Чрезвычайная ситуация и пандемия, как учитывать рабочее время сотрудников?

9 способов изменить условия труда с сотрудниками в кризисной ситуации

Дистанционная работа позволяет существенно снизить риски и затраты в условиях чрезвычайной ситуации или пандемии. Изменение условий труда сотрудников должно соответствовать законодательному регламенту. В кризисной ситуации чтобы изменить условия труда сотрудников необходимо рассмотреть основные навигаторы для ведения бизнеса. К данным факторам следует отнести:

1. Перевод сотрудников на дистанционный режим работы;
2. Отпуск без сохранения заработной платы;
3. Простой в организации и как его оформить;
4. Переход на гибкий график работы;
5. Введение сокращенного рабочего дня; 
6. Совмещение должностей и временный перевод;
7. Привлечение к сверхурочной работе; 
8. Как изменить отношения с работником с трудовых на гражданско-правовые; 
9. Сокращение штата.

Как перевести сотрудника на дистанционную работу

По ст. 138 Трудового кодекса Республики Казахстан дистанционная работа определяется как способ исполнения трудовых обязанностей с применением информационно-коммуникационных технологий вне места работы. Оснащение рабочего места сотрудника на удаленном режиме работы должно происходить с учётом нормального функционирования и выполнения должностных обязанностей. При необходимости работодатель должен обеспечить сотрудника устройствами и настроить оборудование. Если же сотрудник использует свои средства для работы, то работодатель должен компенсировать затраты сотрудника, включая расходы на коммунальные расходы (к примеру, расходы на электричество).

При переводе сотрудника на дистанционный режим работ сохраняется заработная плата в полном объеме, право на отпуск и нормированный режим работы. Все установленные гарантии для сотрудника и компенсации, заработная плата, право на отпуск, а также нормированный рабочий день и установленные компенсации.

При переводе работника на удаленный режим работы можно заменить отпуск без содержания или больничные, если сотрудник может самостоятельно выполнять работу в домашних условиях и не будет посещать рабочее место. При переводе сотрудника дистанционную работу не нужно подписывать трудовой договор со стороны исполнителя, что удобно при экстренной обстановке. При переводе для сотрудников устанавливается фиксированный период работы.

В процессе процедуры перевода сотрудника работодатель должен сообщить о возможностях дистанционной работы. Уведомление должно быть составлено в письменном виде и вручено лично, отправлено почтой. Если работник не согласен переходить на удаленный режим работы, то необходимо составить письменный отказ и в дальнейшем на базе этого оперировать отстранением от обязанностей, увольнением.

Процедура перевода специалиста на дистанционный режим работы включает:

• согласование перевода в формате устных договоренностей;
• составление приказа в письменной форме с подписью и нумерацией;
• формирование дополнительного соглашения о внесении изменений в трудовой договор;
• архивирование данных, договора.

Длительность перехода на дистанционную форму работы может быть ограниченным какими-то сроками (временный перевод) или быть бессрочным. То есть, если условия перевода на дистанционный формат были сняты, работник может вернуться на прежний формат работы.

Как отправить сотрудника в отпуск без сохранения заработной платы

Для правильного оформления отпуска без сохранения заработной платы сотруднику необходимо заполнить соответствующее заявление на имя руководителя организации, начальнику отдела кадров. В заявлении обязательно отображают период отпуска. Отпуск предоставляется на основании Приказа Работодателя (пункт 6 статьи 87 ТК РК), с которым следует обязательно ознакомить сотрудника (подпункт 6 пункта 2 статьи 23 ТК РК).

Если требуется прекратить отпуск, то специалист кадровой службы составляет служебную записку об отзыве специалиста, находящегося на отдыхе без сохранения заработной платы. В дальнейшем уведомление направляют работнику, который подтверждает данный документ письменным согласием. На основании соглашения со стороны работника составляют приказ, и работники приступает к работе.

Перечень документов для поэтапного оформления отпуска в дистанционном режиме работы без сохранения заработной платы включает:

• приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
• заявление со стороны работника; 
• приказ об отзыве из отпуска;
• согласие в письменной форме работником на отзыв;
• служебная записка и уведомление об отзыве работника.

Стоит учесть, что хоть и работодатель может сэкономить на заработной плате и отчислениях за работника, сам работодатель не может отправлять работников в отпуск по собственному желанию.

Попробуйте месяц бесплатно 1С:Зарплата и управление персоналом в облачном сервисе 1С:Фреш, оставьте заявку прямо сейчас и наши менеджеры с вами свяжутся.

Простой в организации и как его оформить?

Простой представляет собой приостановку работы организации по причинам экономического, технологического, организационного, иного производственного или природного характера (пп.10 п.1 ст. 1 ТК РК). Во время простоя работодатель может не платить заработную плату сотрудникам в полном объеме, поскольку законодательством предусмотрено, если обстоятельства или вина простоя не связаны с действиями всех участников трудового процесса, оплата времени простоя устанавливается в размере не ниже минимального размера заработной платы.

Простой может возникнуть:

• По вине работодателя;
• По вине работника;
• По причинам, не зависящим от работодателя и работника.

Для оформления простоя необходимо составить ряд документов, в первую очередь устанавливают факт простоя в виде докладной записки на имя руководства компании. Затем составляют приказ об объявлении простоя и уведомляют всех заинтересованных лиц.

Среди документов для юридического составления простоя выделяют:

• приказ о введении простоя в связи с фактами, которые не зависят от работника и руководителя; 
• докладную записку о возникновении простоя; 
• положение о расчете заработной платы, премировании; 
• приказ об утверждении Положения об оплате труда и уведомляющие документы для сотрудников о простое.

Приказ об утверждении положений оплаты труда также оформляется отдельно и предоставляется специалистам расчётной группы.

Согласно ст. 80 ТК РК простой не считается отпуском или иным видом отдыха, то есть работники никак не освобождаются от своих обязанностей. Время простоя должно быть отражено в табеле учета рабочего времени. Если простой продолжается долго, то по разрешению работодателя, сотрудники могут работать из дома, но такое разрешение следует оформить в письменном виде. Также так как это не является отпуском, работодатель имеет право в любой момент рабочего времени вызвать сотрудника на рабочее место. Если сотрудник не выполняет такое требование, соответственно это будет считаться прогулом, помимо тех случаев, когда сотрудник находится в отпуске, в командировке или отсутствует по другой уважительной причине.

Помимо этого, во время простоя работодатель имеет право перевести работника на весь период простоя на иную работу или должность без согласия самого сотрудника, не противопоказанную по состоянию здоровья работу (ст. 42 ТК РК). В таком случае, оплата труда сотрудника производится согласно выполняемой работе.

Если обстоятельства возникновения простоя утрачены, то необходимо издать приказ об отмене простоя. С даты отмена простоя работники должны приступить к исполнению обязательств. Заработная начисляется в стандартных параметрах с дня обычного режима работы.

Как перейти на гибкий график работы

При гибком графике работы специалист может самостоятельно выбирать время для исполнения трудовых обязанностей. Для руководителей такой график не всегда удобен, потому что сотрудник не может выполнять поручения в желаемое время работодателя. Средняя заработная плата для сотрудников с таким графиком намного ниже.

Особенности перевода и использования гибкого графика:

• сотрудник может выполнять работу в удобное время, но для работодателя соблюдаются все дедлайны;
• стоимость услуг сотрудников в среднем ниже;
• можно перевести весь штат сотрудников для работы в удобное время;
• необходимо установить фиксированное рабочее время для выполнения трудовых обязанностей специалистом.

Оформление гибкого графика происходит в схожей последовательно, когда в первую очередь достигается соглашение между работодателем и сотрудником. В дальнейшем необходимо составить дополнительное соглашение и приказ об установлении времени, в котором четко прописывают промежуток для исполнения трудовых обязательств.

Как ввести сокращенный рабочий день

Во время финансого кризиса, работодатели ищут пути сокращения расходов. Один из путей - сокращение штата или введение режима неполного рабочего дня для тех сотрудников, которых необходимо сохранить.

В таком режиме работники выполняют все те же обязанности, но в более короткие сроки и с более низкой оплатой. Но это грозит тем, что эффективность или качество производимой работы тоже могут снизиться в связи с большой нагрузкой и коротким временем для выполнения задач.

При введении неполного или сокращенного рабочего дня сотрудник может рассчитывать на такие же права, как и работник стандартного графика работы. Для перехода на сокращенный рабочий день работодатель уведомляет сотрудника не менее чем за 15 дней. В соответствии с трудовым договором срок может быть больше. При отсутствии согласия со стороны работника договор может быть прекращен на базе 2) пункта 1 статьи 58 Трудового кодекса РК. При достижении согласия с работником необходимо подписать подготовить следующий перечень документов:

• уведомить и подписать соглашение с сотрудником о внесении изменений;
• внести изменения и отдельные дополнения в трудовой договор;
• сформировать приказ об установлении неполного рабочего дня для сотрудника.

Работнику необходимо ознакомиться с приказом и приступить к обязанностям.

Как оформить совмещение должностей в условиях пандемии и карантина

Большинство работодателей задумываются как лучше оптимизировать расходы с помощью совмещения несколько должностей или перевода сотрудника на другую должность. Но ответ неоднозначный, нужно учитывать все особенности существующих обязанностей сотрудника и новых задач. То есть, выстроить алгоритм работы без ущерба для выполняемых им обязательств.

Во-первых, при переводе необходимо понять, перевод будет временным или постоянным. Временный перевод не должен превышать 3 месяцев. Основные вопросы заключаются в сроках перевода и правовых аспектах. Должность сотрудника, переходящего на другую позицию, должна сохраняться, а при постоянном переводе нужно учесть много нюансов и следовать правовым порядкам.

Совмещение и перевод оформляют в следующе последовательности:

• работнику направляют ууведомление, после чего сотрудник пишет письменное согласие либо отказ от совмещения должностей или перевода; 
• при достигнутых договоренностях с работником заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, где обязательно отображают условия и режим исполнения трудовых обязанностей; 
• формируют приказ с датой начала действия изменений во взаимодействии работодателя и сотрудника.

Если перевод или совмещение должностей было временным, как вернуться обратно к прежним соглашениям? В этом случае, необходимо снова уведомить работника, заключить новое дополнительное соглашение и издать приказ.

Как привлечь к сверхурочной работе

В условиях карантина или чрезвычайных ситуаций сложно найти новых работников. Но иногда компании могут не иметь достаточно кадров, сотрудники могут уйти в отпуск либо компании хотят увеличить производительность.

В большинстве случаев привлечение к сверхурочной работе возможно только после согласия сотрудника, где соглашение сотрудника зафиксировано в письменном виде.

Существуют следующие ограничения:

• По статье 77 Трудового кодекса РК, запрещается привлечение к сверхурочной работе несовершеннолетних, беременных женщин и инвалидов. Эти категории категорически нельзя привлекать к дополнительным часам работы для выполнения трудовых обязанностей.
• Ограничения по времени. Общая продолжительность сверхурочных работ для каждого работника не должна превышать 12 (двенадцати) часов в месяц и 120 (сто двадцать) часов в год. В течении суток переработка не должна превышать 2 (двух) часов, а на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда – 1 (один) час (п. 1 ст.78 ТК РК). При этом, исходя из положений п. 2 ст. 79 ТК РК выходные и праздничные дни не относится к времени привлечения к сверхурочным работам.
• Оплата за сверхурочную работу оплачивается в повышенном размере согласно условиям трудового или коллективного договоров и (или) акта работодателя, но не ниже, чем в полуторном размере исходя из дневной (часовой) ставки работника. При сдельной оплате труда доплата за работу в сверхурочное время производится в размере не ниже пятидесяти процентов от установленной дневной (часовой) ставки работника (ст.108 ТК РК).

Приказ о привлечении к сверхурочной работе, уведомление для работника и согласие для работодателя о выходе на работу в сверхурочное время являются главными документами для организации данного режима

Важно не забыть зафиксировать количество отработанного времени в обязательном порядке в табеле учета рабочего времени.

Как изменить отношения с работником с трудовых на гражданско-правовые

Разница между трудовым договором и договором гражданско-правового характера (ГПХ).

В данной таблице описаны только главные различия, но однозначно для экономии расходов на кадры, договор гражданско-правового характера более выгоден для работодателей.

Для изменения с действующим работником на гражданско-правовый договор требуется:

• уведомление о расторжении трудового договора по соглашению сторон. Сотрудник обязан в течении 3-х дней в письменном виде ответить согласием или отказом на уведомление; 
• заключить соглашение о расторжении трудового договора;
• издать приказ о прекращении трудовых отношений, при этом сотруднику должны быть выплачена заработная плата и компенсаций;

Расторжение трудового договора по соглашению сторон регулируется следующими частями закона: подпункт 81) пункта 1 статьи 1, подпункт 1) статьи 49, статьи 13, 50 Трудового кодекса Республики Казахстан.

После окончания процесса расторжения трудового договора можно заключить договор гражданско-правового характера. Виды договоров:

• договор возмездного оказания услуг – при нематериальном результате; 
• договор подряда – при материальном результате; 
• агентский договор – если деятельность Исполнителя подразумевает представление интересов Заказчика с кем-либо.

Перечень документов для процесса расторжения трудового договора и процедуры заключения договора ГПХ.

Как сократить штат

Процесс сокращения сотрудников требует высокой ответственности, своевременного и четкого соблюдения законодательных норм. Это довольно сложный процесс, так как в случае нарушения и несоблюдения закона и правил, последствиями могут быть штрафы, большие финансовые потери, выплату компенсаций сокращенным сотрудникам и в худшем может обернутся судебными разбирательствами. Поэтому, лучше хорошенько обдумать точно ли невозможно содержать штат сотрудников и насколько будет выгодно прибегнуть к сокращению.

Существует 2 пути сокращения:

• уменьшения штата. К примеру, в компании зарегистрирована была должность «консультант-продавец» - 4 единиц, но после сокращения штата эта позиция была полностью устранена. 
• уменьшение количества работников. К примеру, в компании была позиция «кассир» - 3 единицы, но после сокращения остался только 1 работник в этой должности.

Стоит учесть, что переименование должности сотрудника не является сокращением численности или штата.

Ограничения по законодательству при сокращении:

• запрещено увольнять сотрудников в период отпуска или временной болезни (пункт 1 статьи 54 ТК РК).
• запрещено увольнять беременных женщинам, предоставивших работодателю справку о беременности, женщин, имеющих детей в возрасте до 3-х лет, одиноких матерей, воспитывающих ребенка в возрасте до 14-ти четырнадцати лет (ребенка-инвалида до 18-ти лет), других лиц, воспитывающиее указанную категорию детей без матери (пункт 2 статьи 54 ТК РК); 
• работников, которым осталось менее 2-х лет до достижения пенсионного возраста, установленного Законом РК «О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан» без наличия положительного решения комиссии, созданной из равного числа представителей от работодателя и работников (пункт 1 статьи 53 ТК РК).

После вынесения решения об увольнении сотруднику необходимо выплатить заработную плату и компенсацию за неиспользованные дни отдыха в течение 3-х дней, выплаты в связи с потерей работы.

Пошаговая инструкция по сокращению штата:

• Весь процесс занимает меньше одного месяца и стартует от направления уведомления местному государственному органу по труду и социальной защите о предстоящем сокращении. Желательного до этого или одновременно с этим направить уведомление сотрудникам.
• Издать приказ о внесении изменений в штатное расписание или о его утверждении в новой редакции, где обязательно указаны новые должности и сотрудники, подвергшихся сокращению, и дата, с которой будет действовать данный документ. 
• После окончания срока приказа, компания формирует приказ об увольнении работника (-ов) в связи с сокращением численности или штата.
• В течении 3-х дней копия приказа выдается сотрудникам под подпись лично или отправляется по почте как заказное письмо с уведомлением.
• Если сотрудники попросили справку, рекомендацию или характеристики об их трудовой деятельности, работодатель должен выдать их в течение 5 рабочих дней после обращения. В ином случае, все вышеупомянутые и другие документы, предусмотренные статьей 35 ТК РК, должны быть выданы всем сотрудникам в день окончания трудового договора (1 месяц после уведомления).

После расторжения трудового договора не позднее 3-х дней после предприятие обязана выплатить каждому сотруднику, подвергшемуся сокращению:

• заработную плату;
• компенсацию за неиспользованные дни ежегодного трудового отпуска; 
• компенсационные выплаты в связи с потерей работы в размере средней заработной платы одного месяца, если больший размер компенсации не указан в трудовом, коллективном договорах или акте работодателя.

Следуя этим шагам и соблюдая все правила процесса сокращения по закону, компания не будет подвергаться административным взысканиям и штрафам от государственных органов, а также сможет избежать возможные судебные споры с уволенными сотрудниками.

Перечень необходимых документов:

1. Приказ о расторжении трудового договора по инициативе Работодателя в случае сокращения численности или штата работников 
2. Уведомление Работника о сокращении численности или штата работников 
3. Приказ о сокращении определенных штатных единиц Работодателя (общий)
4. Сведения о предстоящем высвобождении работников (с сопроводительным письмом) 
5. Приказ о расторжении трудового договора в связи со снижением объема производства, выполняемых работ и оказываемых услуг, повлекшего ухудшение экономического состояния работодателя 
6. Уведомление работника о расторжении трудового договора в связи со снижением объема производства, выполняемых работ и оказываемых услуг, повлекшего ухудшение экономического состояния работодателя 
7. Уведомление представителей работников о расторжении трудового договора с работником в связи со снижением объема производства, выполняемых работ и оказываемых услуг, повлекшего ухудшение экономического состояния работодателя 
8. Приказ о расторжении трудового договора с работником в связи с ликвидацией или прекращением деятельности 
9. Уведомление Работника о ликвидации (прекращении деятельности) Работодателя 
10. Сведения о предстоящем высвобождении работников (с сопроводительным письмом) 
11. Заявление согласие на сбор и обработку персональных данных (гражданско-правовые отношения) 
12. Акт выполненных работ (оказанных услуг) Форма Р-1 
13. Договор о материальной ответственности

Процедуры и Документы после окончания режима ЧП и карантина

Во время неожиданных январских событий в Казахстане, введением режима ЧП и затем карантина, многие работодатели использовали различные вышеуказанные методы для оптимизации расходов по кадрам. Каждая организация использовала определённые варианты, например, режим удалённой работы, отпуск или простой предприятия. Чтобы правильно оформить документацию следует составить правильную цепочку.

Сотрудники должны быть уведомлены устно и с помощью письменных обращений официального вида. Факт уведомления должен быть зафиксирован. В дальнейшем необходимо составить приказы и соглашения о переходе на определённый режим работы. В случае составления нового трудового договора следует прописать все пункты, в том числе режим работы.

Если был оформлен отпуск без сохранения заработной платы, следует опираться на срок, установленный в приказах. Для оптимизации расходов необходимо соответствовать требованиям законодательства и вести документацию в необходимой последовательности.

Для автоматизаций рутинных задач отдела кадров: от планирования занятости сотрудников до подготовки отчетов в ЕНПФ приобретайте программу 1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана. Обращайтесь к менеджерам Первого Бита.