Внедрение системы автоматизации приемной кампании в Дальневосточном федеральном университете (ДВФУ)

До перехода на наше программное решение в Дальневосточном федеральном университете (ДВФУ) процесс обработки заявлений и документов абитуриентов был трудоемким и сопровождался многочисленными ошибками. В условиях ежегодного роста числа поступающих университет сталкивался с большой нагрузкой на сотрудников приемной комиссии. Отсутствие полноценной автоматизации бизнес-процессов приемной кампании значительно увеличивало вероятность ошибок и повышало нагрузку на сотрудников. Недостатки в интеграциях с другими системами замедляли в том числе процесс обработки заявок на места с оплатой стоимости обучения, что снижало лояльность абитуриентов. В предыдущие периоды все эти проблемы осложняли работу приемной комиссии и вызывали недовольство со стороны абитуриентов, что в свою очередь негативно сказывалось на репутации университета.

Для решения этих проблем и повышения эффективности работы приемной комиссии руководство ДВФУ приняло решение о внедрении системы автоматизации на базе модуля «БИТ.ВУЗ. Приемная кампания».

Решение на базе модуля "БИТ.ВУЗ.Приемная кампания" включало:

• Интеграцию с ССПВО: Автоматическая выгрузка и загрузка данных в ССПВО в соответствии со спецификацией, автоматическая смена статусов конкурсных групп заявлений на основании действий операторов в системе. Это особенно актуально при работе с большим количеством абитуриентов, что ранее было сложно контролировать вручную
• Интеграцию с ФИС: Автоматическая выгрузка и загрузка данных (ЕГЭ, заявления, приказы) по команде пользователя позволила исключить ручной ввод и свела ошибки в данных к минимуму.
• Механизм вступительных испытаний: Внедрение системы учета и автоматизации конкурсных испытаний позволило организовать вступительные экзамены для тысячи абитуриентов одновременно, сократив время обработки результатов и исключив перегрузку сотрудников. Для проведения вступительных испытаний была разработана и внедрена интеграция с LMS TeachBase.
• Формирование конкурсных списков и приказов: Автоматизированное формирование конкурсных списков с учетом всех преимуществ абитуриентов (результаты ЕГЭ, олимпиады, льготы) позволило минимизировать риск ошибок и ускорить выпуск приказов о зачислении. Система также поддерживала контроль оплаты договоров на обучение и учета заявок на целевое обучение.
• Расчет высших приоритетов: На основании уникальной методики расчета высшие приоритеты рассчитывались практически в режиме реального времени. Затраты на расчет высших приоритетов как с учетом оригиналов документов об образовании, так и без их учета, то есть по двум различным методикам составили 2 мин.
• Категории абитуриентов: В 2024 г. прием был организован и проведен в системе по всем уровням образования: бакалавриат, специалитет, магистратура, аспирантура, ординатура, СПО по очной и очно-заочной формам обучения. Прием был проведен как для абитуриентов из числа граждан РФ, так и для иностранных граждан, в том числе по квоте Правительства РФ.
• Отчетность: Университет получил возможность в реальном времени формировать аналитические отчеты по различным критериям (факультет, форма обучения, финансирование и многим другим). Это улучшило управляемость приемной кампании и дало руководству точные данные для корректировки стратегии в режиме реального времени.

Решение на базе модуля "БИТ.ВУЗ.Приемная кампания" было интегрировано со следующими смежными системами для обеспечения бесперебойного функционирования ДВФУ:

• 1С:Университет ПРОФ: в части передачи сведений о структуре приемной кампании, перечня и состава конкурсов, физических лиц и их документов, приказов о зачислении и т.д.
• БГУ: в части учета договоров на обучение, их оформления, передачи подписанных ЭЦП договоров в ССПВО, получения заявок на заключение договоров из ССПВО и т.д.
• Портал ДВФУ: в части публикации конкурсных списков и списков, подавших документы на информационных ресурсах.

Внедрение решения позволило не только улучшить внутренние процессы, но и предоставить ключевые аналитические данные для принятия решений по оптимизации кампании.

Благодаря внедрению системы "БИТ.ВУЗ. Приемная комиссия" ДВФУ не только автоматизировал ключевые процессы приемной кампании, но и значительно повысил прозрачность и управляемость процесса проведения приема и зачисления. Это решение позволило университету сосредоточиться на стратегическом планировании и улучшении взаимодействия с абитуриентами, что стало важным конкурентным преимуществом в условиях роста конкуренции на образовательном рынке.