Описание проекта
В мае 2023 года заместитель главного бухгалтера компании «Томские мельницы» обратились по рекомендации в томский офис Первого Бита с задачей вывести кадровый учет и расчет зарплаты из текущей учетной программы — 1С:Управление мукомольно-крупяным предприятием (1С:УМКП — отраслевое решение 1С:УПП). Вся деятельность предприятия велась именно в этой системе с 2017. Официальная поддержка 1С:УПП и отраслевых решений на базе 1С:УПП заканчивается в 2026 году.
Обновления регламентированной отчетности для 1С:УПП выходили и их можно было поставить на 1С:Управление мукомольно-крупяным предприятием. Несмотря на это, данные обновления приходилось делать вручную и только отдельными блоками, что занимало по несколько дней. А по итогу обновления не все новые формы могли корректно «встать» в программе. Эти сложности приводили к штрафам за срыв сдачи отчетности. Так как формат и даты выхода релизов компания не могла контролировать, то вероятность получения штрафов становилась все больше и больше.
Именно поэтому руководство компании приняли решение вывести блок расчеты зарплаты и сдачи кадровой отчетности из 1С:УМКП в программу 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП).
Проблемы переноса данных из 1С:УМКП
Очевидным решением было перенести данные из кадрового блока 1С:УМКП в 1С:ЗУП и там просто продолжить работу. Специалисты перенесли 50 НСИ, а чтобы убедиться в корректности переноса данные выверяли. Основные сложности были с данными по сотрудникам и физическим лицам — не все данные перенеслись, так как логика построения справочников изменилась. Далее переносили документы:
- Начисления заработной платы;
- Отпуска;
- Кадровые документы;
- Приемы-переводы-увольнения;
- Ведомости на выплату заработной платы.
Однако данный перенос также не дал положительного результата:
- Доработки в 1С:УМКП не давали выгрузить в полном объеме необходимые данные.
- Формы в 1С:ЗУП кардинально отличались от форма 1С:УМКП и данные не вставали как надо.
Команда Первого Бита совместно с Томскими мельницами приняли решения по перезапуске проекта перехода с 1С:Управление мукомольно-крупяным предприятием в части кадрового учета и расчета заработной платы.
Перезапуск проекта — успешный переход на 1С:ЗУП
Новый этап проекта начали с создания модели работы в 1С:ЗУП. Взяли пустую базу 1С:ЗУП, завели там несколько сотрудников с разными должностями от директора до подсобного рабочего. Настроили эту базу по правилам и формулам клиента. И начали моделировать бизнес-процесс — начислять зарплату, принимать-увольнять сотрудников, готовить отчеты с учетом требований клиента и текущего законодательства.
Тестовую 1С:ЗУП с контрольными примерами передали заместителю главного бухгалтера для проверки работы системы и выполнения всех бизнес-процессов. Она смогла на своих рабочих данный изучить, проверить и убедиться как будет работать новая программа для расчета зарплаты и кадрового учета. Проверили:
- Документы
- Справочники
- Отчеты
- Начисления
- Удержания
И после согласования работоспособности системы на модели — перенесли все в рабочую базу клиента на базе 1С:ЗУП КОРП.
Выплаты посторонним
Отличительной особенностью проекта стала задача по выплате посторонним физическим лицам — не сотрудникам компании. «Томские мельницы» поддерживают своих бывших сотрудников, которые посвятили большую часть своей профессиональной жизни работе на предприятии. И по праздникам компания делает выплаты бывшим сотрудникам предприятия, пенсионерам и ветераном труда. Данная возможность была реализована у клиента ранее в 1С:УМКП через доработку программы и поэтому важно было сохранить возможность и в новой программе.
Специалисты Первого Бита презентовали такую возможность в типовом функционале 1С:ЗУП КОРП, которой нет в других версиях данной программы. Такой формат выплат подошел под требования Томских мельниц и доработки в 1С:ЗУП не потребовались.
Интеграция 1С:ЗУП и 1С:УМКП
Весь остальной учет в компании, кроме кадрового, продолжает вестись в программе 1С:УМКП. Стояла задача обеспечить корректного формирование бухгалтерской отчетности по актуальным данным по сотрудникам и начислениям из 1С:ЗУП. Типовой синхронизации между 1С:УПП и 1С:ЗУП нет, поэтому специалисты Первого Бита разработали данную интеграцию под клиента. Сейчас все данные из 1С:ЗУП попадают и корректно отображаются несмотря на различие форм документов и справочников.
Это помогло клиенту выиграть время для принятия решения о переносе оперативного, бухгалтерского и управленческого учета из 1С:УМКП в современное решение на базе платформы «1С».
Отчет для анализа ФОТ
Ранее у финансового директора Томских мельниц в программе 1С:УМКП был разработан специальный отчет. Он показывал сколько потребуется денег для начисления заработной платы сотрудникам до момента расчета зарплаты. Это требовалось для оценки есть ли сейчас у предприятия свободные деньги для выплаты заработной платы и понимания из каких источников деньги можно перераспределить.
Специалисты Первого Бита реализовали такой же отчет и в программе 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП. Финансовый директор компании может комплексно и достоверно оценить количество требуемых денег для выплаты зарплаты с учетом табеля рабочего времени, повышающих и понижающих коэффициентов до момента расчет зарплаты.
Результаты
Компания «Томские мельницы» успешно вывели кадровый и зарплатный блок из программы 1С:УМКП в 1С:ЗУП. С момента перехода сильно упростилось сопровождение системы, так как теперь стало гораздо проще обновлять программу. Клиенту было важно сохранить процессы расчеты и начисления зарплаты в том виде, в котором они были до перехода. Этого и достигли совместно с томской командой Первого Бита.
