В организациях, где сотрудники часто отправляются в командировки, настоящей находкой становится «1С: Бухгалтерия 8» редакция 3.0. В программе появились очень удобные новшества. Она объединилась с Smartway - сервисом поиска и бронирования билетов, гостиниц. А уже в версии 3.0.72 разработана специальная форма авансового отчета. В ней можно настроить счета учета затрат в разрезе аналитики.
Для работников, которые отчитываются по расходам на служебную поездку, предусмотрен «Авансовый отчет по командировке». План работы с ним довольно простой:
- фиксируются только затраты на командировку;
- все данные автоматически учитываются в налоговом учете;
- подотчетное лицо получает возмещение издержек, которые подтверждены документально.
Сначала форма документа не предполагала выбор счета и субконто затрат. Эти сведения указывались в общих настройках. В поле «Счет затрат» автоматически подтягивался счет, прописанный в основных сведениях об организации: вкладка «Учетная политика», строка «Основной счет учета затрат». А аналитический учет не предусматривался. В справочнике «Статьи затрат», в окне «Использование по умолчанию» просто указывали «Документ «Авансовый отчет (командировочные расходы)».
Но каждая организация, в зависимости от вида деятельности, ведет учет затрат на разных счетах. Если сотрудник отправился в деловую поездку, чтобы заключить договор поставки, применяют счет 44 «Расходы на продажу». Предприятие посылает работника пройти курсы повышения квалификации. В этом случае используют счет 20 «Основное производство». Некоторым компаниям необходим раздельный учет командировочных расходов по контрагентам. А бывают затраты, которые не включаются при налогообложении прибыли. Так, у организаций немало нюансов в учете данных позиций. Поэтому многие отказались от применения «Авансового отчета по командировке» из-за невозможности настроить аналитику под свою специфику.
Разработчики версии 3.0.72 решили эту проблему. Теперь в программе можно изменить сведения, стоящие по умолчанию. Сначала скорректируем форму «Персональные настройки». В разделе «Главное» ставим отметку «Показывать счета учета в документах». Когда мы зайдем в наш «Авансовый отчет по командировке», увидим вкладки: «Счет затрат / Подразделение» и «Субконто». Здесь уже доступны для выбора необходимые данные: счет и статьи затрат.
Также предусмотрена возможность раздельного учета отдельно для суточных. Для этого переходим по ссылке в окне «Суточные». Попадаем в соответствующую форму. Далее следующий переход по ссылке в «Счета учета: Суточные». При подключении сервиса Smartway сведения о покупке билетов проставляются автоматически. В этом случае по билетам можно вести аналогичный учет.
Компаниям, находящимся на упрощенной системе налогообложения, также целесообразно применять «Авансовый отчет по командировке». Отраженные в нем затраты, автоматически переносятся в «Книгу доходов и расходов».
Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
