Описание проекта
Клиника открылась недавно, но руководство приняло решение автоматизировать ключевые бизнес-процессы уже на старте работы. Руководство не хотело, чтобы сотрудники вели отчетность в бумажном виде, т.к. большие объемы документов сложно систематизировать, а карты клиентов, заполненные вручную, не всегда можно быстро найти и расшифровать. В любом случае далее пришлось бы переводить бумажную отчетность и медицинские карты пациентов в электронный вид, так как по закону РФ все медицинские информационные системы должны быть переведены в электронный формат в рамках программы «Электронная Россия».
Для качественной работы и оперативного обслуживания клиентов клинике нужен был систематизированный учет данных пациентов: ведение электронных карт, где хранилась бы вся история пациента, включая анализы и визиты к врачу. Это упрощает работу регистратуры и докторов, так как поиск пациентов в системе возможен по номеру телефона, фамилии и имени пациента.
Нужно было настроить синхронизацию работы сотрудников регистратуры и врачей, автоматизировать запись клиентов на прием к специалистам, чтобы избежать очередей и задвоек записи, а также контролировать загрузку докторов и управлять ею.
Еще одной важной задачей было синхронизировать отправку заявок на анализы от клиники и получение результатов пациентами. Ранее клиника отправляла заявку на анализы, получала результаты и вручную оповещала пациентов, что анализы готовы, и пациенты могут прийти за ними в клинику. Такая система приносила много неудобств как клиентам клиники, так и сотрудникам регистратуры, которые часами разбирали анализы, прозванивали пациентов в перерыве между задачами. Сам процесс оповещения затягивался на весь день, при этом некоторые результаты могли затеряться.
Кроме того, важна была организация обмена с системой маркировки лекарственных препаратов, чтобы отправлять информацию в систему «Честный знак» об оприходованном маркированном товаре и его выбытии из оборота лекарственных препаратов. Необходимо было настроить обмен между установленной системой и системой маркировки лекарственных препаратов, а также подключение склада и управления остатками лекарственных средств, их заказа и списания.
Медицинский центр «Сапиенс» искал партнера, который сможет максимально быстро и качественно провести работы по внедрению медицинской информационной системы, чтобы можно было начать работать в электронной базе данных как можно скорее.
Для реализации проекта руководство центра «Сапиенс» выбрало Центральный офис компании «Первый Бит» в Краснодаре, так как у офиса есть большой опыт в области автоматизации медицинских учреждений.
В качестве программного решения было выбрана медцинская инфрмационная система БИТ.Управление медицинским центром. Это отраслевое решение полностью отвечало потребностям медицинского центра.
Внедрение шло поэтапно, чтобы не тормозить работу всего центра. В первую очередь, установили типовую конфигурацию «БИТ.Управление медицинским центром» и провели сотрудникам обучение по работе с ней.
Далее подключили систему к внешней лаборатории для синхронизации отправки заявок на анализы от клиники и получение результатов пациентами. Совместными усилиями – как со стороны центра, так и со стороны специалистов Первого Бита – система успешно синхронизирована. Программа работает, и настроена универсально, чтобы исключить любые сбои.
Следующим этапом запустили в работу контуры лаборатории, регистратуры и врачебной деятельности. Сотрудники медицинского центра получили возможность автоматически формировать расписание врачей внутри программы. Специалисты регустратру вводят документ, в котором устанавливают рабочее время врачей, дальше информация отображается в сетке расписания на начальной странице программы, там же регистратура фиксирует заявки к врачам от пациентов, которые отображаются в расписании врача. Регистратура видит, какой врач занят, когда у него есть «окно» или к кому из врачей можно перенаправить пациента. Запись пациентов ведется так же через программу БИТ.УМЦ, где назначаются конкретные дата и время приема.
Врачи получили доступ к электронному расписанию: они знают, какой пациент и во сколько к ним придет. Для удобства взаимодействия регистратуры и врачей, в выходные врача «день записи» закрывается, что помогает избежать ошибок при записи пациентов. Также появилась возможность эффективно управлять загрузкой врачей в клинике.
Карты пациентов ведутся в электронном виде. Врач заполняет шаблон осмотра, прописывает анамнез, диагноз, рекомендации по лечению – все в электронном виде, пациенту выдается печатная копия. При повторном приеме доктору не надо тратить время на поиск данных по предыдущим посещениям и назначениям, вся история доступна в «один клик», что дает возможность уделять больше внимания пациенту.
После интеграции с лабораторией, автоматизировано получение результатов анализов пациентами. Клиника отправляет в лабораторию номер телефона пациента вместе с заявкой. По готовности анализов лаборатория напрямую отправляет пациенту оповещение: «Ваши анализы готовы». Бумажные результаты анализов направляются в клинику. Регистратура получает возможность сразу записать пациента на повторный прием.
В ближайшее время Центральный Офис «Первого Бита» в Краснодаре завершает последний этап автоматизации – запуск обмена БИТ. Управление медицинским центром с системой маркировки лекарственных препаратов. Завершение финального этапа поможет медицинскому центру «Сапиенс» отправлять информацию в «Честный знак» об оприходованном маркированном товаре и его выбытии из оборота лекарственных препаратов».
Искренняя благодарность компании «Первый Бит» за помощь в переходе на электронную МИС БИТ.УМЦ. Работа с электронной картой пациента проходит очень оперативно. Заполнение данных занимает всего несколько минут. Каждый врач видит полную историю болезни пациента в хронологическом порядке, там же он может посмотреть результаты анализов, которые сдавал пациент и историю посещения врачей клиники. Регистратуре больше не нужно вносить данные по анализам вручную: сократилось количество ошибок при переносе результатов в карту клиента.
Главное, мы смогли избежать ненужного ручного труда с документами и больше времени уделить действительно важным вопросам – консультациям и лучению наших пациентов.
Нияз Газизов, генеральный директор ООО «Сапиенс»
