Описание проекта
Ранее сотрудники согласовывали договоры внутри компании исключительно в бумажном виде. Бумажные варианты договоров переходили от подразделения к подразделению согласно внутреннему регламенту. Порой документы терялись, попадали не к тем согласующим, не соблюдались сроки проверки и утверждения, что в результате приводило к потере контракта. Невозможно было отследить, где договор находится в конкретный момент, кто виноват в срыве сроков согласования и какое подразделение превысило сроки. Так же при передаче договора между подразделениями подписывался реестр в бумажном виде. Комментарий согласующих сторон вносились рукописно в бумажном варианте, а затем договор перепечатывался исполнителем.
Для автоматизации внутреннего документооборота компании руководство обратилось к специалистам Первого Бита, которые подобрали оптимальное решение – внедрение 1С:Документооборот КОРП.
На базе этого решения полностью реализован процесс подготовки документации, созданы шаблоны бизнес-процессов, реализованы процессы заполнения реквизитов и публикации документов по всем процессам. Автоматизировано движение, согласование и контроль следующих документов:
- исходящие документы;
- заявки;
- договорные документы;
- архитектурное решение и рендеры;
- организационно-распорядительные документы;
- локально-нормативные акты;
- реестр оплат;
- тендеры;
- соглашение о расторжении;
- акт об исполнении обязательств (только по доходным договорам);
- акт возврата.