Перед отпуском любому сотруднику, в том числе и главному бухгалтеру, нужно сделать много дел, чтобы спокойно отдыхать без звонков от своих коллег. Предлагаем вашему вниманию чек-лист — список дел главбуха, которые нужно сделать перед отпуском.
Список дел главбуха
Основные дела, которые должен сделать главный бухгалтер перед уходом в отпуск:
- решить, кто заменит его на время отдыха;
- оформить передачу полномочий;
- выдать инструкции сотрудникам бухгалтерии;
- сообщить об отпуске в ИФНС;
- сдать кассу.
Решить, кто заменит главбуха на время отдыха
Перед отпуском самое главное — требуется выбрать сотрудника на временное выполнение неотложных обязанностей главного бухгалтера, к которым относятся:
- подписание первичной документации и счетов-фактур;
- взаимодействие с обслуживающим банком (отправка платежных поручений, внесение и снятие денег со счета и т.д.). Для этого может понадобиться оформить временную карточку с образцом подписи замещающего сотрудника. Кроме того, кто-то должен мониторить сведения о возможных проблемах у банка, чтобы при их возникновении компания не осталась без расчетного счета, денег и с неуплаченными платежами в бюджет;
- организация электронного документооборота с ИФНС, на письма и запросы которой нужно своевременно отвечать, в т.ч. через отправку квитанций о получении требований и ответы на эти требования (в НК указаны четкие сроки, несоблюдение которых наказывается штрафами).
Вполне возможно, что у главного бухгалтера имеются и иные обязанности, требующие оперативного реагирования.
Замещающий сотрудник должен иметь хорошую квалификацию и быть надежным. Кстати, замещающим может быть не один, а несколько сотрудников — обязанности распределяются с учетом их компетенции.
Оформить передачу полномочий
Передачу полномочий, а также их распределение требуется оформить документально. Правила документооборота зависят от формы делегирования полномочий. При этом могут быть следующие варианты:
- временное замещение — оформляется приказ и допсоглашение к трудовому договору с замещающим сотрудником. За совмещение предусматривается доплата;
- внутреннее совместительство — заключается отдельный трудовой договор с замещающим сотрудником о работе по совместительству, издается приказ о приеме. За совместительство предусматривается отдельная зарплата;
- временный перевод — оформляется приказ о переводе замещающего сотрудника с его должности на должность главного бухгалтера. На практике этот вариант используется редко.
После оформления передачи полномочий требуется известить сотрудников других отделов, с которыми главный бухгалтер регулярно контактирует.
Выдать инструкции сотрудникам бухгалтерии
Для слаженной работы бухгалтерии нужно, чтобы каждый ее сотрудник четко знал свои функции и правила взаимодействия с коллегами в своем и других отделах. Желательно, чтобы это было прописано в должностных инструкциях.
Можно также составить памятки, особенно в отношении экстренных вопросов или ключевых моментов.
Например, можно составить памятку на случай получения из ИФНС требования о предоставлении документов или пояснений. Нужно описать процедуру ответа на такое требование и крайние сроки. Замещающий сотрудник может быть не настолько компетентен, как главбух, чтобы дать налоговикам грамотный ответ. В таком случае при необходимости он может просить инспекторов об отсрочке со ссылкой на отпуск главного бухгалтера.
Сообщить об отпуске в ИФНС
Компания не обязана сообщать в ИФНС, что главный бухгалтер уходит в отпуск. Но вполне допустимо направить налоговикам такое уведомление письмом в свободной форме.
ИФНС не обязана откладывать контрольные мероприятия из-за отпуска главбуха компании, но может принять этот момент во внимание. Инспекторам удобнее и проще общаться с главным бухгалтером, чем с менее компетентным сотрудником, хотя может быть и наоборот.
По крайней мере, если что-то случится в отсутствие главбуха, это уведомление можно будет использовать в качестве смягчающего обстоятельства.
Сдать кассу
Если главбух является материально ответственным лицом в отношении наличных денег в кассе, ему перед отпуском нужно обязательно провести инвентаризацию кассы.
Кроме того, с замещающим сотрудником нужно оформить договор о полной материальной ответственности. И тогда он будет отвечать за сохранность денег и их недостачу при ее возникновении в период отпуска главбуха.
Заключение
Это только общий список мероприятий для главного бухгалтера перед отпуском. С учетом специфики вашего места работы он может быть гораздо длиннее нашего. Не поленитесь проделать все это и сможете насладиться отпуском по полной программе. Хорошего вам отдыха!
