Описание проекта
Прежде для ведения учета в транспортной компании «РегионИнвест» использовали несколько разных программ, которые не были между собой связаны. В web-сервисе 4logist диспетчеры вели взаимодействие с заказчиками: вносили заказы на перевозку и выставляли счета клиентам. По этим заказам планировали рейсы на грузоперевозки в Google-таблице, где фиксировали пункт назначения и примерную дату доставки. В отдельной базе 1С выписывали путевые листы на рейсы и по ним записывали расход топлива. После оплаты по заказам данные вручную переносились в «1С:Бухгалтерию», в которой велся бухгалтерский учет. Колоссальные трудозатраты уходили на перенос данных и дублированию информации из разных систем. Прибыльность рейсов посчитать было сложно, поэтому «на глаз» определяли выгодно или невыгодно везти заказ. В системе мониторинга «Автонавикс» контролировали расход топлива (сливы, заправки), отслеживали местонахождение фур, но система не давала понимания – машина выполняет заказ или на стоянке.
Чтобы расти и быть конкурентоспособным на рынке грузоперевозок руководитель «Регионинвест» решил оптимизировать работу АТП и обратился в Новосибирский офис компании «Первый Бит», специализирующийся на автоматизации процессов и учета в транспортной отрасли.
Специалисты Первого Бита предложили для «Регионинвест» отраслевое решения «1С:Управление автотранспортом ПРОФ», которое предназначено для автоматизации управленческого и оперативного учета работы транспортного хозяйства. Отраслевая программа позволит уйти от использования нескольких неэффективных инструментов.
После проведенного обследования специалисты Первого Бита создали рабочую модель их бизнес-процессов.
На первом этапе внедрения 1С:УАТ в программе были заполнены данные НСИ, заполнены справочники ТС и привязаны сроки документов ТТН, сроки документов водителей, ОСАГО, ПТС. Специалисты Первого Бита настроили подключение к системе мониторинга «Автонавикс», интеграцию с кабинетами топливных карт и типовой обмен с «1С:Бухгалтерией».
Планировщик загрузки транспорта
Диспетчер заводит заявки через единое рабочее место логиста в программе 1С:УАТ. На основании заявки формируется задание водителю на перевозку. Для удобства планирования рейсов специалисты Первого Бита доработали расширение «Планировщик ТС». Это дашборд логиста, который в режиме реального времени позволяет видеть состояние всех рейсов. На основании заказа водителю в планировщике создается маршрут автоматически.
За счет интеграции с системой «Автонавикс» по данным мониторинга заполняются точки посещения на маршруте. В планировщике отражается процент выполнения маршрута ТС, свободные машины, занятость водителя. Это дает возможность диспетчеру дать ответ в течение 30 секунд на заявку от экспедиторов, видеть отклонения от планового времени и вносить корректировки, заранее согласовывать новое время разгрузки.
Из заказа на перевозку можно формировать счета, путевые листы, реализации. За счет синхронизации документы поступают сразу в «1С:Бухгалтерию». Бухгалтер считает зарплату водителям на основании выполненных заявок по путевым листам. Благодаря работе в единой системе существенно сократилась рутинная работа персонала.
Учет в единой системе позволяет рассчитать маржинальность рейсов по прямым затратам. А у директора появилась возможность оперативно получать отчетность по заказам, расходам и прибыльности рейсов.
Складской учет запчастей
В 1С:УАТ настроили складской учет запчастей. С помощью отчетов можно будет детально увидеть остатки запчастей и ГСМ. Это позволит в дальнейшем механику планировать и своевременно закупать нужные запчасти. А за счет синхронизации 1С:УАТ и «1С:Бухгалтерии» контролировать взаиморасчеты с контрагентами.
После внедрения программы настроили 16 рабочих мест. В единой системе работают 4 бухгалтера, 8 диспетчеров, 2 руководителя, 1 механик и 1 администратор.
Специалисты Первого Бита провели обучение всех пользователей по работе в конфигурации с учетом доработок. Настоящее время программы 1С «РегионИнвест» находятся на сопровождении и поддержке в компании «Первый Бит».