 70%. Если вам все еще кажется, что переносить важную информацию в сеть небезопасно, или что в облаке данные могут потеряться, вы ошибаетесь.
Крупнейшие корпорации всего мира уже многие годы работают с облаками. Все сведения поступают в веб-хранилища в зашифрованной форме, и доступа к ним у третьих лиц нет. За сохранение данных будут отвечать регулярные бэкапы и мощные сервера.
Дополнительное преимущество: информацию базы данных можно будет изучать с любого девайса, в том числе с телефона. Предоставляется круглосуточная техпомощь. Права доступа можно разграничивать на свое усмотрение.
Бесплатное тестирование: можно получить 30 дней бесплатного доступа к облачной 1С по ссылке: Аренда 1С в облаке
3. Экономия на подписках и дополнительном ПО.
Любой бухгалтер знает о том, насколько важно следить за актуальными изменениями в российских законах. Каждая поправка в законодательстве может стать эффективным инструментом для экономии.
Но здесь есть одна небольшая проблема: отслеживать изменения можно только с помощью профессионального софта, подписки на специализированные справочники и профильные журналы.
Можно ли получить доступ к информации, не оплачивая его? Конечно. У любого ведомства имеется официальное представительство в интернете, пресс-службы, доносящие сведения о поправках до населения. Необходимо один раз выполнить грамотную настройку, и экономить можно будет год за годом. Отыщите все источники, подпишитесь на них в соцсетях, добавьте закладки в браузере.
4. Оптимизируйте трудовые часы бухгалтерии.
Рабочее время бухгалтеров «пожирают» проблемы с 1С, обучением персонала, «выбиванием» информации и отчетов от коллег, исправлением ошибок, а также совещания и прочие рутинные процессы.
Подумайте над тем, как перевести сотрудников бухгалтерии в непрерывный трудовой режим, помочь им уделять все свое время лишь стратегически важным задачам. Как только они откажутся от «тушения всех пожаров», вы увидите положительные результаты – случайных ошибок, допускаемых из-за усталости и в спешке, больше не будет. Налоговые вычеты и другие расходы начнут оптимизироваться и сокращаться.
5. Решите вопросы со взносами и налогами.
Мы уже говорили о том, что далеко не все бухгалтера имеют достаточно времени и/или квалификации для успешного применения законодательных норм, позволяющих экономить на налоговых сборах и других обязательных выплатах.
Решение для такой ситуации:
- Определите необходимые цели;
- Поставьте сотрудникам бух. отдела задачи;
- Узнайте о появлении новых методов экономии.
Найдите время на изучение этой тематики. Помните, что в минимизации затрат на оплату налогов и обязательных сборов заинтересован не только бухгалтер вашего предприятия, но и вы лично.
Хороший вариант – обращение за консультацией к стороннему профессионалу. Количество аутсорсинговых компаний сейчас велико. Найдите опытного специалиста – цена его услуг в любом случае окупит себя.
Средние методы
Поговорим о том, как можно облегчить свою работу и труд своего бухгалтерского отдела методами среднего уровня сложности.
6. Переведите бухгалтерию на электронный документооборот полностью.
Перевод на электронный документооборот даст нечто большее, чем простая экономия на покупке канцелярских принадлежностей и бумаги для печатающей техники. Функционал облачных сервисов и современного программного обеспечения сейчас крайне обширный, и позволяет, например:
- Из программы работать с любыми документами;
- Автоматически формировать прайс-листы;
- Отправлять отчетную документацию в один клик;
- Пересылать важные бумаги банкам и контрагентам, персоналу.
1С ДиректБанк, 1С Сверка, 1С Отчетность – это лишь самая малая часть фирменных сервисов, которые позволяют организовать максимально эффективный и удобный в использовании электронный документооборот.
7. Воспользуйтесь услугами аутсорсинговых агентств.
Прибегая к помощи сторонних компаний, можно отказываться от содержания штатных сотрудников. Отметим, что работники специализированных агентств – квалифицированные профессионалы, которые несут полную ответственность за качество оказываемых услуг.
В штате организации можно оставить одного главбуха или несколько бухгалтеров, которым вы целиком доверяете и которые уже доказали свою полезность для фирмы. Внешние специалисты могут взять на себя решение рутинных задач или, напротив, подготовку к самым важным событиям (приближающиеся проверки налоговиков, сдача отчетности за год и т.д.).
8. Узнайте о возможностях «второго пилота».
Рекомендуемый метод для представителей среднего и малого предпринимательства, компаний, в которых нет собственного бухгалтерского отдела или трудится только один специалист. А также для тех, кто по любой причине не может перевести бухучет на аутсорсинг.
Суть способа: самостоятельное ведение бухучета под наблюдением специалиста. Раз в квартал или раз в месяц на помощь приходит сторонний бухгалтер, который оценивает правильность выполняемых вами работ, дает комментарии и консультации.
Жесткие методы
Возможно, вопрос с затратами на бухгалтерию в вашей компании стоит действительно остро. В таком случае следующие несколько рекомендаций – специально для вас.
9. Смените сотрудников, реорганизуйте бух. отдел.
Если вы не хотите увольнять сотрудников бухгалтерии, задумайтесь об их переводе на «удаленку». В техническом отношении с этим не появится никаких сложностей, если вы используете облачную 1С. Затраты на организацию рабочих мест и аренду площадей автоматически устранятся. Однако возникнут дополнительные расходы, например, на обеспечение сотрудников средствами связи, оплату интернет-услуги и т.д. Но чаще всего оказывается, что такой перевод крайне выгодный.
Другое радикальное решение – обновление штатного персонала. Новых работников можно принять на «удаленку» сразу же, предложив меньшую заработную плату.
10. Полный переход на аутсорсинг.
Если вы полностью передадите свою бухгалтерию на аутсорсинг, платить вам нужно будет только за оказываемые услуги. Справедливости ради отметим, что у этого варианта есть собственные подводные камни, и отнестись к выбору сторонней организации необходимо крайне ответственно.
С другой стороны, в нынешних сложных условиях такой метод экономии на бухгалтерии может быть единственно доступным. При выборе аутсорсинговой компании не ориентируйтесь только на предлагаемые расценки. Учитывайте опыт сотрудников, время существования фирмы, отзывы и предлагающиеся гарантии.
