Описание проекта
В 2018 году руководитель компании «Таежный тайник» обратился в кемеровский офис компании «Первый Бит» для подбора программы для выставления счетов и накладных. Выбор остановили на 1С:Бухгалтерия, которая позволила не только выставлять счета и накладные, а и вести бухгалтерский учет и сдавать отчетность.
Поскольку компания «Таежный тайник» активно развивалась и увеличивала объемы производства, то возможностей 1С:Бухгалтерии для всех видов учета производственного предприятия было недостаточно. Специалисты Первого Бита предложили автоматизацию на базе программы 1С:Управление нашей фирмой. Эта комплексная программа, которая позволяет вести торговый, складской и производственный учет, анализировать и планировать бизнес-показатели. Кроме того, 1С:УНФ интегрируется с сайтами, телефонией, документооборотом и торговым оборудованием.
Сотрудники Таежного тайника начали использовать в своей работе программу 1С:УНФ в части приемки сырья и материалов, отражения производственных операций, формирования отгрузочных документов.
В ноябре 2021 года руководитель компании «Таежный тайник» вновь обратился в Первый Бит в Кемерово с задачей автоматизацией склада. Сотрудник Таежного тайника на складе использовал бумажные документы при приеме и отгрузки продукции. Процесс замыкался на одном человеке и скорость отгрузки зависела от производительности одного человека. Иногда возникли ошибки из-за ручного труда. Нельзя было увеличить количество производимой продукции, так как не успевали освобождать склад. К тому же могли возникать перерывы в производстве из-за того, что ингредиенты пришли на склад, но их еще не приняли. Именно для повышения скорости работы склада и требовалась автоматизация.
Для решения этих задач решили использовать терминалы сбора данных (ТСД). ТСД — это мобильные компьютеры, которые позволяют собирать информацию о товарах. Однако для полной автоматизации одних ТСД недостаточно. Для того, чтобы собранная информация передавалась в 1С и сотрудники могли выписывать документы по принимаемым товарам сразу в 1С необходимо специализированное программное обеспечение.
Для компании «Таежный тайник» выбрали приложение DataMobile. Эта программа фиксирует все операции с товаром, позволяет связать ТСД и 1С для автоматической проверки данных в режиме онлайн. Сочетание ТСД + DataMobile позволяет свести к минимуму человеческий фактор и ошибки в учете. На данный момент на складе используются 3 ТСД с ПО DataMobile.
Один ТСД помогает проводить инвентаризацию склада. Сейчас остаток по складу формируется быстро и с реальными данными без ошибок. Данные уходят автоматически в 1С:УНФ в инвентаризационную карточку с информацией о количестве того или иного товара. Ответственный сотрудник всегда видит актуальные остатки и передает информацию на производство.
Два других ТСД применяются на этапе отгрузки товара со склада. Ранее заказ от клиента Таежного тайника формировался логистом на бумаге и передавался на склад. Было сложно ориентироваться что входит в заказ и нельзя было убедиться, что заказ собран верно. Сейчас логист отправляет заявку на отгрузку определенного товара определенному клиенту на склад из 1С разу на ТСД.
Отгрузка со склада идет не по каждой единице продукции, а партиями в общей транспортной упаковке. Для этого используется агрегация товаров, которая помогает в программе объединить товары в одну упаковку и сохранить информацию как по составу всей упаковки, так и по каждой единице товара. Это важно для проверки, что входит в упаковку, сколько единиц товара и не требуется ручной пересчет и пересбор упаковок.
Благодаря автоматизации на складе, все документы отправляются и принимаются в режиме реального времени, что значительно сокращает время на передачу документов между сотрудниками и подразделениями компании. Сейчас на формирование одного заказа тратится значительно меньше времени, и «Таежный тайник» смог увеличить количество сотрудников на складе, которые занимаются отгрузкой. К тому же минимизированы человеческие ошибки, которые ранее вели к пересборке заказов.
Специалисты Первого Бита провели обучение для сотрудников компании «Таежный тайник». На реальном примере показали, как работать с ТСД и программой. После обучения все сотрудники начали вести отгрузку и инвентаризацию с помощью ТСД. Однако в процессе активной работы начали возникать вопросы по работе как с ТСД и DataMobile, так и с программой 1С:УНФ. Специалисты Первого Бита подготовили подробные инструкции по всем основным бизнес-процессам при приеме и отгрузке товара и при проведении инвентаризации. Данные инструкции отвечали на все вопросы, и сотрудники Таежного тайника обращаются к ним при необходимости и решают все возникающие вопросы самостоятельно.
Первый Бит и Таежный тайник продолжают свое сотрудничество и автоматизируют другие бизнес-процессы компании. Например, сейчас идет обсуждение требований настройки телефонии для работы с клиентами из CRM-системы в 1С:Управление нашей фирмой.