Описание проекта
Для управления большим количеством строящихся и продаваемых объектов недвижимости требовалось создать систему, которая сможет автоматизировать деятельность застройщика и процесс продаж. Для управления деятельностью компанией по совету специалистов Первого Бита офиса Краснодар на Кожевенной ГК «Точно» применяет связку продуктов: Корпоративный портал Битрикс24 и решения, разработанные компанией «Первый Бит» на базе «1С:Предприятие Бухгалтерия». Системы связаны между собой, настроены регулярные обмены данными и полями, тем самым мы избавлены от дублирования информации в разных системах.Для автоматизации бухгалтерского и налогового учета строительства компания использует собственную разработку ПО Первого Бита для строительных компаний.
Для автоматизации финансового учета используется собственная разработка ПО Первого Бита для финансового блока компаний.
Корпоративный портал Битрикс24 используется для организации работы менеджеров по обращениям клиентов, помощи менеджерам по стадиям ведения сделки, а также система контроля для руководства.
Корпоративный портал Битрикс24 – современная CRM система
В корпоративном портале работают менеджеры, руководители отделов сопровождения сделок. Система CRM охватывает весь путь клиента от первичного обращения до заключения сделки. В компании несколько каналов продаж: сайты компании, телефония, чатбот и whatsapp. Заявки с перечисленных каналов продаж отражаются в корпоративном портале. Потери исключены. При обращении в компанию клиента система делает проверку есть ли контакт уже в базе, при отсутствии данных создает нового клиента. Система проверки помогает избежать дублей контактов. Телефония настроена таким образом, что входящие звонки распределяются по очереди между менеджерами продаж. В случае не подъема трубки менеджером в заданное количество гудков, звонок переключается на руководителя отдела. По окончании разговора в Корпоративном портале создается ЛИД.
При обращении клиента через сайт ЛИД попадает в работу к менеджеру отдела продажи. Обращение клиента попадает в воронку ЛИДов, где менеджер компании ГК «Точно» работает по согласованному с компании сценарию. На каждом этапе воронки может происходить отвалклиентов и руководитель отдела продажам имеет возможность провести анализ по каждому менеджеру по причинам не заключения сделки.
Ключевыми точками процесса продажи является постановка и выполнение менеджером следующих задач:
- Показ квартиры
- Бронирование помещения
- Согласование с Руководителем продаж условий оплаты
- Заполнение графика платежей от клиента
- Создание договора бронирования
- Контроль прихода денежных средств от клиента
- Создание и подписание предварительного или сразу основного договора купли-продажи недвижимости
- Назначение задачи для отдела сопровождения сделок о создании договора купли-продажи недвижимости
- Подписание договора купли-продажи с клиентом
Для удобного расчета стоимости квартир разработаны инструменты продаж на основе универсальных списков. В зависимости от входящих условий сделки определяется итоговая сумма продажи объекта. Например, при оплате квартиры наличными к сделке применяется акция (скидка на кв.м.) и происходит пересчет стоимости сделки. К определяющим условиям стоимости сделки отнесены такие условия как: размер первоначального взноса, использование материнского капитала и военной ипотеки, от выбранного типа ремонта и другие. У каждого из условий существует своя прописанная формула расчета. Скидки накладываются на друг друга и происходит пересчет итоговой стоимости. Данные по синхронизации передаются в 1С.
Шахматка или квартирограмма – визуальный инструмент для менеджеров продаж объектов недвижимости и учета статусов бронирования и продажи. При большом количестве одновременно продаваемых домов, нужен инструмент, который обеспечит быстрое переключение между домами для предложения их покупателю. Также очень важна информация о статусах помещений: свободно для продажи, бронь или продано. Жилые комплексы представлены в виде шахматки, с кратким просмотром и быстрым редактированием. Визуальное отображение схемы этажа, подсветкой разным цветом в зависимости от статуса продажи. Создание объектов недвижимости происходит в 1С, по обмену данные передаются в Корпоративный портал. Информация о статусах помещений проходит по обмену между 1С и Битрикс24. Запрос об изменении статусов и стоимости помещений происходит один раз в минуту.
По обмену из Битрикс24 в 1С передаются данные в том объеме необходимые для совершения сделки, заключения договора. Исключено дублирование внесения одной и той же информации в разные места учетной системы.
Для автоматизации собственной строительной деятельности ГК «Точно» в 1С используется отраслевое решение компании Первый Бит помогает решать следующие задачи бухгалтерского и налогового учета:
- Формирование печатных форм КС-2, КС-3 для сдачи этапов строительства.
- Регистрация и дальнейшее отслеживание неотфактурованных поставок материалов, которые пришли без документов. До выяснения обстоятельств, ТМЦ могут быть оприходованы на склад и списаны в производство без документов. Неотфактурованные поставки не принимаются к налоговому учету, поэтому важно иметь контроль над их количеством до получения документов от поставщиков.
- Отражение выручки «по мере готовности». Не только выручка, но и расходы учитываются «по мере готовности» в отчете о финансовых результатах в тот момент, когда они достоверно могут быть определены согласно ПБУ 2/2008 «Учет договоров строительного подряда». Непредъявленная к оплате начисленная выручка учитывается на счете 46.02 При подписании документов и актировании выручки, программа 1С автоматически формирует налоговую выручку и НДС.
- Закрытие 20 счета с аналитикой по статьям и по номенклатурной группе. Закрытие 20 не котловым способом, а в разрезе субконто. Это поможет выявить ошибки при закрытии счет 20.01 Основное производство и решить проблему бухгалтерии в строительстве по формированию себестоимости. Дополнительно позволяет отслеживать переходящее незавершенное строительство.
- Учет гарантийный удержаний отдельным документом В ходе работы с субподрядчиком или Заказчиком объекта по факту выполнения работ договором в строительстве может быть предусмотрен гарантийный срок для проверки качества работ. Договором определяется сумма гарантийного удержания, которая передается исполнителю по истечения срока гарантии. После истечения срока гарантии если претензий нет, удержанная сумма перечисляется подрядчику. Если выявлены недостатки работ и оформлена претензия, это отражается в бух учете специальным документом. Для отслеживания сроков окончания гарантийный удержаний и своевременного перечисления денежных средств подрядчикам в программе есть соответствующий отчет.
- Наличие форм М19 и М-29 Форма М-19 – материальный отчет, который может быть использовать для отражения движения строительных материалов. Форма необязательная, но часто используемая. Форма М-29 формируется по каждому строительному объекту и позволяет: списать использованные в строительстве материалы на себестоимость работ. В программе также присутствует сводный отчет по форме М-29, который позволяет провести анализ затрат с учетом количества израсходованных стройматериалов по объектам.
- Распределение входящего НДС по счету 19 по объектам. В зависимости от условий учетной политики, специальным документом программа автоматически распределяет входящий по объектам строительства НДС на: принятый к вычету, включенный в стоимость и переданный инвестору.
- Расчет себестоимости объекта В зависимости от площади объекта и суммы расходов модуль рассчитывает себестоимость отдельно каждого помещения. При этом делит помещения на: купленные по договору долевого участия, собственность компании для дальнейшей продажи и помещения для собственных нужд компании как основные средства.
- Автоматическое создание договоров. На корпоративном портале Б24 менеджер создает договор. С помощью обмена в 1С формируется договор реализации невидимости в соответствии с установленным типом и заполняются основные данные. Отдел сопровождения сделок проверяет правильность составления договора, согласовывают и выгружают печатную форму. Для каждого вида продажи настроены свои шаблоны печатных форм: предварительная продажа, купли-продажа недвижимости, договор займа и т.д.
- Автоматическое создание помещений объекта недвижимости в 1С Обработка «Конструктор объекта строительства» помогает быстро создать все помещения (квартиры, апартаменты) по объекту строительства, установить для каждого площадь, цены и другие важные для продажи характеристики: площадь кухни, световая сторона и прочие. В результате менеджеры в короткие сроки получают актуальный отчет Квартирограмма в Корпоративном портале об этажности, парадных, площади, стоимости и статусе помещений. Время создания объектов недвижимости сокращается кратно количеству этажей. После загрузки данных в Б24 из 1С данные отражаются в разделе Шахматка для продажи и бронирования менеджерами.
Для автоматизации финансового блока и операций казначейства компания ГК «Точно» использует собственное разработанное ПО для финансов Первого Бита
Казначейство гибко настроено под процессы компании, помогает систематизировать заявки на оплату, определить критерии для принятия решения об оплате, получать информацию о кассовых разрывах благодаря платежному календарю. А также настроить цепочки согласований в зависимости от типа платежа. В ГК «Точно» по направлениям различаются лица, принимающие решения об оплате, поэтому созданы разные цепочки согласования. Подписанты принимают решение по заявке: принять, отказать, частично оплатить. Согласовать заявку можно также в мобильном приложении. Для сотрудников настроены права доступа по статьям, ЦФО, проектам. Удобно организовано рабочее место казначея, в котором собраны заявки, а также платежный календарь.