Описание проекта
Организация работает в сфере общественного питания с 2017 года. В её собственности находится столовая, которая располагается в курортном посёлке Краснодарского края – Джубге. В 2021 году предприятие расширилось, открылся бар в этом же поселке. Руководителю нужен был инструмент для управления и контроля над новым заведением.
Для подготовки нового заведения к открытию и контроля бизнес-процессов в нём, руководитель организации обратился в компанию «Первый Бит» в Краснодаре (офис на Кожевенной). В 2017 году Первый Бит внедрил и настроил в столовой программу собственной разработки для ведения управленческого учёта «Бит. Аппетит Ресторан.Кафе.Бар». Таким образом клиент знал, как работать в программе, какими преимуществами она обладает и не рассматривал другие программы для автоматизации нового заведения. Программа учитывает специфику предприятия общественного питания и обеспечивает следующие возможности:
- Внесение заказов официантом возможно вручную и с помощью ридера магнитных карт или бесконтактных карт.
- Функционал программы по работе с заказами и столами позволяет переносить заказы с одного стола на другой, резервировать стол в визуализированной схеме вашего зала и разделять заказы между гостями за одним столом.
Каждый этап работы обслуживания клиента может контролировать администратор. Функционал программы позволяет отслеживать работу обслуживающего персонала и управлять продажами. Это возможно при разграничении прав доступа к программе между пользователями, а также удалённом управлении рабочим местом кассира, в том числе через интернет. Программа позволяет администратору управлять продажами за счёт следующих возможностей:
- Учёт данных по продажам и кассовых смен в одном или нескольких заведениях.
- Управление перечнем товаров.
- Формирование меню с изготовлением блюд и напитков, отображение стоп-листа.
- Планирование и контроль загрузки столов гостями.
- Выгрузка отчётов о работе заведения.
После установки программы и первичной настройки, специалист проделал разграничение прав пользователей. Организовал основные рабочие места с разными зонами ответственности и правами для распределения обязательств: администратор, бармен и официант. Вход в программу каждого пользователя персонализирован и осуществляется через пароль. Это было сделано для того, чтобы ограничить официантам права для входа в функционал кассира, и они не могли отменять оплаченные заказы и забирать деньги себе. Такие изменения направлены на усиление контроля работы официантов, наблюдение за качеством обслуживания гостей, статусами выполнения их заказов, а также финансовыми итогами каждого дня. Основное требование клиента к программе – закрепить стол за официантом в момент обслуживания посетителей для контроля статуса заказа. Изначально программа не предусматривает такое решение и обслуживание стола не фиксируется за одним сотрудником, а распространяется на всех. Для того, чтобы осуществить данную задачу технический специалист сделал в программе визуализацию размещения столов в заведении. Ограничивал права в функционале программы, чтобы один официант не мог передавать свой текущий заказ и не мог создавать следующий заказ на один и тот же стол, пока не закрыт предыдущий. Изменения в программе позволили официантам отслеживать заказы разных столов, а также избежать путаницы при формировании счета для посетителей.
Таким образом, официант авторизированно входит в программу, выбирает стол и формирует заказ, который автоматически закрепляется за ним. В программе на плане столов отображаются все заказы, и официант может в любой момент создать новый заказ за пустым столом, добавить данные в текущий заказ или оформить счёт. Все необходимые операции располагаются в одном месте на рабочем столе, что очень удобно при фиксации данных по заказу, особенно в момент большого количества посетителей.
После настройки прав и ограничений, специалист ввёл номенклатуру в учётную систему. Создал группы, в которые вносилась определённая номенклатура и указывались цены. После чего, исходя из созданных групп, составили меню. Заключительным этапом было подключение принтера чеков и настройка данных, которые должны выводиться на печать, за исключением отменённых заказов и заказов на кухню. В связи с дефицитом и стоимостью чековой ленты специалист настроил печать чеков с минимальным расходом бумаги.