Описание проекта
Менеджеры компании Asiaklinker и до оптимизации процессов работали в «Битрикс24», однако отделы были разобщены, поэтому возникали заминки с актуализацией остатков и выставлением счетов. В частности, сотрудникам отдела продаж приходилось уточнять наличии товаров у бухгалтера, у него же они запрашивали счёта, информацию по оплате, расходные накладные и т.д.
Дирекция компании обратилась в «Первый Бит Казахстан» с целью наладить бизнес-процессы и сократить операционную рутину. IT-специалистам поручили наладить документооборот, автоматизировать этапы сделки, а также консолидировать отделы продаж, закупок и бухгалтерию. Обновлённый сценарий работы специалисты «Первого Бита Казахстан» развернули на базе «Битрикс24».
Теперь полный цикл сделки от регистрации клиента в системе до сбора обратной связи занимает шесть этапов в полуавтоматическом режиме.
Этап 1: Создание сделки в «Битрикс24»
Менеджер отдела продаж в CRM создаёт карточку сделки и заполняет обязательные поля (ФИО клиента, контактный телефон, товарные позиции). Система распознаёт тип контрагента (физлицо или компания) и автоматически подтягивает остальные необходимые данные, а также формирует документы.
Этап 2: Формирование договора в зависимости от типа контрагента
В зависимости от типа контрагента, «Битрикс24» генерирует договор на физическое или юридическое лицо и частично заполняет его. Для каждого типа контрагента предусмотрено 6 различных вариантов договоров. Приложение к договору система формирует в виде отдельного файла.
Этап 3: Интеграция Битрикс24 с 1С
Если контрагент новый, информация о нём автоматически передаётся в «1С:Бухгалтерия для Казахстана». При создании счёта в «Битрикс24», система запросит текущий номер из «1С:Бухгалтерия для Казахстана» и сама внесёт его в счёт, а также в соответствующую воронку счетов.
Этап 4: Динамичные счета и реакция на изменения
Бухгалтер может вносить изменения в счёт в «1С:Бухгалтерия для Казахстана», и эти изменения автоматически отобразятся в «Битрикс24» — как в самом счёте, так и в сделке. Разнесение платежей в «1С:Бухгалтерия для Казахстана» автоматически перемещает сделку на стадию «Получена предоплата».
Этап 5: Управление запасами и задачами
После получение оплаты от клиента система автоматически проверяет наличие товара. В случае необходимости дополнительных закупок «Битрикс24» формирует задачу, где указывает наименование и количество позиций для заказа у производителя. Руководитель имеет возможность отслеживать товары, которые необходимо закупить, в едином отчёте.
Этап 6: Расходная накладная в «1С» из «Битрикс24»
При отгрузке товаров в «Битрикс24» автоматически формируется расходная накладная, которую можно выгрузить в «1С:Бухгалтерия для Казахстана». Система инициирует задачу на обработку расходной накладной и назначает ответственного сотрудника.
Этап 7: Обратная связь
Спустя 14 дней по завершении сделки «Битрикс24» напоминает о созвоне с клиентом и создаёт задачу на получение обратной связи.
Благодарим специалистов «Первый Бит Казахстан» за настройку ключевых процессов нашей компании. За счёт внедрённой системы «Битрикс24» и интеграции её с «1С», скорость обработки заявок заметно выросла, работать с отчётной документацией стало проще, а рутина сократилась до комфортного минимума. Хотим отметить, что специалисты «Первый Бит Казахстан» учли специфику нашей компании, настроили бизнес-процессы по эффективным и удобным нам сценариям.
Михаил Ромащенко, директор ТОО «Asiaklinker»