Описание проекта
Клиника вела учетную деятельность в информационной системе 1С:Медицина.Поликлиника. Программа не поддерживалась заказчиком в актуальном состоянии, не весь функционал соответствовал процессам клиники. Со стороны анализа финансовой деятельности руководству не хватало аналитики в различных разрезах выручки и возможности формирования себестоимости услуг. Кроме того, не была автоматизирована в полной мере медицинская деятельность. Многие из врачей работали в Word, что затягивало время приема, усложняло поиск информации при повторном посещении и затрудняло проверку качества оказанных услуг со стороны главного врача.
Руководители приняли решение о необходимости перехода на специализированную информационную систему для медицинских учреждений и обратились в компанию «Первый Бит».
Изучив потребности медицинского центра, команда Первого Бита предложила использовать для реализации проекта отраслевое решение собственной разработки – БИТ. Управление медицинским центром.
Первым этапом проекта было моделирование, в результате которого был составлен реестр бизнес-процессов. В нем были детализированы текущие процессы клиники и планируемые в новой системе изменения с учетом требуемых доработок. На основе реестра был сформирован план-график работ.
Особенностью данного проекта можно считать сбалансированный вариант внедрения, который предполагает активное участие команды заказчика и выполнение части работ силами внутренней IT-службы клиента.
Команда Первого Бита в рамках запуска проекта обучала только ключевых пользователей системы, а ознакомление с функционалом МИС и дальнейшие консультации остальных участников бизнес-процессов было на стороне заказчика, что позволило сократить бюджет проекта и упростить переход в новую систему для рядовых пользователей за счет большего внимания и кураторства со стороны руководителя проекта на стороне заказчика.
Обучение и аттестацию сотрудников регистратуры проводила команда Первого Бита. С каждым администратором была проведена беседа по всем блокам и пунктам программы, были заданы вопросы для полного понимания функционала программы и исключения ошибок. Это сократило затраты на ввод системы в эксплуатацию для трех филиалов и позволило администраторам самостоятельно решать вопросы без участия разработчиков.
После базовой настройки и переноса данных перешли к автоматизации контуров.
Регистратура и call-центр
Перед началом проекта регистратура и телефония функционировали через разные программы, что не позволяло настроить детальную аналитику по обращениям пациентов и конверсии. В клинике использовалась аналоговая АТС с работой в специальном приложении. Чтобы создать единую систему решений, было предложено автоматизировать контур call-центра на базе БИТ.АТС и БИТ.PHONE. Все процессы, связанные с записью пациентов на приём и поступающими звонками, теперь производятся в одном окне, что существенно экономит время операторов.
Медицинская деятельность
В клинике были введены электронные медицинские карты, что сделало доступ к истории пациентов быстрым и удобным. Теперь врачи могут более эффективно заниматься диагностикой и лечением пациентов, так как они могут сосредоточиться на работе с ними, а не на заполнении бумаг. IT-командой заказчика были разработаны шаблоны обследований для каждой специализации, перенесены используемые ранее врачами варианты заполнения по заболеваниям и готовые фразы, что позволило сократить время, затрачиваемое на заполнение бумажной документации.
Интеграция с ФСС при выдаче листов нетрудоспособности упростила процесс оформления больничных. Теперь все необходимые данные автоматически переносятся в документ ЛН после проведения документа «Прием» и затем передаются в ФСС, что значительно сократило временные затраты и упростило административные процедуры.
Лаборатория
В медицинском центре «Добрый Доктор» теперь существует единая система учета лабораторий, с которыми работают филиалы. Клиника работает с внешними лабораториями «Гемотест» и МБТ, а также имеет собственную лабораторию. Ранее всю информацию по заказам и результаты лабораторных исследований по внутренней лаборатории приходилось вносить в основную учетную систему вручную, а данные внешних лабораторий существовали в отдельных программах. Регистрация пациентов и заказов на лабораторные исследования теперь осуществляется в единой системе, что значительно облегчило контроль за выполнением назначений для врача и формирование единой ЭМК пациента.
Расчеты с сотрудниками
Заработная плата сотрудников медицинского центра зависит от их производительности и достижения установленных KPI-показателей. Например, для администратора количество оформленных заявок и записей пациентов стали основными факторами. Раньше расчет суммы по итогам месяца выплат производился вручную. Внедрение БИТ.АТС, БИТ.Phone и БИТ.Управление медицинским центром автоматизировало этот процесс, теперь все данные учитываются автоматически при проведении документа «Оказание услуг» в соответствии с производственным календарем.
ОМС
Так как медицинский центр оказывает услуги по программам обязательного медицинского страхования, ежемесячно приходилось тратить время нескольких сотрудников для сбора данных, их проверки и ручного ввода в программу Территориального Фонда ОМС.
Командой Первого Бита был разработан функционал для контроля полного и корректного внесения информации уже на этапе оформления приема по ОМС, причем основная часть данных заполняется автоматически и не усложняет работу врача. Реестр оказанных услуг по ОМС согласно требованиям законодательства Алтайского края теперь формируется одной кнопкой и выгружается в файл для дальнейшей отправки в ТФОМС.
ДМС
Уже после завершения проекта медицинский центр начал оказывать услуги по программам дополнительного медицинского страхования. Автоматизация учета оказанных по ДМС услуг и формирование реестра является типовым функционалом БИТ.Управление медицинским центром, и для запуска этого процесса достаточно было провести обучение. В дополнение были разработаны реестры оказанных услуг по форме страховых компаний, а также добавлена возможность ведения одновременного учета пациентов по спискам и по гарантийным письмам.
Контроль качества
Для получения оперативной информации и контроля качества были настроены отчеты для главного врача – сформирован рабочий стол, позволяющий осуществлять контроль за качеством оформления медицинской документации. С помощью отбора можно выбрать документы, которые врач будет проверять, а также сформировать чек-лист на основе результатов проверки, который сохраняется как отчет о контроле качества в программе. Поскольку проведение таких проверок обусловлено требованиями законодательства, это стало одним из ключевых преимуществ проекта.
Стационар
Клиника осуществляет оперативное лечение и имеет собственный стационар. Работа этого блока была автоматизирована благодаря БИТ.Управление медицинским центром: размещение пациентов ведется в электронном журнале записи по палатам и койкам, все показатели состояния пациентов и рекомендации фиксируются в автоматизированном листе назначений пациенту, температурном листе. Медсестра видит список назначений, и при их выполнении расходные материалы и лекарственные препараты автоматически списываются со склада. Благодаря этому можно точно отслеживать остатки и поддерживать актуальность информации.
Склад
В части автоматизации складского учета были внедрены следующие функции:
- Учет движения материалов;
- Контроль расхода и минимальных остатков;
- Автоматическое списание расходных материалов на оказанные услуги по нормам;
- Маркировка лекарственных препаратов (МДЛП);
- Проведение стандартных складских операций, таких как отражение прихода товаров и инвентаризация.
