Описание проекта
С 2017 года ООО «Леналессервис» сотрудничает с компанией «Первый Бит» и использует программу БИТ.ФИНАНС для решения задач управленческого учета. В 2021 году появились дополнительные задачи по повышению прозрачности учета и эффективности планирования бюджетов:
1. Реализована бесшовная интеграция между программами «1С:Бухгалтерия» и «БИТ.ФИНАНС»
Интеграция позволила оптимизировать работу сотрудников компании «Леналессервис». Благодаря готовой интеграции не требовалось настраивать обмен данными между системами и проводить синхронизацию нормативно-справочной информации. Для учета по российским стандартам бухгалтерского учёта и для управленческого учета используются общие справочники: контрагенты, договоры контрагентов, номенклатура, статьи движения денежных средств, статья затрат и т.д. Другими словами, в компании нет разрозненных данный и правил, всё работает в единой системе.
Также интеграция исключила необходимость дублировать данные для целей регламентированного и управленческого учета. Все сотрудники получают необходимые данные оперативно. Благодаря функциональности БИТ.ФИНАНС были более точно разграничены права доступа сотрудников к системе.
Интеграция позволила оптимизировать работу сотрудников компании «Леналессервис». Благодаря готовой интеграции не требовалось настраивать обмен данными между системами и проводить синхронизацию нормативно-справочной информации. Для учета по российским стандартам бухгалтерского учёта и для управленческого учета используются общие справочники: контрагенты, договоры контрагентов, номенклатура, статьи движения денежных средств, статья затрат и т.д. Другими словами, в компании нет разрозненных данных и правил, все работает в единой системе.
Также интеграция исключила необходимость дублировать данные для целей регламентированного и управленческого учета. Все сотрудники получают необходимые данные оперативно. Благодаря функциональности БИТ.ФИНАНС были более точно разграничены права доступа сотрудников к системе.
2. Автоматизированы процессы согласования и исполнения платежей
На первом этапе проекта были автоматизированы процессы согласования и исполнения платежей. Необходимо было фиксировать все документы и изменения статусов по ним: от подачи заявки до исполнения платежа через клиент-банк. Специалисты Первого Бита настроили шаблон заявки на расход денежных средств, маршруты согласования с комментариями ответственных. При этом инициатору заявки приходит оповещение о статусе согласования. Все платежи попадают в единый реестр, в котором отображаются все статусы. Ранее сотрудники компании, которым требовалось подать заявку на расходование средств, печатали ее на бумажном носителе и подписывали у всех ответственных руководителей. Согласование занимало много времени и в самих заявках могли быть ошибки, которые выявлялись только на последней стадии, и весь процесс нужно было начинать заново. Сейчас сотруднику достаточно подать заявку в 1С, и она автоматически уйдет всем ответственным для согласования. Бухгалтер получит согласованную заявку и сразу отправит ее на оплату. К тому же ручное согласование не давало оперативно видеть остаток бюджета по той или иной статье затрат. В БИТ.ФИНАНС идет автоматический расчет остатков по счетам с учетом всех заявок, которые ожидают оплату. При этом руководитель получает оперативные прогнозы по БДДС.Также автоматизирована работа с договорами. Данные по условиям и графикам платежей автоматически проверяются по лимитам статей затрат в бюджете и формируется заявка на затраты.
3. Автоматизирован процесс планирования БДР и БДДС
Далее был автоматизирован процесс планирования БДР и БДДС. В первую очередь в системе были указаны ответственные за заполнение и согласование бюджетов. При запуске процесса планирования бюджетов каждый ответственный получает задачу о необходимости внести данные по бюджету. Данные в рамках планирования бюджета заносятся автоматически через копирование данных по фактическим показателям прошлых периодов и условно-постоянных данных.После заполнения всех бюджетов запускается процесс согласования. Всем ответственным за согласование бюджета приходит оповещение на email. Маршруты согласования бюджетов настроены исходя из структуры предприятия. Ответственный за согласование может открыть и проверить данные, согласовать бюджет или, при необходимости, поставить задачу по корректировке бюджета.
После заполнения и согласования бюджетов подразделений формируются мастер-бюджеты, а именно БДР и БДДС. Специалисты Первого Бита настроили формирование и отображение данных в этих отчетах под специфику компании. Данные о расходовании средств отображаются в режиме онлайн при проведении бухгалтерского документа. Теперь каждый отдел видит достоверные и оперативные данные по своим бюджетам и может принимать решения по затратам. Кроме того, был реализован блок планирования и мониторинга отклонений по бюджетам в 1С:Бухгалтерия для сотрудников бухгалтерского отдела.
Татьяна Яковлева, финансовый директор ООО «Леналессервис»