Описание проекта
В компании не был оптимизирован процесс работы с заявками на ТМЦ. На заводе используется две системы – «1С:Документооборот КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием». Через «1С:Документооборот» проходило согласование заявок на потребности в ТМЦ, но путь заявки и дальнейшую работу с ней отследить было нельзя. Другие, связанные с закупкой ТМЦ документы: коммерческие предложения, счета на оплату, заявки на расходование денежных средств – существовали в системе отдельно, и не были привязаны в заявке. Не использовался функционал «1С:ERP Управление предприятием» заказов поставщику на закупку ТМЦ – из-за этого отсутствовала прослеживаемость поступления товаров на склад и оплаты поставщикам. Пользователи работали в двух системах одновременно, но понятного и отслеживаемого процесса не было.
Поскольку на заводе уже работало два решения «1С:Документооборот КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием», необходимо было проанализировать текущие бизнес-процессы компании. По согласованию с заказчиком, специалисты Первого Бита решили промоделировать все процессы на типовом функционале программ 1С, чтобы минимизировать затраты на изменение функционала и дальнейшее поддержание доработок. В «1С:ERP Управление предприятием» есть инструмент создания заявки на закупку ТМЦ с помощью документа «Заказ на внутреннее потребление» в интеграции с «1С:Документооборот». Выявили большое количество доработок для этого документа и было решено разрабатывать отдельный документ, а не дорабатывать типовой, чтобы снизить риски возникновения ошибок при обновлении.
Разработали документ «Заявка на закупку ТМЦ», в который добавили «Статья ДДС» — именно с привязкой к этому реквизиту срабатывает шаблон движения документа. К каждой статье ДДС привязаны ответственные, которые автоматически попадают в процесс согласования при выборе нужной статьи ДДС.
В разработанной заявке на закупку ТМЦ фиксируются:
- менеджер по закупкам;
- данные о том, когда и во сколько заявка была принята менеджером в работу и как быстро он её отрабатывает;
- изменения по работе с заявкой фиксируются по статусам.
По заявкам на закупку ТМЦ можно формировать отчет, анализирующий KPI менеджеров по работе с заявками.
Для удобства работы с заявками добавили проверку наличия номенклатуры на складе. Также фиксируется требуемую дата поставки, можно указывать дополнительные комментарий, и отметить для какого сотрудника требуется ТМЦ.
Дополнительно в заявке разработали отражение данных по коммерческим предложениям от поставщиков. Можно заполнить сведения о поставщике, договоре, стоимости, можно указывать комментарии и прикреплять файлы КП различных форматов. Если добавлено несколько коммерческих предложений, можно отметить то, которое приоритетнее для закупки. Созданный документ «Заявка на закупку ТМЦ» позволяет согласовывать КП в едином процессе обработки документов, менять статусы у заявок и минимизировать ошибки при обновлениях.
Одним из главных требований по работе с заявками на закупку было отслеживание этапов работы с заявкой в едином окне. Для этого создали десять статусов, детально отражающих каждый этап обработки заявки. Статусы автоматически меняются при выполнении промежуточных задач в заданном процессе в «1С:Документооборот КОРП». С помощью интеграции двух программ и заявок на закупку ТМЦ коммерческие предложения также проходят через этапы согласования в «1С:Документооборот» и возвращаются в «1С:ERP Управление предприятием» с уже измененным статусом. Фактически менеджеры работают с документами и заявками, которые находятся в «1С:Документооборот» не выходя из основной системы «1С:ERP Управление предприятием». Чтобы сохранить текущие статусы у уже запущенных в работу документах и тех, заявок, которые будут идти по новым процессам в «1С:Документооборот» отражение изменения состояний документов разрабатывали отдельно.
Сейчас заказчик может удобно работать с заявками на закупку ТМЦ, отрабатывать задачи по этим заявкам, создавать КП и согласовывать их, формировать заказы поставщикам и отслеживать выполнение закупки.
