Описание проекта
Ситуация до проекта
Прежде сотрудники транспортной компании в качестве учетной системы использовали 1С:Бухгалтерия. В таблицах Excel вели заявки от заказчика и все расчеты на перевозки. Путевые листы заполняли на бумаге, водители вручную вписывали показания одометра перед рейсом, в конце дня сдавали в бухгалтерию для учета затрат по ГСМ, расчета зарплаты. Обслуживание и ремонт автотранспорта проводили по факту поломки, учет вели в бумажном журнале. Для сверки по взаиморасчётам с контрагентом из Excel выгружали реестр по заявкам, вручную сравнивали с документом, который предоставлял им клиент. Если были расхождения приходилось всю информацию поднимать вручную. Оплата проходила по факту выполненных работ в конце месяца.С ростом машин и заявок работать стало сложно, было много ручных операций, которые приводили к ошибкам и занимали много полезного времени сотрудников. Директор обратился в Новосибирский офис «Первый Бит» для автоматизации учета автопарка.
Согласно задачам автопредприятия, специалисты Первого Бита предложили для компании «Сибнефте-Сервис» отраслевое решения «1С:Управление автотранспортом ПРОФ», которое предназначено для автоматизации управленческого и оперативного учета работы транспортного хозяйства.
В рамках проекта внедрены подсистемы:
Учет автопарка и путевых листов
- Управление заказами на транспорт
- Учет работы водителей
- Тарификация услуг
- Учет ремонтов и запчастей
- Учет агрегатов
- Учет расходов и доходов
Настроены рабочие места директору, бухгалтеру, менеджерам-логистам и механику. Теперь все сотрудники транспортной компании работают в единой программе. АРМ «Контроль перевозок» используют менеджеры-логисты. В этой системе отслеживается весь автопарк, и по условиям заказа можно выбрать подходящую машину. У предприятия есть два вида тарифов: почасовой и по тоннажу. В АРМ логист создаёт путевой лист, выбирает тариф, и стоимость задания рассчитывается автоматически согласно тем тарифам, которые установлены внутри компании Заказчика.
Доработка путевого листа
Специалисты Первого Бита доработали функционал для путевого листа, где теперь есть расчет каждого задания на перевозку. Для этого в форму путевого листа, в табличную часть задания документа, добавили колонку «стоимость», которая будет заполняться согласно тарифам. В верхнюю часть документа добавили кнопку «Расчёт по тарифам», которая по нажатию автоматически рассчитывает стоимость каждого задания внутри путевого листа и выводит общую маржинальность по путевому листу.
Отчет «Задание путевых листов» даёт возможность вести детализацию по заданиям внутри отчета. Это упростило компании расчеты и сверку с контрагентом по взаиморасчётам за период.
Учет ремонтов и запчастей
Механик отправляет автомобиль в рейс, записывая показания одометра. Если машина уже использовалась для перевозки, предыдущие данные переносятся в следующий рейс, что снижает нагрузку на механика. Программа позволяет отслеживать списание и поступление запчастей, а также учитывать проведённые ремонты. Все данные регистрируются в заказе-наряде, что позволяет контролировать амортизацию автомобиля, затраты и прибыль от его использования.
Сейчас система 1С заказчика на обслуживании у компании «Первый Бит». В дальнейшем планируем настроить синхронизацию с «1С: Бухгалтерия» и интеграцию с системой мониторинга транспортных средств.