Описание проекта
Холдинг «СтройТех» активно развивается и выступает в качестве генерального подрядчика, увеличивая количество привлеченных организаций (субподрядчиков), а также поставщиков материалов для выполнения большего объема работ и спектра оказываемых услуг. Отсюда и возникла задача автоматизировать бизнес-процессы по согласованию договоров с подрядными организациями.
За помощью обратились к проверенному интегратору – в нижегородский офис компании «Первый Бит». В 2022 году специалисты Первого Бита выполняли для холдинга «СтройТех» проект по переходу с 1С:УПП, поэтому работать решили с уже знакомой командой. Совместно рассмотрели варианты автоматизации на базе решений 1С:Документооборот и Битрикс24. Учитывали как стоимость покупки лицензионного ПО, так и стоимость работ по внедрению. Компания уже применяла сервис Битрикс24 для организации коммуникаций и совместной работы над задачами, поэтому выбор был сделан в пользу этого инструмента.
При работе над проектом определили роли и отделы, задействованные в согласовании договоров с подрядными организациями:
- Руководитель проекта
- Служба безопасности
- ПТО
- Юридический отдел
- Подрядчик
- Исполнительный директор
- Генеральный директор
Далее специалисты компании «Первый Бит» подготовили пошаговое описание бизнес-процесса, чтобы определить маршрут согласования. Чтобы визуально упростить работу со статусами, применили систему индикаторов по принципу светофора. Зеленый цвет подразумевает, что работа по этапу выполнена и заявка переходит на следующий этап. Красный цвет означает необходимость вернуться на исходную с учетом новых вводных.
Этап 1. Получение нового заказа и первичная его обработка. Руководитель проекта (РП) получает заказ на выполнение работ, далее выбирает подрядчика из базы или передает реквизиты нового контрагента службе безопасности для проверки. По итогам проверки служба безопасности выбирает один из 2х статусов: допущены к выполнению заказа / не допущены к выполнению заказа. В первом случае, процесс переходит на следующий этап, во втором случае, процесс возвращается к РП с комментариями службы безопасности.
Этап 2. Определение расценки и объема работ ПТО получает информацию о новом заказе и просит РП отправить подрядчику вопрос по чьей цене будут проводиться работы. Для удобства пользователей здесь предусмотрели кнопку «отправить запрос», поэтому всё общение происходит из одного окна. В зависимости от того, какую расценку будут применять при выполнении заказа, специалисты Первого Бита настроили систему цветовых индикаторов:
- запрос зеленого цвета означает, что оценка по прайсу Заказчика;
- запрос красного цвета означает, что оценка осуществляется по прайсу контрагента и обязывает приложить файл с расценкой подрядчика.
В рамках данного этапа РП также выясняет, какой стороной будет составлен договор. Здесь также применили цветовые индикаторы: зеленый, если договор составляет наш юридический отдел; красный, если ждем договор по шаблону подрядчика.
ПТО определяет объем работ и либо передает РП для согласования с подрядчиком, который подготовит договор, либо отправляет штатным юристам для дальнейшего составления договора.
Этап 3. Согласование и обработка договора юридическим отделом. Юридический отдел cоставляет договор с учетом расценок, объема работ, сроков и т. п., отправляет его РП для дальнейшего согласования с подрядчиком. Вся работа также предусмотрена в рамках одного окна – настроено поле для прикрепления файла и комментария.
Если же получен договор от подрядчика, то юридический отдел проверяет его и может проставить статус, нажав на одну из двух кнопок:
- кнопка «одобрено юридическим отделом» автоматически переведет заявку на следующий этап;
- кнопка «не одобрено юридическим отделом» позволит указать правки и условия, которые необходимо добавить. В этом случае прикрепленный файл с комментариями юристов уходит РП для дальнейшего согласования с подрядчиком.
Если получена обратная связь от контрагента по исправленному юридическим отделом договору, РП меняет статус. Зеленый цвет означает, что правки приняты. Красный цвет выбираем в случае неодобрения подрядчиком.
Этап 4. Согласование исполнительным директором. Исполнительный директор может одобрить отправку согласованного договора для дальнейшего подписания подрядчиком или отказать в отправке договора ввиду решения о несогласовании. Согласованный договор отправляется к руководителю проекта для подписания со стороны подрядчика. Кнопка «не одобрено» завершит цикл работы с этим подрядчиком, а РП сразу получит уведомление о возврате заявки к этапу №1.
Этап 5. Подписание договора подрядчиком. При получении договора от подрядчика РП проверяет наличие подписи и печати или отметки ЭЦП.
Если договор подписан, то файл отправляется генеральному директору), заявка подкрашивается зеленым цветом.
Если договор не подписан, то РП ставит красный индикатор и продолжает работу с подрядчиком по подписанию.
Этап 6. Подписание договора генеральным директором. На заключительном этапе генеральный директор знакомится с договором и принимает решение. В заявке он видит две кнопки: «подписать» или «не подписать», что подразумевает отказ работы с подрядчиком и переход на этап №1.