Описание проекта
Главной задачей проекта было выстроить управленческий учет «с нуля», ведь до старта проекта у заказчика не был формализован управленческий учет, планирование бюджетов не велось. Поэтому параллельно с автоматизацией шел процесс создания внутренних регламентов и правил управленческого учета:
- Описана финансовая структура компании, ЦФО;
- Создана бюджетная модель: утвержден перечень бюджетов, определена последовательность составления бюджетов, схемы согласования и контроля;
- Определен порядок и особенности консолидации бюджетов ЦФО
- Продуманы управленческие аналитики (проекты\объекты\новые аналитики);
- Разработаны шаблоны бюджетных форм и бюджетные регламенты;
- Определена система сбора фактических данных.
При выстраивании автоматизированных бизнес-процессов казначейства и бюджетирования применяли типовые возможности программы БИТ.ФИНАНС, чтобы упростить дальнейшее сопровождение. Специалисты Первого Бита выстроили в системе ключевые бизнес-процессы финансовой службы:
- Организовали поквартальное планирование бюджетов в разрезе ЦФО и сбор в Мастер-бюджет;
- Настроили сбор факта, на основании регламентированного учета;
- Внедрили согласование бюджетов, заявок на расходование ДС и реестров платежей в электронном виде.
В ходе проекта учли ряд особенностей предприятия, связанных со сферой деятельности. Например, тот факт, что работа карьерного управления имеет сезонный характер. Плановые бюджеты четырех карьерных подразделений на год составляются ежегодно в начале сезона. Доступ в корпоративную информационную систему есть не у всех пользователей, поэтому для удобства шаблон бюджета выгружается в Excel, заполняется ответственными лицами в каждом из подразделений (на местах), и уже с заполненными данными загружается в БИТ.ФИНАНС. Такой подход позволил ограничиться имеющимися лицензиями для пользователей 1С и не расширять круг лиц, имеющих доступ в базу данных.
При настройке алгоритмов согласования предусмотрели различные маршруты и условия. Для заявок на расходование ДС настроили «Изменения статуса»: если заявка завизирована ключевым пользователем, через которого проходят все маршруты согласования заявок.
Проект выполнен за три месяца без срыва сроков и отклонений по бюджету. Результатом проекта стала автоматизированная система финансового и управленческого учета. Руководство компании получило возможность оперативно получать отчетность о финансовой эффективности и рентабельности в разрезе направлений и подразделений.
Планы по развитию функционала полученной системы включают разработку отчета «Себестоимость по выработке карьерных пород». Ручной подсчет себестоимости по каждому из месторождений занимает порядка четырех рабочих дней. Автоматизация позволит оптимизировать трудозатраты сотрудников. Стандартный отчет «Обороты по бюджету с расчетами» можно дополнить, чтобы программа позволяла автоматически высчитывать себестоимость выработки в рублях за тонну.