Описание проекта
Компания «АТМ» регулярно работает с поставками леса: продает древесину и перерабатывает ее для своих нужд. У клиента на хранении есть подотчетные и не подотчетные материалы. Чтобы законно заниматься поставками древесины необходимо подавать отчетность на портале ЕГАИС ЛЕС.
Отчитываться перед государством нужно за все действия с необработанной древесиной: за поступление, продажу и списание. Происходит процесс электронно, все документы должны быть подписаны цифровой подписью. Подавать информацию нужно в кратчайшие сроки – государство дает на это пять дней. Если компания не успевает вовремя – грозит штраф до 200 тысяч рублей.
Осложняло ситуацию устройство новой системы ЕГАИС ЛЕС. Это два не связанных интернет-портала и работать нужно сразу с двумя. Данные между ними не синхронизируются.. Разобраться в системе с ходу не просто.
В компании было нужно оперативно настроить прозрачную схему электронного документооборота и научиться самостоятельно подавать отчеты. По рекомендации коллег руководитель «АТМ» обратился за помощью в челябинский филиал «АБТ».
Для отправки электронных документов в «АТМ» подключили систему СБИС. Все действия по подписанию и отправке документов на порталы ЕГАИС проходят в ней. Не нужно дублировать документы на разных ресурсах. С помощью электронного документооборота в СБИС можно быстро обмениваться электронными документами с государственными органами и юридическими лицами благодаря уже готовым формам.
Процесс интеграции с ЕГАИС не долгий, но включает множество этапов: от регистрации на госуслугах до полного оснащения склада по законным требованиям.
Весь проект разделили на несколько шагов. На каждом специалисты «АБТ» держали связь с сотрудниками «АТМ». Уже во время обучения руководитель начал работу в СБИС – теорию закрепляли на реальных поставках, а недочеты исправляли по ходу. В результате уже через месяц руководитель компании самостоятельно подавал отчетность в ЕГАИС по отлаженному алгоритму.
Подготовка. Оборудование склада
Прежде чем отчитываться о получении и передаче древесины, нужно начать правильно ее хранить. Требования к складу лесоматериалов закреплены законом и отходить от них нельзя. Все правила приведены в постановлении правительства №2017 «Об утверждении требований к размещению и характеристикам складов древесины».
Специалисты «АБТ» Совместно с руководителем «АТМ» изучили постановление. Сотрудники «АТМ» подобрали подходящее место, установили таблички, камеры фиксации и все необходимое оборудование.
Электронная подпись
Сотрудники компании должны входить на портал ЕГАИС через аккаунт организации на «Госуслугах». Выпустили электронную подпись, чтобы заверять документы и зарегистрировали учетную запись компании, привязали ее к аккаунтам руководителей и ответственных лиц, чтобы можно было зайти на портал.
Работа с системой
Вместе с руководителем компании специалисты челябинского офиса «АБТ» выстроили цепочку действий, которые необходимо делать во время приемки и перепродажи древесины.
Купля-продажа материалов происходит в несколько шагов:
Поставщик и покупатель заключают бумажный договор.
В течение 5 дней оба участника купли-продажи заполняют электронные документы в системе ЕГАИС ЛЕС, иначе получат штраф.
Перед перевозкой древесины нужно завести в ЕГАИС электронно-сопроводительный документ, без него любое перемещение дерева запрещено. ЭСП создает тот, кто перевозит дерево.
Материалы принимают на баланс склада также через портал ЕГАИС. Документы подписываются электронной подписью прямо в СБИС.
Когда древесина попадает на склад, владелец решает как дальше работать с материалами. Их можно перепродать по такому же алгоритму или списать в обработку: на сборку мебели, например. Во втором случае дерево больше не попадает под отчетность и отслеживать его перемещение государство не требует.