Описание проекта
До обращения в Первый Бит компания «Трубасейл» вела учет в программе «1С:Бухгалтерия предприятия» и в Excel.
Заказ клиента регистрируется менеджерами по телефонному звонку, либо через мессенджеры. Заявки не фиксируются, менеджеры запоминают данные. Дальше уточняется, есть ли в наличии необходимые трубы на складах: если да, то после согласования стоимости отгружается клиенту. Если же необходимых труб нет в наличии, менеджеры ищут, где можно приобрести, согласовывают стоимость с руководителем и заказчиком, закупают трубы, отгружают.
При необходимости обработки трубы, этапов которой может быть несколько, согласовываются сроки и стоимость, трубы передаются в обработку, и после отгружаются заказчику.
На этом этапе были пожелания, чтобы в учетной программе тоннаж трубы рассчитывался автоматически по имеющимся данным. В заказе клиента разработать калькуляцию, в которую можно вносить информацию о необходимой трубе, поставщиках и ценах, стоимости транспортировки, обработки, а также дополнительных расходах для наиболее точного определения себестоимости заявки.
Наличие товара на складах уточняется по звонку, общей базы для оперативного контроля остатков нет. Пожелания предприятия к новой учетной системе:
- Отражение остатков на собственных и арендуемых складах.
- В номенклатуре должна быть выведена информация о ее теоретической массе, фактической массе, либо метраже (в зависимости от наличия необходимой информации).
- Учет номенклатуры, которая находится на хранении.
Цены на продукцию рассчитываются исходя из закупочной цены трубы, стоимости ее обработки, дополнительных расходов на транспортировку (доставка, погрузочно-разгрузочные работы). Пожелание к этому этапу – автоматический расчет, исходя из имеющихся данных.
Обработка труб проходит поэтапно, основные этапы: снятие изоляции, пескоструйная обработка, нарезка фаски. Необходимость остальных этапов выявляется дефектовкой. Пожелание – добавить печатную форму дефектной ведомости.
Юрист компании ведет работу с договорами и претензиями. Есть различные виды договоров: купли-продажи, хранения, агентские. Пожелания:
- В договор добавить дополнительные поля для заполнения.
- Настроить шаблоны договоров.
- Внутренний чат с возможностью передачи заданий сотрудникам.
- Напоминания.
Ход проекта
Первый Бит был выбран исполнителем не случайно. Внимание заказчика привлек опыт компании в сфере автоматизации производственных компаний. На первой встрече специалисты Первого Бита подтвердили высокий уровень компетенций и сомнений в том, кто будет реализовывать проект, у руководства компании «Трубасэйл» не осталось.
После встречи с клиентом начался этап моделирования. На тестовой базе с типовым функционалом программы «1С:Управление нашей фирмой» команда Первого Бита смоделировала сквозные примеры производственных процессов – производство, переработка, закупка, добыча, продажа, логистика. Учитывая все пожелания к системе, совместно с руководством компании «Трубасэйл» приняли решение, что некоторые процессы будут дорабатываться. Определили для них список доработок, по которому и шли в ходе всего проекта.
Когда с клиентом все согласовали, специалисты Первого Бита установили программу «1С:УНФ», настроили 10 рабочих мест для финансового директора, главного бухгалтера, начальника производства, управляющего, юриста, менеджеров и кладовщиков.
Также между 1С:УНФ и 1С:Бухгалтерией настроили автоматический обмен данными, что позволило сократить рутинные операции по переносу информации о выпущенной продукции и продажам.
Когда все настройки были завершены, команда Первого Бита провела обучение по работе в новой программе на предприятии клиента.
Результаты проекта
На этапе формирования заказа у менеджеров теперь заявки фиксируются в программе «1С:УНФ». Для понимания рентабельности сделки автоматически в заказе клиента определяется стоимость заявки, исходя из данных о трубе, поставщиках и ценах, стоимости транспортировки, обработки, а также дополнительных расходах. Также рассчитывается тоннаж трубы из заполненных данных. Это избавило сотрудников от необходимости ручного расчета тоннажа по каждому виду трубы.
Для оперативного контроля остатков специалисты Первого Бита настроили отражение в программе остатков на собственных и арендуемых складах. В номенклатуре выведена информация о ее теоретической массе, фактической массе, либо метраже. Теперь учет номенклатуры, которая находится на хранении, корректный.
Себестоимость продукции рассчитывается автоматически, исходя из закупочной цены трубы, стоимости ее обработки, дополнительных расходов на транспортировку (доставка, погрузочно-разгрузочные работы).
На производстве для каждого этапа обработки трубы в программе выводится дефектная ведомость с указанием, если что-то произошло не так.
Для логистики специалистами Первого Бита была сделана доработка «Бланк отгрузки». Это документ с печатными формами, где указываются: вид, размеры трубы, кому отправляются, в какой машине, чтобы и машину загрузить, и на конкретного заказчика отгрузить, так как возможно такое, что машина едет к нескольким клиентам.
Для юридического отдела команда Первого Бита настроила шаблоны договоров, внутренний чат с возможностью передачи заданий и напоминаний сотрудникам, не выходя из программы.
Николай Чвелев, юрист ООО «Трубасэйл»