Описание проекта
Основные контуры учета (регламентированный учет, продажи, закупки, склад, затраты и себестоимость) велись в «1С:Бухгалтерия». Данные кадрового учета и расчета зарплаты тянулись в программу из «1С:Камин». Как и во многих компаниях Excel был тоже частью полноценной ИТ-системы, но все данные собирались и фиксировалось вручную (логистика, бюджетирование, производственный учет, учет качества, склад, финансовый результат). Так происходило в том числе, потому что использовались разрозненные информационные базы - вне системно использовалось множество программ:
- «1С:Система мотивации» для расчет сдельной зарплаты производственного персонала
- «1С:Путевые листы» для учета ГСМ и расчета зарплаты водителям
- «1С:Учет цеха окраски» для фиксации этапов производства
- Согласование договоров и служебных заявок велось в сторонней программе, без интеграции с основными решениями учета.
Много времени тратилось на обработку заказов, ошибки в документообороте. Возникали потери из-за несоблюдения сроков и неэффективного использования складских запасов. Информация дублировалась из системы в систему, некоторые операции отражались постафктум.
АО «ЛАТО» давно переросло формат учета, когда операции фиксируются только бухгалтерией. Необходимо было запускать учет на местах возникновения операций, перейти в прозрачности производства и максимально снять нагрузку с пользователей, не раздувая при этом штат. Было выбрано решение «1С:ERP Управление предприятием», в качестве основной системы, которая максимально заточена под производственные и комплексные задачи компании.
Контур производственного учета и планирования требовал максимальной автоматизации и прозрачности:
- расход материалов на производство фиксировался 1 раз в месяц, без учета по дням
- сложно организован процесс производства в цехе окраски, при котором невозможно корректно прописать нормы расхода
- все плановые калькуляции ведутся в Excel, производства планируется вручную
- почти все данные дублируются на бумажном носителе, в Excel и в «1С:Бухгалтерии»
- при планировании сложно учитывать загруженность производственных линий.
По итогу перехода на «1С:ERP Управление предприятием» у Заказчика ведется учет каждой производственной операции, это значительно повысило прослеживаемость. Затраты сразу отражаются на местах возникновения финансово-хозяйственных операций: можно детальнее анализировать результаты работы сотрудников, план-фактный анализ себестоимости, следить за отклонениями и формировать отчеты в нужных разрезах.
План-фактный анализ производства по году и помесячно проводится в «1С:ERP Управление предприятием». Можно быстро и достоверно определить текущее состояние выполнения плана, сколько еще необходимо сделать, а также какие есть отклонения.
Разработали АРМ (автоматизированное рабочее место) для цеха производства и для цеха окраски. Нужно было сделать максимально простой и интуитивно понятный интерфейс, чтобы не тратить время на обучение нюансам работы с программой всего производственного персонала. С помощью АРМ для цехов стало возможным оперативно влиять на объемы выпускаемой продукции - анализ простоев оборудования происходит в онлайн режиме.
Чтобы производству согласовали общецеховую заявку на потребность, нужно было получить информацию о текущем наличии материала на складе. А это было не оперативно, все перемещения дублировались с бумаги в программу «1С:Бухгалтерия». На самом складе физически не было компьютера, чтобы оперативно отражать изменения. А когда заказанные материалы поступали на склад, представили подразделений-заказчиков должны были физически «опознать» свою заказываемую номенклатуру.
Ввели штрихкодирование и маркировку продукции, чтобы упростить складской учет, ускорить обработку операций и не хранить неликвид на складе. Всех кладовщиков обеспечили мобильным приложением и терминалами сбора данных – сократились сроки отгрузки и проведения инвентаризации. Завели зоны хранения на складе, чтобы максимально оперативно находить место МПЗ. В целом по штрих-коду можно отследить дату выпуска продукции и номер партии, вплоть до сотрудников, которые работали в смену выпуска.
Также доработали возможность ставить «бронь» на произведенную продукцию, т.е. проводить мягкое резервирование. Функционал запущен для менеджеров отдела продаж. Они заполняют единый шаблон формирования заказа покупателя, видят поступление оплаты, могут оперативно анализировать для какого заказа продукция уже готова и сократить сроки отгрузки для покупателей.
Отделу закупок не поступала оперативная информация о фактических остатках на складах, поэтому нельзя было сделать заказ поставщику заранее. И каждый такой заказ нужно было собирать и отправлять поставщику вручную. Динамику и анализ цен закупщики вели в Excel. Реализовали функционал внутреннего тендера и его печатных форм для закупки. Программа собирает потребности, вносятся предложения от поставщиков и выбирается победитель внутреннего тендера. Доработка сократила освободила время сотрудников отдела закупок – отдел закупок небольшой и его загруженность критична для компании.
Для расчета и начисления заработной платы многие показатели рассчитывались вручную: премии для основного производства вели в одной программе, а зарплата водителям считалась в другой. Учет мигрантов вообще велся только вручную. Остатки отпусков переносятся вручную, при этом большое количество переводов сотрудников между подразделениями – где-то нужно начислять доплаты за вредные условия труда, индексировать зарплату. В «1С:ERP Управление предприятием» полностью автоматизировали блок кадрового учета, реализованы все необходимые печатные формы и отчеты. Заведены все начисления, даже сложные – такие как дополнительные оплачиваемые выходные дни. Расчет заработной платы происходит полностью в автоматическом режиме.
Стало проще контролировать стоимость доставки – теперь она включается в себестоимость, а также нет необходимости дублировать данные – отдельно печатать путевые листы и т.д. Все процессы ведутся в «1С:ERP Управление предприятием».
Прослеживаемость партий, а также готовность партий к отгрузке можно контролировать в учетной системе по кнопке.
Контроль движения денежных средств от месячного бюджета в разрезе статьей и подразделений, а также план-фактный анализ формировался в Excel. Все фактические данные велись и учитывались полностью вручную: план-факт, анализ остатков по лимитам, согласование счетов. Платежный календарь не велся, не было возможности анализировать кассовые разрывы. В «1С:ERP Управление предприятием» автоматическое формируется план-фактный анализ, без переноса данных и риска потери показателей. Согласование счетов происходит в системе, все данные можно отследить в онлайн режиме – а значит учитывать лимиты платежей и не допускать перерасхода или кассовых разрывов.
Бухгалтерский баланс собирается полностью в программе (раньше приходилось собирать данные вручную из разных источников). Также в «1С:ERP Управление предприятием» анализ себестоимости готовой продукции производится в разрезе статей и прямым затратам.
