Описание проекта
Прежде на предприятии «Новосибирскэнергосбыт» управленческий учёт и планирование велись таблицах Excel. Сотрудники из 36 подразделений компании вносили свои заявки на расходование денежных средств в Excel-файл, при этом их права на исправление данных не были ограничены. В качестве фактических данных для управленческого учета использовались данные бухгалтерского учета, который ведется в «1С:Управление производственным предприятием» на измененном плане счетов. Финансовая служба в ручном режиме делала сверку счета из учетной системы с бюджетом в сводных таблицах Excel. При этом лимиты в «1С:Управление производственным предприятием» не были разделены на ЦФО, что вызывало дополнительные затраты времени при подсчете лимита.
Все бюджеты отправляли по электронной почте для согласования. Инициаторы платежей тратили много времени на то, чтобы утвердить свои заявки. Формирование отчетов в Exсel БДР, БДС, ББЛ занимало массу времени. Это вело к высоким трудозатратам и возникал риск ошибок, связанный с человеческим фактором. Руководитель департамента экономики и финансов сомневался в корректности исполнения бюджетов и не мог контролировать лимиты расходования денег. Компании требовалась единая и прозрачная система управления денежными потоками.
В «1С:Управление производственным предприятием» присутствовал стандартный функционал штатного расписания, но не были введены такие структурные подразделения как участки. Поэтому в организации штатная расстановка и штатное расписание велись в Excel.
Для решения задач руководитель ИТ-службы «Новосибирскэнергосбыт» обратился в Новосибирский офис компании «Первый Бит», у которого есть большой опыт в автоматизации управленческого учета.
Специалисты Первого Бита провели обследование бизнес-процессов на предприятии и предложили внедрение информационной системы БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет, который является собственной разработкой компании.
В процессе проекта были автоматизированы следующие блоки: казначейство, бюджетирование, учет договоров, консолидированная отчетность и штатное расписание.
С внедрением платежного календаря суммы выплат утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован. За счет этого удалось сократить трудозатраты финансового подразделения на контроль расходования ДС. Осталось только согласование ограниченного количества платежей: сверхлимитных, крупных или нерегулярных.
Для удобства контроля ДДС разделили лимиты всех статей по ЦФО.
За счет использования подсистемы «Казначейство» ускорили обработку согласование платежных документов. Онлайн согласование заявок на оплату позволяет в режиме реального времени сотрудникам видеть, на какой стадии находится его заявка.
Блок «Бюджетирования» позволил контролировать исполнение бюджетов (БДДС, БДР, ББЛ), составлять план-фактный анализ, сократил трудозатраты по формированию отчетов БДДС, БДР, ББЛ.
В учетной системе «1С:Управление производственным предприятием» в стандартном функционале штатного расписания настроили структурные подразделения – участки. Благодаря этому предприятию удалось избавиться от таблиц и ручного формирования штатного расписания. Теперь для целей БДР плановые значения по численности и фонду оплаты труда (частично) можно получить из штатного расписания.
