Описание проекта
До внедрения системы БИТ.ФИНАНС организация процесса по формированию заявок на оплату и согласованию платежей строилась на распечатке счетов и постановке подписи руководителя на каждом счете. Документооборот в подавляющем объеме происходил на бумаге. Сотрудники компании согласовывали и контролировали договоры в почте, хранили их на своих рабочих компьютерах, централизованного хранилища договоров не было. Сбор фактических данных осуществлялся вручную по данным бухгалтерского учета.
Для автоматизации бюджетного планирования, казначейства, контроля расходования денежных средств, сбора фактических данных БДДС нужна была информационная система. Оптимальным решением стало внедрение решения БИТ.ФИНАНС. Холдинг, разработанного Первым Битом.
Благодаря внедрению БИТ.ФИНАНС было автоматизировано казначейство, а также блок управление договорами.
Реализация проекта была осложнена доработками в блоке управление договорами, а также нетипичным набором аналитических разрезов.
Взаимодействие проектных команд заказчика и исполнителя осуществлялось в формате удаленного доступа. На отдельной базе специалисты Первого Бита подготовили демонстрационную модель. После подготовки модели передали сотрудникам компании «Профсервис» для проверки работоспособности всего настроенного функционала. После согласования итоговой модели перенесли демонстрационную модель в рабочую базу и приступили к опытно-промышленной эксплуатации. Первую и вторую линию поддержки при запуске системы осуществляла проектная команда Первого Бита.
Автоматизация помогла в несколько раз увеличить скорость прохождения заявки на расходование денежных средств от этапа инициации платежа до оплаты, а также в несколько раз ускорить прохождение договора – от инициации до полного согласования. Также существенно снизилась трудоемкость этих процессов. Весь документооборот в компании стал осуществляться в электронном виде.