Ни одна компания не может существовать без документооборота. Документы сопровождают и подтверждают производственную, организационную и социальную деятельность предприятия. Документооборот может вестись в бумажном варианте, электронном или в смешанном формате.
Зачем компании документооборот?
Документооборот на предприятии это:
- эффективный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
- оперативное взаимодействие с контролирующими органами;
- управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
- управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.
Чтобы обеспечить качественную и корректную работу системы и исключить утрату бумаг, необходимо соблюдать следующие принципы документооборота:
- Четкая маршрутизация. Схемы движения должны обеспечивать оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
- Непрерывность. Для обработки документа устанавливается определенное время.
- Регламентация всех процедур исполнения документа.
- Исключение дублирования. Для этого разрабатываются самые удобные маршруты.
Участники документооборота и процессы, в которых они участвуют
Движение документов в организации
Существует три формы, по которым может быть организован документооборот на предприятии:
- централизованная: все документы хранят одном подразделении — обычно это входит в функционал канцелярии или секретариата;
- децентрализованная: документацию распределяют по тем структурным подразделениям, которые осуществляют ее обработку, исполнение и хранение;
- смешанная: это комбинация первых двух форм.
Часто задаваемые вопросы (FAQ) о документообороте
- Какие преимущества дает электронный документооборот?
- Как выбрать подходящую систему документооборота для компании?
- Какие формы документооборота существуют?
Электронный документооборот позволяет ускорить обработку документов, уменьшить количество ошибок и снизить затраты на бумагу и хранение.
При выборе системы документооборота учитывайте размер компании, объем документооборота и специфические требования бизнеса.
Существует централизованная, децентрализованная и смешанная формы документооборота, каждая из которых имеет свои преимущества и недостатки.
Для эффективного управления документами в компании внедряйте 1С:Документоборот.
Специалисты Первого Бита расскажут и покажут чем отличается 1С:Документоборот от 1С:Документоборот КОРП, подберут подходящую версию программы в зависимости от размера и структуры вашей организации. Звоните!
