Описание проекта
Основной учёт в компании вёлся в системе «1С:Предприятие 7.7» – продажи, закупки, регламентированный учет, склад и производство с использованием дополнительных электронных таблиц и документов. При этом «1С:Предприятие 7.7» был модуль «1С:Зарплата и Кадры», но сам кадровый учёт велся полностью на бумажных носителях. Электронная отчётность выгружалась в стороннюю систему. Множество хаотичных доработок за годы работы не позволяло вести в системе достоверный учёт.
Программа для создания маршрутной документации производства была разработана самостоятельно силами предприятия и выходило за рамки системного учёта. При этом работа других подразделений ПАО «Автоматика» осуществлялась в Microsoft Excel и Word, что не позволяло придерживаться единого системного подхода на всех уровнях.
В первую очередь было необходимо решить задачу производственного учета по гособоронзаказу (ГОЗ). Со стороны государства действуют требования к их оформлению, в том числе к ведению раздельного учета по контрактам. Для всех компаний, которые работают с ГОЗ необходимо предоставлять строгую отчётность и вести жёстко регламентированный учёт. Требовалось быстро настроить систему прозрачного учета и отчётности.
Кроме того, ПАО «Автоматика» нужно было перейти на такую систему учёта, обновления которой поддерживают возможность быстрого реагирования на все изменения законодательства. Ранее предприятие подстраивалось под требования повестки и корректировало отчётность вручную. Это было крайне трудоёмко и приводило к ошибкам в учёте.
Еще до старта проекта в конце октября 2023 года руководство компании, понимая все риски, твердо поставило перед собой цель перейти на современную систему как можно быстрее. Заказчик подошёл к переходу на новую систему учёта максимально жёстко: штат руководителей был обновлён с учётом нюансов работы в новой программе, а обозначенные сроки её внедрения были сжаты до предела. К началу 2024 года учёт уже должен был вестись в новой системе.
Работа с гособоронзаказами и сложными многоэтапными спецификациями чётко указывала на то, что закрыть потребности заказчика сможет только «1С:ERP Управление предприятием».
Перед стартом проекта были собраны требования к учетной системе от каждого подразделения компании. Необходимо было разработать единую систему, в которой учет велся бы в местах возникновения финансово-хозяйственных операций.
Управление продажами
Взаиморасчёты с клиентами, вся работа по заказам, реализациям и возвратам по ним теперь ведётся в «1С:ERP Управление предприятием». До этого сотрудникам отдела продаж приходилось самим формировать отчёты/справки по продажам в Excel, вручную согласовывать заявки и вести учёт претензий. Также у компании появилась возможность работы по «давальческой схеме», когда сырьё передаётся на обработку другой организации по договору подряда.
Удалось на 20% ускорить обработку заявок, благодаря снижению трудозатрат на планирование и сбор информации.
Управление закупками
Учёт заказов поставщикам, поступления ТМЦ и входной контроль, взаиморасчеты с поставщиками ведутся в «1С:ERP Управление предприятием». Ранее отдел закупок вручную определял наличие складских запасов, вёл учёт сроков годности ТМЦ и анализ цен поставщиков, пересчитывал единицы хранения номенклатуры и отслеживал единицы учёта в лимитных картах и маршрутных паспортах. Это снизило операционную нагрузку на сотрудников отдела и увеличило скорость работы с заказами.
Производственный учёт
Теперь в единой системе можно оперативно управлять очередью на производство, вести учёт аналогов материалов для производства, возвратных отходов и брака, формировать в системе сменные задания и функционал для выпуска продукции, структуру изделия, маршрутные паспорта, график производства, а также вести учёт выработки сотрудников.
До внедрения нового функционала учёт полуфабрикатов и оперативный производственный учёт выполнения операций не велись в принципе, а учёт оснастки и инструментов вёлся вручную. Кроме того, срок производства определялся исходя из фонда времени и экспертных оценок. Из «1С:ERP Управление предприятием» компания получает информацию о производственных процессах, необходимую для планирования и анализа себестоимости.
Регламентированный учет
Бухгалтерия теперь отражает расходы на оплату труда, распределяет затраты по ГОЗ, производственные, постатейные затраты и расходы будущих периодов. Реализован функционал закрытия месяца и расчёта себестоимости, учёта ТМЦ в эксплуатации, основных средств, НДС и налога на прибыль. Добавлена возможность формирования регламентированной, статистической отчётности, а также отчётности по ГОЗ.
Ранее учёт по гособоронзаказам вёлся на забалансовых счетах, а расчёт прибыли и учёт незавершённого производства велся вручную. Отчётность по налогам заполнялась в сервисе для сдачи электронной отчетности, не вёлся учёт полуфабрикатов, не формировались резервы по сомнительным долгам и отпускам, а операции по налогам приходилось отражать вручную на 91 счёте.
Переход на «1С:ERP Управление предприятием» позволил сотрудникам бухгалтерии сократить время на составление и сдачу отчетности, благодаря инструментам и формам соответствующих актуальному законодательству. Подразделение полностью ушло от двойного ввода данных.
Расчёт заработной платы
Ведется полноценный учёт отпусков, больничных, командировок, неявок. В программе можно автоматически начислять аванс, заработную плату, вести резерв на оплату отпусков, дополнительные начисления и удержания, формировать исполнительные листы и корректирующие документы прошлых периодов.
В сжатые сроки, меньше чем 2,5 месяца, специалисты «Первого Бита» интегрировали типовой функционал «1С:ERP Управление предприятием» для большинства подразделений предприятия и внедрили сложные доработки для позаказного производства, работающего с гособоронзаказами. Реализовать это позволила модифицированная проектная технология, при которой моделирование, проектирование и разработка велись параллельно. Также для нужд производства в системе создан аналог документа «Маршрутный паспорт», который формировался ранее с помощью самописной программы. Этот документ подготавливает диспетчер, затем передает кладовщику для выдачи металла и далее деталь движется вместе с «Маршрутным паспортом». Мастер первого подразделения по порядку в документе получает деталь, техническую документацию, а также инструменты и оснастку в инструментальной кладовой. После чего приступает к изготовлению детали. Приоритет по очереди изготовления деталей определяют на ежедневных планерках.
