Описание проекта
Главной целью проекта стала модернизация существующей цифровой учетной системы Главного управления лесами Челябинской области путем перевода ряда рабочих процессов на платформу 1С.
Процесс внедрения проходил в середине календарного года, до окончания расчетного периода. Как следствие, важным этапом проекта стал полный перенос зарплатной и кадровой информации за первую половину года.
До начала работы над проектом для управленческого и финансового учета в Управлении использовалась информационная система стороннего разработчика. На производстве внедрен комплекс программных продуктов для автоматизации учета, включающая в себя помимо сторонней учетной системы отраслевое решение «Аверс:Управление лесным фондом» на базе 1С и решение для автоматизации исполнения бюджета и управления процессом бюджетирования «АЦК-Финансы».
Потребность во внедрении программных продуктов на базе 1С возникла, на этапе масштабирования системы автоматизации. Понадобилось обеспечить простой алгоритм отправки отчетности в контролирующие органы, отслеживания аналитики расходов бюджета, формирования бюджетной сметы и бюджетной росписи.
Для решения поставленной задачи руководство обратилось в компанию «Первый Бит». В архитектуру автоматизированного решения на предприятии было решено встроить программные продукты «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения».
Отличительной особенностью проекта является период проведения работ. Переход на новую систему обмена данными происходил в середине календарного года, до закрытия годовой отчетности. Перед специалистами стояла не только задача по оперативному внедрению подсистем, но и полный перенос зарплатных и кадровых данных из используемой ранее ИС на новую платформу без потерь и задержек.
Среди прочих проектов по внедрению программных продуктов линейки 1С, данный также отличается уже существующей комплексной архитектурой, которая была реализована на производстве до начала работы. Возникла необходимость встроить в существующий автоматизированный бизнес-процесс новое решение, чтобы расширить спектр задач, покрываемых программным обеспечением и обеспечить интеграцию программ на базе 1С с рядом сторонних информационных систем.
Для формирования единой экосистемы программных продуктов, специалисты «Первого Бита» совместно с представителями Главного управления лесами изучили бизнес-процесс предприятия и выстроили алгоритм, по которому данные будут передаваться между системами для корректного и оперативного обмена. При этом важно было максимально исключить ручной ввод информации и ее дублирование.
В Управлении внедрили типовую конфигурацию «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» и доработанную под нужды организации версию «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».
Выгрузка данных в «Бухгалтерию» из сторонних систем реализована с помощью ряда доработок. Настроен обмен данными с отраслевым решением на базе 1С – «Аверс:Управление лесным фондом», которое является стандартом для региональных управлений лесами. Через данную конфигурацию происходит обмен данными с вышестоящими надзорными органами, а также фиксируется информация о доходах, расходах, штрафах и начисленных пени. Появилась возможность загружать эти данные из «Управления лесным фондом» в «1С:Бухгалтерию».
Документацию по кассе, с данными о приходе и расходе средств, сотрудники Управления фиксируют в «АЦК–Финансы». Данные по приходу и расходу денежных средств учреждения теперь так же переносятся в «1С:Бухгалтерию».
В результате в «Бухгалтерии» специалисты оперативно получают все данные из сторонних учетных систем для подачи регламентированной и государственной отчетности. Помимо этого настроена интеграция между «1С:Зарплата и кадры» и «1С:Бухгалтерия».
Важным этапом проекта был перенос в новую учетную систему уже заведенной зарплатной и кадровой информации, в том числе данные по остаткам, налогам, начислениям зарплаты и страховым взносам.
В «1С:Бухгалтерия» для специалистов Управления реализована возможность отправлять на печать бюджетные сметы и росписи по следующему алгоритму:
- Данные из систем бюджетирования выгружаются в «Бухгалтерию».
- На основании загруженных данных формируются формы бюджетной сметы, изменения бюджетной сметы, бюджетной росписи и анализа бюджетных данных.
- Формы бюджетной росписи формируются в разрезе дополнительных кодов (ДОП ЭК, ДОП ФК и ДОП КР).
В результате обеспечивается оперативный способ отправки отчетности, в котором исключается ручной ввод данных и их сравнение. Это позволило избежать возможных ошибок и снизить трудозатраты в подразделениях Управления лесами.
Специалисты Главного управления лесами Челябинской области смогли масштабировать систему автоматизации на больший спектр рутинных задач по формированию отчетности и заполнению форм в середине календарного года и при этом без потерь перенести финансовую и кадровую информацию в новую систему.
