Описание проекта
До недавнего времени весь учет компании велся на коленке – посредством Excel. Руководители подразделений тратили много времени на сбор аналитики и подготовку управленческой отчетности. Не было четкого распределения функциональных обязанностей сотрудников компании, зоны ответственности были размыты. Кроме того, в связи с ростом компании, росла и потребность в уменьшении времени на обработку заказов. Также, учитывая специфику компании, было необходимо осуществлять обмен данными с информационной системой ВетИС. Здесь есть важная особенность, чтобы отправка документов производилась, ветсертификаты должны отправляться не просто на каждую отгрузку, а на каждую партию товаров. В связи с этим, руководство компании приняло решение об автоматизации основных бизнес-процессов.
В качестве партнера по автоматизации был выбран Центральный офис компании Первый Бит. По итогам переговоров по выбору программного продукта было принято решение о внедрении 1С:Управление торговлей, так как функционал программы соответствует всем потребностям компании.
Специалисты Первого Бита настроили обмен данных с информационной системой ВетИС для ускорения передачи отчетный документов. А также ускорили такие процессы как закупки, продажи и производство.
Закупки:
- С помощью схем обеспечения указали у товара каким образом он поступает – перемещение со склада на склад, закупка у определенного поставщика, а также производство.
- С помощью обработки «Формирование заказов по потребностям», система снимает потребности, создает и заполняет документы обеспечения (заказ на перемещение, заказ поставщику) с помощью схем обеспечения.
- С помощью отчетов «Остатки и доступность товаров» предоставили возможность менеджеру по продажам смотреть, сколько товара есть в наличии и сколько из этого количества доступно, либо, если товара нет в наличии, то в этом же отчете можно увидеть, в какие дни этот товар поступит.
Продажи:
- Настроили механизм ценообразования, который позволяет удобно использовать прайс-листы (виды цен), чтобы хранить свою цену для каждого клиента, при этом, в документах продажи не обязательно указывать цену вручную.
- Сейчас менеджеры пользуются теми инструментами, которые доступны из списка заказа клиента, а именно, они могут увидеть процент продажи и процент отгрузки, а также готов ли заказ к отгрузке в целом.
- Отчет «Задолженность клиентов» позволяет увидеть дебиторскую задолженность и своевременно среагировать на её возникновение.
Производство:
- Теперь менеджеры используют документ «Производство без заказа» для выпуска продукции.
- Клиент использует две компании, от лица одной – продает, другая же – только производит, поэтому в системе был настроен функционал интеркампани, с его помощью компания, которая осуществляет продажи, может отгружать в минус, не боясь возникновения отрицательных остатков в конце месяца. Система автоматически собирает резервы и формирует документы передачи товаров между организациями.
Также специалисты внесли доработки в типовой функционал программы, которые помогли обеспечить прозрачность процесса работы склада и контроля за отгрузкой продукции:
- Доработка документа «Заказ клиента» для контроля сроков отгрузки (нельзя создавать заказы клиента, в которых дата отгрузки указана на следующий день), контроля максимального допустимого веса продукции к отгрузке.
- Доработка проведения документа «Заказа клиента» в целях своевременного оповещения менеджеров по продажам о смене статуса кладовщиком, а также в целях своевременного оповещения о резервировании товара работников склада. 1С:Предприятие отправляет письмо на почту менеджера, указанного в карточке документа «Заказ клиента».
В ходе проекта удалось наладить все важные процессы компании клиента по закупке, складскому хранению, производству и продаже.
