Разработка системы воронок и консолидация каналов связи для международного холдинга «Амкодор-Астана»

Описание проекта

До автоматизации менеджеры компании «Амкодор-Астана» взаимодействовали с клиентами через разные каналы связи: телефон, электронную почту, мессенджеры. Так как единой системы не было, сотрудники обрабатывали заявки вручную, некоторые договорённости они могли зафиксировать частично или упустить какую-нибудь деталь, например, забыть подписать документ. Закрепить сделку за определёнными сотрудниками тоже было затруднительно. Всё это приводило к неравномерной нагрузке на менеджеров, увеличению сроков обработки заявок и влекло за собой риски потери лидов, а также сниженного качества обслуживания. Чтобы наладить бизнес-процессы, дирекция «Амкодор-Астана» поручила алматинскому офису «Первого Бита»:

• Внедрить систему для централизованной, оперативной и контролируемой работы с заявками;
• Разработать систему воронок по ключевым направлениям компании;
• Интегрировать SIP-телефонию, сервис для эффективной бизнес-коммуникации, а также привязать к CRM корпоративную почту.

В первую очередь специалисты Первого Бита установили и настроили корпоративный портал «Битрикс24», который подходит для компаний, работающих сразу по нескольким направлениям. Система позволяет ставить, согласовывать и курировать до 100% бизнес-задач в едином окне. Теперь все заявки менеджеры холдинга обрабатывают в цифровом формате, и каждый их шаг фиксируется. Потерять контакт или забыть о какой-либо договорённости с клиентом практически невозможно. Кроме того, за счёт сокращения лишних действий выросла производительность труда сотрудников, а также скорость оформления сделок, а это, чаще

всего, увеличивает лояльность аудитории и помогает нарастить прибыльность.

Структура воронок продаж

На базе «Битрикс24» наши сотрудники разработали структуру воронок продаж. Она составила пять смарт-процессов — по одному на каждое ключевое направление компании:

• Воронка по спецтехнике - автоматизированный путь от обработки заявки до контроля доставки товара с возможностью формирования коммерческого предложения, вариантами работы с возражениями и организацией транспортировки.
• Воронка по запчастям, которая включает проверку наличия товаров, оперативное выставление счёта и контроль оплаты, а также заказ производителям и контроль отгрузки запчастей.
• Воронка по бытовой химии, которая включает формирование коммерческого предложения, согласование и подписание договора, контроль сборки товаров и курирование их отгрузки.
• Воронка по новым заявкам, которая проходит через этапы анализа данных, разработки технического задания, контроля предоплаты, комплектации и доставки.
• Воронка по сервисным работам - включает калькуляцию услуг, формирование коммерческого предложения, контроль поставки запчастей и чек-лист по работе.

Задействование смарт-процессов позволило упорядочить задачи, упростить и ускорить коммуникацию с клиентами, а также усилить контроль качества на каждом этапе сделки.

Интеграция внешних каналов связи

Также специалисты Первого Бита интегрировали в «Битрикс24» систему многоканальной телефонии, которая позволяет фиксировать входящие вызовы и регистрировать контакты для последующего созвона. Для повышения эффективности бизнес-коммуникации были интегрированы также корпоративная почта и сервис Wazzup. Теперь потенциальные заказчики могут связаться с компанией любым удобным им способом (позвонить, отправить имейл, написать в WhatsApp) — менеджер получит сигнал в «Битрикс24» и ответит прямо из системы.