Бухгалтерия на удаленке - как настроить 1С для работы?

Для бухгалтеров, работающих на удаленке, необходимо настроить 1С таким образом, чтобы они не прерывали трудовую деятельность и могли выполнять обязанности в обычном режиме. Для этого можно организовать работу с программой, используя несколько вариантов.

1С:Предприятие через Интернет (1С:Фреш)

Информация из программы 1С будет перенесена в защищенное облако 1С. Бухгалтер или иной сотрудник сможет работать в нем в любом месте, где есть подключение к Интернету.

1С:Готовое рабочее место

Если в компании используется программа с дополнительными индивидуальными доработками или применяется нетиповое решение, целесообразно использовать возможности данного облачного сервиса.

1С:Линк

Через сервис 1С:Линк можно напрямую подключаться к программе, которая установлена на офисном компьютере. При таком варианте не используется "облако" 1С, а подключение осуществляется по зашифрованному каналу.

При использовании указанных способов организации удаленной работы не нужно настраивать программу с нуля. При переходе в "облако" 1С осуществляется перенос программы пользователя на защищенный сервер компании 1С. Вся информация будет храниться в сертифицированном дата-центре. Для работы с информационной базой необходимы только браузер и подключение к Интернету.

При использовании 1С: Линк "облако" компании 1С не используется, поскольку при таком варианте происходит прямое подключение к офисному компьютеру через сеть Интернет. Для такой формы работы нужно установить на ПК с программой 1С специального Агента 1С: Линк, а после этого выбрать те информационные базы, к которым планируется удаленное подключение.

Как удаленно передавать отчетность?

Для удаленной отправки отчетности бухгалтер может использовать сервис 1С-Отчетность, который работает как через "облако", так и через 1С: Линк. При этом не нужно производить никаких дополнительных настроек.

При работе через облако действия по формированию и сдаче отчетности производятся в собственной программе 1С без использования или перехода в другие программы. При этом также не нужно производить выгрузку или загрузку файлов или повторно заполнять отчетные формы.

Перед тем, как отправлять отчетность через 1С-Отчетность, нужно проверить правильность ее заполнения. Удаленная передача отчетности в контролирующие органы производится аналогичным образом, как и при совершении действия в обычном порядке в офисе компании.

При работе с другими сервисами (1С:Фреш или 1С:Готовое рабочее место) никаких дополнительных операций или настроек делать не нужно. Сервисы, которые работают в офисе компании, также будут функционировать и при удаленном использовании.

Как удаленно работать с первичкой?

Для удаленной обработки первичной учетной документации можно использовать несколько способов:

• контрагент будет присылать сканированные копии или фотографии документов;
• бумажную документацию будет получать дежурный сотрудник в офисе, а затем передавать ее бухгалтеру в виде фотографий.

Полученные фотографии или скан-копии бухгалтер будет вводить в программу 1С в обычном порядке.

Как вариант, отказаться от прямого контакта можно через электронный документооборот (ЭДО). При его использовании все документы, приходящие от контрагентов, сразу попадают в программу 1С. ЭДО функционирует без дополнительных обработок и может использоваться как для стандартной программы, так и для работы в "облаке".

Важно то, что документы, полученные через ЭДО, имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумажные с подписями и печатями. Они своего рода аналоги оригиналов документов, и при этом электронные документы хранятся в самой программе, что облегчает работу с ними.

Для организации электронного документооборота используется сервис 1С-ЭДО. Если у контрагента нет такого сервиса, он может использовать программу 1С: Клиент ЭДО, представляемую в облаке 1С:Фреш или в обычном виде на ПК.

Как оформляется перевод бухгалтера на удаленку?

Для перевода бухгалтера или иного сотрудника на удаленку необходимо заключить с ним допсоглашение к трудовому договору, в котором будет содержаться условие о характере работы - дистанционный режим. Документ оформляется после того, как сотрудник подаст работодателю заявление о переходе на удаленную работу.

Что делать, если сотрудник отказывается перейти на удаленку?

Работодатель может издать приказ, на основании которого переведет сотрудников на дистанционный режим работы. Однако это считается переводом по инициативе работодателя, а потому в обязательном порядке нужно уведомить сотрудников о переводе - за 2 месяца до предполагаемого события. При нарушении двухмесячного срока уведомления компанию вполне могут оштрафовать.

Дополнительно компания должна оформить или скорректировать иные документы, связанные с удаленкой - внести изменения во внутреннюю документацию, касающуюся внутрифирменного документооборота, доступа к информационным ресурсам, правил удаленной работы с корпоративной информацией  и т.д.

Как удаленно повышать квалификацию?

Бухгалтер может на удаленном режиме работы повышать свою квалификацию. Для этого разработчики 1С: Лекторий перенести сервис в формат "онлайн". Пользователь может напрямую подключаться к трансляциям и получать всю необходимую информацию.

Кроме того, клиентам предоставлена возможность записаться на онлайн-курсы - прокачать свои знания и навыки, освоить новые программы или сервисы, сдать 1С: Профессионал и после обучения получить соответствующее свидетельство государственного образца. При сосредоточении на учебе пользователь повысит свою профессиональную значимость и будет более востребованным на рынке труда. Обучение проводят ведущие специалисты компании 1С.

Возникновение проблем с поставкой предварительно оплаченных заказов

В связи с распространением коронавирусной инфекции часто возникают ситуации, когда клиент оплачивает заказ или товары, но продавец не может их отправить из-за сложностей с пограничными или таможенными службами, транспортными перевозками, вводом ограничений на перемещение. В этом случае сдвигаются сроки поставки, поскольку у продавца нет физической возможности отправить оплаченный заказ.

Специалисты рекомендуют продавцам заранее продумать, как они будут действовать в форс-мажорных обстоятельствах, чтобы со стороны покупателя не последовало штрафных санкций. Дополнительно нужно уведомить контрагентов о том, что в связи со сложной эпидемиологической ситуацией доставка заказов будет отложена, но в любом случае в дальнейшем оплаченные заказы будут доставлены покупателям.

Как на удаленке общаться с коллективом?

В работе бухгалтеров очень важна оперативная коммуникация, не только в период сдачи отчетности, но и при выполнении стандартных операций учета. При переходе на удаленный режим работы возможность общения сотрудников между собой и обсуждения каких-либо важных рабочих вопросов также необходимо сохранить.

В программе 1С: Предприятие имеется возможность использовать специальный сервис - "Система взаимодействия", через который можно обсуждать вопросы не только в программе, но и в разрезе конкретного документа. Такая возможность позволит пользователям не отвлекаться на переключение между вкладками или поиск документов, а потому взаимодействие будет максимально удобным и эффективным.

"Система взаимодействия" - это своего рода механизм, через который можно отправлять не только сообщения, но и какие-то файлы, а также проводить аудио и видеоконференции. При использовании платформы начиная с версии 8.3.16 пользователь может демонстрировать экран своего ПК при осуществлении видеозвонка.

Через данный сервис коммуникация осуществляется непосредственно в окне программы 1С, которая поддерживает обсуждение, связанное с конкретными объектами - документами, отчетами, справочниками и т.д. При этом переписка полностью сохраняется и отображается вместе с объектом обсуждения.

Пользователю, переписываясь в программе 1С, не нужно искать коллег, вводя их ФИО и адреса. Сервис "знает" всех сотрудников, и это одно из главных отличий от обычных мессенджеров. Кроме того, переписка является полностью конфиденциальной, т.е. она сохраняется только в программе и никуда не передается.

Отличительной особенностью сервиса "Система взаимодействия" является возможность пользователей общаться даже при использовании нескольких программных продуктов компании 1С. Например, пользователи 1С: ERP Управление предприятием вполне могут общаться с пользователями 1С: Предприятие.

Для использования "Системы взаимодействия" нужно, чтобы был установлен 1С: Сервер взаимодействия. Вполне допустимо, чтобы он находился в локальной сети компании. Если такой возможности на данный момент нет, можно воспользоваться сервером компании 1С в сети Интернет. Он работает аналогичным образом, а потому коллеги всегда смогут быть на связи друг с другом.

Как бухгалтеру адаптироваться к удаленке?

Многие сотрудники боятся удаленной работы, поскольку опасаются, что не смогут дома нормально выполнять трудовые обязанности. Конечно, бухгалтеру придется адаптироваться к новой обстановке и условиям труда, и для этого, безусловно, понадобится время.

Чтобы адаптация прошла как можно быстрее, нужно грамотно обустроить рабочее пространство, настроить связь с коллегами и руководством, распланировать режим работы и т.д.

Для повышения эффективности работы обязательно нужно делать небольшие перерывы в течение всего дня. Поскольку компьютер влияет в первую очередь на глаза, нужно давать им отдохнуть и проводить специальную зарядку. Кроме того, зарядка необходима для мышц шеи и спины, чтобы от длительного сидения за ПК здоровье сотрудника не ухудшилось.

Остались вопросы или нужна помощь в настройке удаленной работы? Закажите консультацию наших специалистов!