Описание проекта
Как и любая производственная компания, «Уралспецмагнит» имеет большой поток входящей и исходящей документации. На её формирование и обработку у ответственных сотрудников уходит много времени, часто бывают ошибки при ручном переносе данных.
В сентябре 2023 года руководство «Уралспецмагнит» начали искать решение, которое позволит автоматически переводить информацию с документов в программу «1С:Бухгалтерия». Сомнений, к кому обращаться за помощью в выборе, не было. С 2022 года компания находится на сопровождении в Первом Бите. Учитывая пожелания к новой программе, специалисты Первого Бита предложили сервис «1С:Распознавание документов», который распознает сканы, фотографии, электронные документы и передает данные сразу в 1С.
Для знакомства с сервисом и принятия окончательного решения, сначала подключили демо-доступ на 250 страниц.
После тестирования, руководством компании «Уралспецмагнит» было принято решение о подключении полной версии 1С:Распознавание документов. Функционал сервиса простой и понятный, поэтому у сотрудников не возникло сложностей в работе с ним.
Работа сервиса 1С:Распознавание документов на примере загрузки документов по реализации товаров
Бухгалтер сканирует полученный документ, сохраняет его и добавляет в программу через мобильное приложение или на компьютере. Далее нажимает кнопку «Распознать» и сервис распознает информацию на документе.
Рисунок 1 – Загрузка документа на распознавание
На этапе обработки анализируются данные по основным полям: контрагенту, номеру накладной, дате и сумме. После обработки открывается окно с распознанными данными. Если накладная с такими данными уже есть в базе данных, программа выдаст предупреждение.
Здесь же можно изменить данные в самом скане, если документ содержит ошибку. Например, в названии документа пропущено слово «договор» и записано как «услуг 25 от 25.11.2021». Меняя название договора в форме загрузки на «Договор услуг 25 от 25.11.2021», измененное название договора отобразится в загружаемом скане.
Рисунок 2 – Пример окна с данными по товару
Если контрагент новый, бухгалтер создает договор, заполняя стандартные поля. Договор подтянется в нужное поле. Нераспознанные и незаполненные значения подсвечиваются красным цветом. Бухгалтеру остается проверить правильность заполнения, при необходимости исправить подсвеченные сервисом недочеты, и сохранить документ.
После сохранения документ отобразится в программе 1С.
Рисунок 3 – Распознанные значения из табличной части документа.