Описание проекта
Сеть магазинов работала на базе программы 1С:Розница. Все процессы поддерживал системный администратор в штате организации. После того как он перестал работать в компании, стали возникать сложности в работе: в программе появлялись ошибки, неправильно формировались остатки и данные в отчетах. Именно для решения этих задач Татьяна Николаевна и обратилась в хабаровский офис компании "Первый Бит".
После общения с клиентом команда Первого Бита сформулировала три основных проблемы:
- Один из магазинов Клиента также является складом продукции. Программы на базе 1С:Предприятие были установлены на нем, остальные торговые точки подключались через удаленный рабочий стол. Данное подключение небезопасно и неустойчиво. Из-за это компания теряла часть данных и прерывался рабочий процесс, что в целом сказывалось на эффективной работе каждого магазина. Регулярная потеря связи нарушала работу магазинов
- Неправильно считались остатки товаров, происходили задвоения. Клиент не знал, что не продается, а что пользуется высоким спросом, нужно ли ему закупать у поставщиков продукцию. Информацию актуализировали вручную, что занимало много времени у сотрудников и влекло за собой ошибки из-за человеческого фактора.
- При продаже маркированного товара (обувь, текстиль) возникали регулярные ошибки, что вызывало затруднения в соблюдении федерального законодательства
Команда хабаровского офиса Первый Бита сначала составила карту рабочих мест клиента: специалисты подготовили описание оборудования и его количества, мощности, как работает и сколькими пользователями эксплуатируется. Далее были описаны бизнес-процессы клиента: как происходят продажи, как передаются данные об остатках, как происходит настройка цен и пр. и составлен полный список рабочего оборудования клиента (кассы, эквайринги и пр.)
В результате обследования выявили, что существующих лицензий 1С:Розница 8 недостаточно для организации эффективной работы всех пользователей четырех розничных магазинов и склада. Также выяснили, что была неверно настроена взаимосвязь между компьютерами, в результате чего обмен данных происходил с ошибками.
Таким образом команда Первого Бита проанализировала, как устроена существующая ИТ-инфраструктура, какие сбои в ней происходят и по каким причинам. На основании проведенного анализа подготовили и согласовали с клиентом дальнейший план действий по работе с проектом.
Подготовка инфраструктуры
Команда Первого Бита предложила клиенту продолжить работу в уже имеющейся у него программе 1С:Розница 8. Программа подходит для небольшой сети специализированных розничных магазинов заказчика. Помимо прочего, в ней можно настроить процесс маркировки товара. Требовалось только увеличить количество клиентских лицензий, для полноценной работы каждого магазина и пользователя.
Также для синхронизации данных о продажах с каждой торговой точки предложили настроить РИБ — распределенную информационную базу. Механизм РИБ заключается в том, что настраивается главная база (в случае клиента это главный магазин, также являющийся складом), и подчиненные базы (3 остальных магазина).
После настройки РИБ все данные о продажах с розничных магазинов поступают в головную базу в настроенный промежуток времени — раз в 15 минут. Это обеспечивает сохранность и актуальность данных. В результате руководитель в режиме реального времени видит показатели продаж: какой товар продается лучше, что требуется заказывать, а что выводить из оборота, чтобы сократить издержки.
При этом каждый магазин работает автономно в своей базе, вне зависимости от головной. Например, при возникновении проблем с интернетом у головного магазина другие точки, работающие в подчиненных базах, продолжают вести работу. После восстановления связи данные автоматически поступают в головную базу.
Таким образом, клиент получил комплексное решение, позволяющее каждой торговой точке работать удаленно, при этом обеспечивая сохранность и актуальность данных.
Настройка 1С:Розница
В рамках данного этапа проекта специалисты:
Осуществили перевод основной 1С:Розница 8 в типовую конфигурацию: привели базу к исходному виду для дальнейшей перенастройки с нуля
Настроили конфигурацию под цели и запросы клиента. Осуществили правильную перенастройку для корректной работы бизнес-процессов, настроили продажу маркированного товара, настроили корректный учет остатков
Синхронизировали 1С:Розница 8 и Честный знак для того, чтобы в дальнейшем правильно регистрировать маркированный товар и вводить его в оборот, выпускать коды маркировки
Проверка работоспособности всей системы
Сотрудники хабаровского офиса Первый Бит протестировали настроенную программу. Совершили пробные продажи и проверили, подгрузились ли остатки. В результате удостоверились, что программный продукт готов к использованию клиентом.
Обучение сотрудников работе с новым программным обеспечением
Этап включал в себя подготовку инструкций по работе с 1С:Розница 8 после перенастройки: как осуществлять обмен данных между магазинами, как проводить синхронизацию вручную (на случай, если получить актуальную информацию необходимо здесь и сейчас, не дожидаясь автоматического обновления системы), как продавать и списывать маркированный товар и т.д.
Также были проведены онлайн-обучения в формате видеоконференций для сотрудников, непосредственно работающих в программах. Записи передали клиенту, к ним они могут возвращаться при необходимости, особенно при выводе нового сотрудника.
Все сотрудники клиента были готовы к работе в изменившихся условиях.
Важно отметить, что клиент и все его магазины находятся в городе Советская Гавань, что в 400 км от Хабаровска, где работают специалисты Первого Бита. Все работы проходили удаленно, в том числе и обучение пользователей. Такой подход позволяет не только помочь большему количеству клиентов в регионе, но и сократить затраты на выезды специалистов. Однако при невозможности выполнить работы удаленно и необходимости выехать на место работы клиента, наши эксперты готовы это сделать.
