Описание проекта
До реализации проекта хранение документов осуществлялось в бумажном виде и частично в электронном. При этом скан-образы документов и их проекты хранились в общей папке без единой систематизации. Некоторые документы пользователи забывали перенести в общую папку со своего личного компьютера. В результате поиск нужных документов периодически занимал неоправданно много времени.
Специалисты Первого Бита предложили внедрить систему для автоматизации документооборота "1С:Документооборот государственного учреждения".
Этапы выполнения проекта:
1. Обследование текущей системы документооборота
2. Установка программы и ее настройка
3. Ввод нормативно-справочной информации
4. Обучение сотрудников
Работы сдавались на территории Заказчика путем демонстрации работы с разными видами документов (создание, обработка и регистрация). После тестирования работы документов и ввода документов с начала года (за период с января по февраль) была начата работа в программе.
У сотрудников появились возможности быстрого поиска документа по реквизитам "Адресат", "Номер", "Вопрос деятельности", отчеты по документами, контроль исполнения, быстрое формирование документа по шаблону.
Предприятие планирует развивать систему в части организации совместной работы – контроль поручений, календарь и планирование рабочего времени.
Благодаря переходу на программу "1С:Документооборот государственного учреждения" мы смогли упорядочить работу с документами. Теперь они находятся в едином электронном хранилище, каждый сотрудник может быстро найти интересующую его информацию. За счет использования шаблонов документом мы смогли сократить время на подготовку документов. Это означает, что сотрудники смогут сконцентрироваться на подготовке основной части письма, а оформлением и вспомогательными реквизитами за них займется программа.
Алексей Алексеевич Урюпин, глава муниципального округа