Что такое RPA и что получит компания от внедрения RPA?

С каждым годом бизнес и другая предпринимательская деятельность выходят на новые уровни. Соответственно увеличивается конкуренция и сложность управления крупными компаниями. Чтобы компания или бизнес были успешными – стоит четко следить и контролировать каждый механизм работы, ведь упустив даже мелочи, можно понести серьезные убытки.
Важное место для учета и ведения бизнеса – занимают современные автоматизированные системы и программы. Подобрать такую программу достаточно сложно, ведь нужно учитывать специфику компании, направление деятельности, объемы, поставленные цели и задачи.
Особую популярность приобрело использование программ автоматизации всех бизнес-процессов с использованием алгоритмов подобных искусственному интеллекту. Такие программы улучшают эффективность деятельности и позволят упростить управление компанией в общем. Идеальным вариантом такой программы является – RPA.

RPA – хоть и вызывает опасение у многих бизнесменов, но все же является самым эффективным методом автоматизации бизнес-процессов.
Уже после начального запуска программы, большинство руководителей задумываются об увеличении количества ботов.

А главное, что RPA – это молодая сфера, которая и дальше проходит доработку и обновление, чтобы подарить клиентам еще больше пользы.

RPA

RPA и ее основные особенности

RPA — это автоматизация бизнес-процессов с помощью роботизации. По сути – это программа, использующая определенные методы, схожие с искусственным интеллектом, для воспроизводства различных трудовых процессов, которыми занимаются работники компании.
Такая программа может заменить большое количество офисных работников, значительно быстрее и качественнее выполняя их рабочие объемы, или сотрудничать с работником в паре, выполняя большую часть более сложных задач, тем самым позволяя работникам выполнять другую работу или иметь меньшую нагрузку, что также отражается на эффективности труда.

Программа представляет собой команду "цифровых ассистентов" или "программных роботов", деятельность и функции которых будут напрямую зависеть от настроек и потребностей компании. Особенностью такой автоматизации является то, что такие настройки позволят цифровым ассистентам самостоятельно без дополнительных команд выполнять повторяющиеся и стандартизированные задачи. Это означает, что, создав один раз набор задач, руководству или другим работникам не придется перестраивать программу, ведь бот будет самостоятельно распознавать невыполненные задачи и сможет работать с ними в режиме 24/7, что значительно отличается от работоспособности обычного офисного работника.

Для постоянной работы таких роботов создается специальный интерфейс, через который робот сможет работать даже с несколькими приложениями одновременно.

Следя по приложениям или другим ресурсам, которые в своей работе использует компания, работа таких автоматизированных роботов, будет выглядеть как работа, которую совершили реальные офисные работники.
Важно также то, что логика работа полностью подконтрольная исправлению, и уже проделанные им процессы могут быть исправлены, отменены или доработаны другими работниками компании.

Роботов программируют обычно для:

создания отчетов;
консолидирования информации из большого количества источников;
ведения и сбора аналитических данных;
обработки данных и документации разного назначения;
выполнения определенных транзакций.

Кроме того, работы даже могут управлять определенными процессами, распределяя задачи между работниками. Специальное программирование позволит создать комплекс задач, за который будет отвечать робот.

Использование RPA для бизнеса позволит значительно повысить скорость обработки и проведения данных, минимизировать количество ошибок, которые работники могут совершать автоматически.
Такая автоматизация процессов оказывает только положительное влияние на деятельность компании, повышая производительность бизнеса и снижая затраты (в том числе на содержание штатных работников, работу которых будет полностью выполнять ассистент).

RPA – как метод повышения эффективности деятельности, или основные преимущества программы

RPA - можно охарактеризовать, как интеллектуальный штат запрограммированных работников.

Они эффективно и качественно выполняют свою работу, при этом лишают руководителя кучу проблем и нюансов, связанных с рабочим процессом.
Роботы безупречно и быстро выполняют работу. Таким работникам не нужны реальные рабочие места или кабинеты, не нужно организовывать их рабочий график, отпуска, выходные или больничные. Такая технология позволит повысить операционную производительность и свести к минимуму все операционные риски, улучшить качество всех процессов (не только выполняемых роботами), сократить операционные затраты.

Основные преимущества программы:

программные ассистенты работают гораздо быстрее людей, обрабатывая большие объемы информации (могут работать круглосуточно, что позволяет компаниям не накапливать большие объемы необработанных данных за выходные или праздники);
высвобождают человеческий ресурс, что позволит сэкономить на оплате труда, а также разгрузить имеющихся работников, что позволит им заняться более серьезными задачами;
программные ассистенты могут работать со всеми системами, приложениями и другими ресурсами, которые в своей работе использует компания (в том числе устаревшие или наоборот новые версии программ);
программные работы позволяют полностью контролировать и настраивать свою деятельность, изменяя настройки при необходимости.

Контроль логики роботов позволит правильно выполнять большое количество задач вообще без участия человека. Также некоторые процессы можно разделить – сбор и систематизация данных может происходить роботом, а конечные подсчеты будет производить работник.

Важно понимать, что программный робот выполняет роль обычного офисного работника, поэтому его участок работы может меняться при потребности компании. (Действия работа можно перепрограммировать, но не моментально, то есть вы не сможете боту поручить выполнять одну задачу, а затем что-то другое, работы сосредоточиваются на ранее запрограммированных задачах, поэтому все изменения необходимо вносить своевременно).

Что такое RPA и основные плюсы RPA

Как происходит выполнение процессов роботами

Как в крупных, так и в средних компаниях, все рабочие процессы поделены на этапы. Процесс представляет собой набор действий, выполняемых работником, чтобы выполнить ту или иную задачу.
На примере можно рассмотреть обычную работу менеджера - обработка входящих заявок. Работник должен открыть каждую из заявок, ознакомиться с ее содержанием, рассортировать и отправить в ответ заранее подготовленную информацию, или направить заявку в другой отдел на доработку. Обычно такая работа занимает много времени и сил работника, что при длительном выполнении однообразной работы снижает его работоспособность и может привести к неправильной обработке данных, некомпетентным ответам и другим ошибкам.

Если использовать работа, то благодаря настройкам этот процесс можно полностью автоматизировать. RPA-робот будет выполнять задачи в той же последовательности, что и человек, по тому же алгоритму, но гораздо быстрее, качественнее и без риска возникновения ошибок.

Также можно создать цепь работ, выполняемых только RPA-работами, то есть один будет собирать данные и передавать другому, другой будет систематизировать их и оформлять в отчет. Почти все бизнес-процессы можно преобразовать в сценарии для робота или целой команды роботов.

Понятие RPA – бот и его задачи

Понятие RPA-бот, трудно назвать просто программой для выполнения определенных функций, ведь данная автоматизированная программа выполняет задачи воспроизводя человеческие действия. За ней нет необходимости устанавливать сверхчеткий контроль или постоянно проверять выполненные задачи, а все благодаря специальному алгоритму действий и логике, значительно отличающейся от обычных программ, облегчающих ведение и учет бизнеса. RPA-боты не только повторяют выполнение работ, но и способны реагировать на изменения, происходящие на экране, распознавать объекты на основе атрибутов и идентифицировать появившиеся на экране объекты, даже когда они перемещаются, изменяют цвет или другие параметры. Благодаря машинному обучению такие боты самостоятельно подбирают вариант решения задачи или следующий шаг, даже в тех процессах, в которых предусматривается несколько вариантов выбора. (На примере можно рассмотреть сортировку заявок: бот может удалить ненужные, ответить на важные, или перенаправить заявки в другие отделы или другим работникам). Весь такой процесс происходит только с помощью бота, без лишних вмешательств других работников.

Задача PRA-ботов будет напрямую зависеть от потребностей компании. Можно создать комплекс рабочих процессов для ботов, включая как ведение бухгалтерии, так и управление отдельными затратами, или прием и ответы на входящую корреспонденцию.

PRA боты - могут адаптироваться к выполнению разнопрофильных задач выполнения которых требует фирма (бот-бухгалтер, бот-специалист по техподдержке, и многие другие должности, которые могут занимать реальные работники).

Почему RPA связывают с искусственным интеллектом и что между ними общего

Если говорить о RPA и искусственном интеллекте, то это разные понятия.
RPA-бот - будет выполнять только запрограммированные задачи, воспроизводя рабочее поведение человека. Он не сможет принимать самостоятельные решения относительно процессов, если, конечно, раньше не запрограммировать возможные сценарии решения проблемы. Искусственный интеллект в таких случаях действует – самостоятельно. ИИ может самостоятельно проанализировать изменения, закономерности и на основе полученных данных сформирует отчет или определенный информационный вывод.

Крупные компании могут использовать ИИ в паре с RPA, тем самым дополняя действия друг друга.

И если RPA без искусственного интеллекта может прорабатывать только структурированные данные, то в сочетании с ИИ он покажет лучшую эффективность, поскольку сможет работать с ответами в свободной форме (самостоятельно формулировать ответы в зависимости от ситуации), использовать самостоятельно подобранные изображения или даже записывать голосовые сообщения.

В ситуациях с использованием RPA в паре с искусственным интеллектом такая программа может работать с клиентами в реальном времени, своевременно и информативно отвечая на их запросы или обращения и давая исчерпывающий ответ на вопросы.

Сферы применения RPA

RPA – многофункциональная программа, использование которой не ограничивается конкретной сферой. Важно понимать, для какой сферы она будет использоваться и какие настройки автоматизации нужно установить.

В частности, программа уже давно и с большой эффективностью используется в сферах связанных с обслуживанием клиентов:

поддержка клиентов различных ресурсов в нерабочее время;
работа с отзывами;
рассылка сообщений и общение с клиентами на начальном уровне (запрограммированные ответы).

В финансовой сфере боты RPA могут работать со счетами, обрабатывать различные данные для сделок, проводить сверку бухгалтерских данных.
Также представленная автоматизация бизнес-процессов используется для управления кадрами, для IT сферы, для закупок (проверка заказов, план закупок, операции возврата) и для маркетинга и управления продажами компании.

RPA можно приспособить и внедрить в деятельность любых компаний, это не обязательно должны быть финансовые учреждения, программа прекрасно справится с задачами в сфере здравоохранения или на других предприятиях, где есть необходимость автоматизации многих работ, связанных с учетом и с большим количеством данных.

Что дает RPA или почему именно эта программа

RPA поможет без лишних усилий автоматизировать большинство рутинных задач компании.

С механизмом настройки RPA может справиться даже младший разработчик, что значительно укоротить цепь производственных действий, которые приведут к положительному конечному результату.
Руководителям компаний не придется нанимать разработчиков, бизнес-аналитиков и инженеров, чтобы они самостоятельно создали алгоритмы автоматизации тех или иных процессов, ведь программа уже содержит набор всех необходимых инструментов, которые нужно скорректировать под конкретные цели компании.

Пример "Народного банка"

Еще в августе 2019 года АО "Народный банк Казахстана" начал свой путь к цифровой трансформации.

Банк использует команду роботов, первый из которых занимается проработкой исходных международных переводов. Уже на начальном этапе запуска работа им обрабатывалось 20% всех исходных переводов.

Не менее эффективным оказалась роботизация и в сфере погашения задолженности. Один робот смог за один день выполнить пятидневный объем работы 5 работников. Сейчас робот обрабатывает почти все транзакции, но контроль производится людьми.

Также банк использует роботов для скрэйпинга данных внешних сайтов в соответствии с требованиями различных подразделений, для аналитики и обработки других данных. На этом банк не планирует останавливаться и в ближайших планах - до 30 роботов, которые будут заниматься решением базовых задач.

Пример: до и после внедрения RPA