Описание проекта
На момент обращения в компанию «Первый Бит» холдинг «УК Платформа» использовал программу «Бухгалтерия предприятия 3.0» в качестве основной учетной системы. Для автоматизации бюджетирования, казначейства и управленческой отчетности использовался MS Excel. Заявки на оплату и закупку утверждались на бумажных носителях и в Excel. Основное неудобство состояло в том, что сбор плановых и фактических данных по БДДС и БДР, а также сбор заявок на закупку осуществлялся в Excel. Этот способ был достаточно трудоемким и ненадежным.
Ключевые бизнес-процессы сотрудники вели следующим образом:
- Сбор фактических данных производился в конце каждого месяца вручную.
- Отсутствовала возможность параллельного отражения операций для бухгалтерского и управленческого учета, информация требовала корректировки.
- Согласование заявок на закупку не сохраняло историю действий и не было централизованным.
- Контроль заявок на расходование денежных средств производился путем сверки бумажного согласованного документа с бюджетом в Excel и с отчетами о кредиторской задолженности клиентов.
- Формирование платежных документов в системе производилось вручную отдельно выделенным сотрудником.
- Внесение корректировок в бюджет и их согласование производилось в форме служебных записок в бумажном виде и занимало значительное количество.
- Согласование договорных и финансовых документов осуществлялось в разных системах, что приводило к дополнительным финансовым затратам и не позволяло унифицировать учетные данные.
Использование такого подхода неизбежно влекло за собой временные и финансовые издержки. Для решения проблем представители компании «УК Платформа» обратились к специалистам Первого Бита, которые имеют большой опыт по автоматизации финансового учета на предприятиях различных отраслей. В результате предпроектного обследования было выбрано оптимальное решение –система БИТ.ФИНАНС.Холдинг. Ее внедрение позволило работать пользователям в режиме одного окна, унифицировать справочную информацию, создать единую базу данных, а также воспользоваться согласованием документов в мобильном приложении.
В ходе реализации проекта функционал програмы БИТ.ФИНАНС был максимально задействован и адаптирован под бизнес-процессы клиента. Создан задел на дальнейшее масштабирование системы в условиях роста компании.