Описание проекта
Компания «Дарс-2» обслуживает большое количество клиентов. Ранее выставлять им счета за аренду ежемесячно приходилось вручную. Также в ручном режиме в Excel-таблицу заносились и распределялись коммунальные услуги. Когда число арендаторов достигло 100 компаний, то появилась серьезная проблема. В бухгалтерии начинался аврал – только на выставление счетов уходило по три дня. Значительно возросла вероятность совершения ошибок. В акте сверки взаиморасчетов были доступны только данные по наименованию контрагентов, сумме и статусу «оплачено/не оплачено».
В Excel велась свободная площадь, которую можно было сдавать в аренду. Данные были не оперативные, свод собирался по менеджерам ежедневно. Данные по договорам вообще не отражались в программе, при изменении стоимости за квадратный метр, продлении или других корректировках, необходимо было поднимать бумажный договор и вносить правки. Кроме того, не было возможности контролировать взаиморасчеты в разрезе договоров аренды, свободно/занято, оплата по договору.
Таким образом, руководитель предприятия «Дарс-2» не владел актуальной информацией по свободной площади, по задолженности арендаторов, поэтому не мог анализировать эффективность деятельности компании. Появилась острая необходимость в автоматизации всех процессов компании.
За помощью в автоматизации компания «Дарс-2» обратилась к специалистам Первого Бита (г. Алматы), основываясь на успешных внедрениях ИТ-интегратора и отличной репутации на рынке Казахстана. Эксперты партнера помогли определить потребности компании и подобрать оптимальный продукт для автоматизации. Так как деятельность, связанная с арендой помещений, имеет свои особенные задачи и специфику, то оптимальным решением стало внедрение модуля БИТ.Аренда и его интеграция с программой «1С:Бухгалтерия для Казахстана», в которой клиент уже работал для ведения регламентированного учета.
После внедрения новой системы БИТ.Аренда и ее интеграции с «1С:Бухгалтерия для Казахстана» выставление счетов на оплату аренды и коммунальных услуг происходит по нажатию одной кнопки. Теперь весь этот процесс занимает одну минуту, а не три дня, как было ранее. Также появилась возможность рассчитать арендную плату – по ставкам и в зависимости от величины торгового оборота арендатора. Возможен расчет пени по аренде.
Коммунальные услуги, плата за которые взимается из количества арендованной площади автоматически подтягиваются в счета на оплату. Есть возможность регистрировать показатели счетчиков, распределять на арендаторов и выставлять счета. Бухгалтер может начислять коммунальные услуги по показаниям счетчиков или без показаний, если установлена фиксированная сумма по квадратуре. Первичная сумма по коммунальным услугам по объекту заносится единоразово в месяц и автоматически распределяется по всем арендаторам в помещении.
В 1С:Бухгалтерии стали доступны следующие документы: реализация ТМЗ и услуг (акт выполненных работ) и счетов фактур.
Появился отчет взаиморасчетов с арендаторами, который в разрезе каждого объекта аренды, контрагента и каждого выставленного счета показывает сумму оплаты или сумму долга (например, покабинетная аренда, покоммунальная оплата).
Благодаря отчету «Арендованные объекты», руководитель и бухгалтер в режиме реального времени видят и контролируют занят или свободен кабинет, этаж, блок, техническое помещение. Можно вести анализ занятости площадей на поэтажном плане, анализ доступности помещений и оперативно владеть информацией. Отчет легко позволяет ответить на вопросы, что занято, что свободно, и в какие сроки освободятся помещения.
При изменениях в договоре есть возможность оперативно вносить правки в программе. Ведется учет изменений условий договоров (площади, ставки, порядок расчетов и т.д.), учет взаиморасчетов по договорам в условных единицах с возможностью установки «валютного коридора».
Есть возможность при заключении договоров использовать разные виды расчета (предоплата, постооплата, оплата по факту, гарантийный взнос), устанавливать скидки с ограниченным периодом действия.
«Мы специализируемся на сдаче помещений в аренду и сталкивались с проблемой, связанной с подготовкой счетов большому количеству арендаторов. Когда количество арендаторов превышает 100 единиц, а выставить счета нужно в определенный период, то в бухгалтерии начинается настоящий аврал. Также я не всегда владел информацией по свободной площади, по задолженности арендаторов и не мог своевременно анализировать эффективность деятельности компании. Теперь благодаря решению Первого Бита, я легко анализирую доступность помещений, могу дать рекомендации менеджерам, как позиционировать, чтобы реализовать быстрее. Мы благодарим команду Первого Бита за качественное внедрение новой системы и обучение сотрудников».
Жумабек Тасываевич Мусин , директор ТОО «Дарс-2»,