В условиях пандемии и карантина руководители и собственники ищут решения для сохранения и роста своего бизнеса. Для успешной работы руководителю важно правильно использовать основные инструменты управления процессами, ресурсами и сотрудниками. Рассмотрим какие инструменты должны быть у любого успешного руководителя.
Основные инструменты успешного руководителя
Стратегическое и тактическое планирование
Когда говорят о планировании, чаще всего подразумевают:
- план развития компании в целом;
- план развития каждого подразделения;
- формирование целей для каждого сотрудника.
Чтобы разработать и внедрить в работу данный инструмент, нужно:
- Определить стратегические цели предприятия.
- Разработать пути достижения намеченных целей (работаем с тактикой).
- Выбрать для этого необходимые ресурсы.
- Разбить процесс достижения целей на этапы и задачи.
- Определить сроки выполнения задач.
- Назначить ответственного за каждый этап.
Одной из наиболее распространенных проблемой внедрения данного механизма в работу компании является то, что намеченный «маршрут» остается только на бумаге. Причиной этого, в большинстве случаев, является отсутствие удобных и интуитивно понятных способов мониторинга процесса достижения намеченных целей в динамике.
Для решения данного вопроса необходимо определить не только само направление движения, но и способы (порядок и периодичность) контрольных мероприятий. Само собой, если у руководителя есть возможность контролировать процесс движения онлайн – эффективность данного инструмента существенно повышается.
Работа с клиентской базой
По сути, именно КЛИЕНТЫ составляют основу функционирования любой компании. Вокруг них выстраивается работа всех остальных подразделений. Согласитесь, если у меня идеальное производство, налаженная цепочка поставок, прозрачные и понятные учетные процессы, но нет клиентов – то назвать такую деятельность бизнесом не получится.
Для успешной работы с клиентской базой необходимо:
- Создать и непрерывно совершенствовать систему продаж на уровне процессов (этапы воронки продаж, порядок работы с новыми клиентам, способы удержания текущих).
- Создать единую клиентскую базу.
- Сегментировать клиентскую базу.
- Постоянно развивать компетенции менеджеров по продажам.
- Контролировать работу подразделений продаж.
Обычно для успешной работы с клиентами и контроля отделов продаж применяют системы класса CRM (Customer Relationship Management). Благодаря таким решениям в арсенале руководителя появляются удобные и максимально понятные инструменты для управления процессом («Воронка продаж», abc/xyz анализ, отчеты об исполнительской дисциплине и прочее).
Управление материальными и человеческими ресурсами предприятия
В настоящее время очень важно следить за оптимальным использованием внутренних ресурсов компании, начиная от оптимальной загрузки оборудования на производстве, контроля за складскими площадями, исключения затоваривания или дефицита продукции/материалов, и заканчивая управлением человеческими ресурсами и их эффективностью.
Как известно, любая оптимизация приводит к:
- Снижению затрат.
- Увеличению рентабельности.
- Росту производительности труда/технических ресурсов.
- Облегчению процессов управления.
Решить данные задачи может правильно внедренная учетная система операционного контура, которая будет настроена под особенности работы именно вашего предприятия. Благодаря ей вы сможете получить возможность отследить требуемые показатели и, в случае необходимости, проанализировать их отклонения с последующим принятием управленческих решений.
Управление финансами
Именно правильное планирование и управление финансовыми потоками компании может обеспечить стабильность существования любого предприятия.
Понятие управленческий учет очень обширное. Но к основным его элементам можно отнести следующее:
- Бюджет доходов и расходов.
- Бюджет движения денежных средств.
- Казначейство.
- Консолидация информации.
- План-факт анализ и повышение точности планирования.
Основная задача при внедрении данных механизмов – это построение правильной методологии финансового учета на каждом из выбранных функциональных направлений, корректная и полная структура «аналитик», обеспечивающих руководителя наиболее прозрачной информацией о финансовом результате деятельности предприятия. Когда в компании выстроена финансовая структура, можно обратиться к инструментам автоматизации данных процессов с помощью специализированных учетных решений.
Контроль процессов
Почему Швейцарские часы считаются эталоном точности и надежности? Прежде всего, это обусловлено именно вниманием к деталям: каждый винтик на своем месте, материалы подобраны идеально для исполнения своей локальной функции в общем механизме.
Теперь просто уберем из этого слово «часы» и заменим его на «компания». Как вы думаете на сколько важно, чтобы каждое действие механизма или человека было точным и адресным, чтобы каждый сотрудник находился на своем месте, понимал свою зону ответственности и полностью исполнял свои должностные обязанности? Именно для этого и применяются системы управления процессами.
Что необходимо для того, чтобы система работала именно так, как вам надо:
- Описать процессы.
- Выделить функции и роли.
- Распределить функции и роли между ответственными лицами.
- Подготовить документацию и провести, в случае необходимости, обучение сотрудников
- Осуществлять контрольные мероприятия.
Настройка этого инструмента предполагает необходимость посмотреть на свое дело со стороны и выделить основные группы процессов с последующим их описанием. В качестве помощи – можно обратиться к консультантам. Наиболее эффективно данный механизм будет работать в комплекте с четкой регламентацией работы и контролем за соблюдением данных регламентов. Чем меньше у локального человека будет возможности пойти по неправильному пути, тем более точно будет управление.
Прозрачный учет
Прозрачный учет — это тот инструмент, который может обеспечить безопасность работы любого предприятия. Очень важно, чтобы мы могли контролировать и корректировать все то, что разработали и внедрили в жизнь компании из предыдущих пунктов.
Если же мы говорим о регламентированном учете – то тут речь идет уже о взаимодействии с органами государственного управления. А здесь особенно важно избегать неточностей.
К основным видам учета на предприятии можно отнести:
- Операционный учет.
- Управленческий учет.
- Регламентированный учет.
Прозрачность учета достигается за счет правильной регистрации событий и движений внутри организации. Это можно делать в таблицах Excel, или учетных системах.
Удобная аналитика
Итак, поздравляем, у нас все выстроено! Компания работает ка часы, мы можем анализировать работу и получить из внедренных систем любую цифру! Но есть несколько вопросов:
- Заходим с CRM систему и видим, что менеджер по продажам Василий делает 100 звонков в день. Это много или мало? Пойдем дальше. Василий с этих 100 звонков закрыл 5 сделок, которые принесли нам +100 000 к обороту? А это хорошо? Для того, что бы понять на сколько хорошо работает Василий, нам важно поставить рядом несколько показателей – средний чек продажи, результаты работы других менеджеров, информацию о клиентской базе, которую наш менеджер обрабатывает, информацию о заработной плате сотрудника и дополнительных затратах на его работу. Только после этого мы сможем принять правильное решение: стоит ли похвалить Василия, или пожурить, а может и вообще не стоит продолжать с ним сотрудничество.
- Смотрим на отчет об остатках денежных средств на счетах организации. Там стоит сумма 120 000 000 рублей. Что даст нам эта локальная цифра? Ничего. Мы сможем что-то понять, только поставив ее рядом с другими показателями, такими как кредиторская задолженность, перечень постоянных и переменных расходов на период, дебиторская задолженность и прочее. Только тогда для нас станет понятно на сколько велика/мала данная сумма именно для нашей компании.
Все вышеперечисленные инструменты будут работать только при наличии возможности быстро и "эргономично" осуществлять контрольные мероприятия, наблюдать показатели в динамике и прочее. Всё это возможно в нашем продукте БИТ.Бизнес-Анализ.
Инструменты успешного руководителя в БИТ.Бизнес-Анализ
Сейчас особенно важно принимать быстрые и правильные управленческие решения. Мы, как никто другой, понимаем это. И поэтому предлагаем вам познакомиться с универсальным инструментом БИТ.Бизнес-Анализ.
Это решение позволит увидеть проблему и повлиять на рабочие процессы в компании. Ведь руководитель всегда должен держать руку на пульсе, сразу видеть узкие места и уметь влиять на них. С этим решением в ваших руках окажется современный аналитический инструмент класса Business Intelligence.
Вы сможете адаптировать любую сложную и объемную информацию о бизнес-процессах и результатах работы каждого подразделения. Перед глазами окажется такая форма отчета, которую вы сами выберете.
Система позволит проанализировать эффективность продаж и оценить работу каждого менеджера. Увидеть и понять, почему сорвалась сделка, на каком этапе сотрудник упустил клиента.
Руководителю будет удобно управлять дебиторской задолженностью и вовремя принимать верные решения, чтобы не допускать кассовых разрывов.
Главным преимуществом БИТ.Бизнес-Анализ перед набором “плоских” отчетов является ассоциативная взаимосвязь выводимых данных. Для получения дополнительной информации по какому-либо элементу (например, контрагенту или складской позиции) достаточно выделить его мышью и интерактивный механизм мгновенно отобразит информацию, связанную с этим элементом (например, последние платежи или список поставщиков позиции)
Как работает система БИТ.Бизнес-Анализ?
Одним из главных преимуществ системы является ассоциативная взаимосвязь выводимых данных.
При этом необходимые отчеты в БИТ.Бизнес-Анализ формируются в рамках одного окна. Любую информацию можно получить мгновенно по одному клику.
Формы отчетов
БИТ.Бизнес-Анализ предлагает вашему бизнесу самые удобные формы визуализации данных: форма и состав представления данных настраивается под каждого конкретного пользователя, есть возможность выбора из более чем 10 вариантов визуализации.
Несколько примеров использования Бит.Бизнес-Анализ
Анализ эффективности продаж
- Динамика выставления коммерческих предложений
- Воронка продаж
- Активность менеджеров
Анализ дебиторской задолженности
- Объем дебиторской задолженности по срокам
- Дисциплина контрагента
- Активность менеджеров
Анализ текущих сделок
- Контроль сроков отгрузки
- Проблемы обеспечения сделок
- Контроль работы с поставщиками
Особенности настройки программы БИТ.Бизнес-Анализ
БИТ.Бизнес-Анализ разработан специалистами компании Первый Бит так, что вы легко разберетесь в настройке аналитических моделей самостоятельно. Однако, если возникнут трудности, мы всегда готовы помочь.
За 10 минут вы научитесь пользоваться конструктором БИТ.Бизнес-Анализ и самостоятельно добавлять новую аналитику в формы анализа. Если это необходимо, то для своего удобства вы даже можете совместить несколько отчетов в один.
Интеграция данных
БИТ.Бизнес-Анализ применяет для отчетов не только данные из любых баз 1С (7.7, 8.1, 8.2, 8.3). Система также эффективно использует файлы Excel, Access, csv, dbf, данные систем MS SQL, SAP, Microsoft Navision и Axapta, Oracle и другие.
Система встраивается в любую конфигурацию 1С 8, и если потребуется, возможна доработка под нужды именно вашего бизнеса.
Вы можете заказать демонстрацию всех функций БИТ.Бизне-Анализ, и за короткое время оценить его работу.
Остались вопросы? Задайте их специалистам компании Первый Бит по телефонам в своем городе.
