Эффективные способы сокращения расходов компании

В условиях надвигающегося кризиса компании начинают сокращать расходы. В последнее время этот процесс затормозился, поскольку, лишних трат фирмы уже не имеют. В сложившейся ситуации оптимизировать расходную часть нужно с ювелирной точностью. Грамотное управление затратами рекомендуется начинать с организации корректного учета.

Учет затрат

Чтобы грамотно сокращать расходы, необходимо сначала их учесть. Учет затрат – это не механический подсчет всех видов выплат, актов выполненных работ и расходных накладных. Это – установление логических связей между расходами и тем, ради чего они выполняются.

Бизнес не расходует средства бездумно, все траты связаны в определенными действиями, обоснованы нуждами производства. Оптимальным действием по сокращению расходов будет устранение ненужных для компании трат. Плохим вариантом является сокращение жизненно-необходимых расходов.

Подразделение затрат

Определимся с ключевыми объектами, составляющими общую систему затрат.

Основными считаются те, что напрямую связаны с процессом получения прибыли в максимально скором времени. К ним относятся продукты компании: товары и услуги.

Остальные объекты нужны для получения прибыли в обозримом будущем. Например, мероприятия, связанные с рекламированием продукта, разработка новых товаров, услуг, поиск потенциальных клиентов.

Кроме объектов трат, расходы компании делятся на прямые и косвенные:

• Прямые расходы – те, которые относятся непосредственно к объекту трат. Например, в пищевом производстве, это расходы, связанные с приобретением сырья. В IT-сфере прямыми расходами будет являться заработная плата программистов, работающих над созданием кода.
• Косвенные расходы – это те затраты, которые нельзя напрямую отнести к объекту трат. Так, если в производственном цеху производились вареники и пельмени, то электричество расходовалось на производство обеих позиций. Аналогичная ситуация с созданием IT-продукта. Бухгалтерия получает заработную плату за подготовку отчетности по всем продуктам, создаваемым программистами (лицензии, техническая поддержка, т.д.). Вычленить простыми методами, какая часть затрат приходится на каждый отдельно взятый продукт, невозможно. Для этого разрабатываются специальные формулы, помогающие создать базу распределения.

Что подлежит сокращению?

Имеем в наличии список объектов затрат, их распределение по статьям: прямые и косвенные. Необходимо выяснить, как это поможет грамотно выполнить сокращение расходной части.

• Прямые затраты тесно связаны с производственным процессом, конкретным продуктом. Для сокращения необходимо устранить сам продукт. Остальная деятельность фирмы, при этом, не будет затронута.
• Косвенные затраты имеют связь одновременно с несколькими объектами. Например, если убрать из ассортимента цеха вареники, то помещение все равно необходимо обогревать, освещать, убирать. С этими затратами работать сложнее, поскольку велик риск устранить лишнее и нанести организации значительный ущерб. Здесь необходимо провести анализ затрат, проделать аналитическую работу.

Прямые затраты

Правильным подходом будет начать сокращение с прямых затрат. Рекомендуется действовать радикально – полностью отказаться от нерентабельной продукции.

Чтобы выяснить, какие объекты подлежат устранению, необходимо считать рентабельность каждой отдельно взятой позиции по ее валовой прибыли.

Валовая прибыль рассчитывается по формуле:

Валовая прибыль по продукту = Выручка − Прямые затраты

Рентабельность = Валовая прибыль / Выручка.

Собственнику необходимо выяснить, генерирует ли данный продукт трафик. Для этого необходимо провести расчеты. Если после вычета прямых расходов, и до распределения косвенных, образуется низкая рентабельность относительной других товаров, то стоит задуматься о трафике.

Например, если рентабельность реализации помидоров в отдельно взятом магазине стремится к нулю, но руководство торговой точки рассчитывает на то, что вместе с помидорами будут реализованы более прибыльные позиции, то помидоры являются генератором трафика. Поскольку, если убрать их из ассортимента, то часть покупателей выберет для покупок другой магазин.

В программе «1С:Бухгалтерия для Казахстана» есть возможность сбора и просмотра отчета «Реализация товаров и услуг», а именно раздел «Profit». Для дополнения отчета дополнительными показателями закажите настройку под все что позволит типовой функционал, а то что не позволит - доработаем для вас индивидуально.

Также для автоматического просчета рентабельности предприятия существует множество инструментов, в том числе Бит.Финанс, 1С:Управление холдингом, облачные решения финансового учета и другие. Звоните менеджерам Первого Бита за подробной консультацией.

Объем продаж

Стоит задуматься, и вовремя покинуть нишу, если спрос на товар не увеличивается, а предложение постоянно растет. В этом случае, победителями в погоне за покупателем станут крупные, федеральные компании, которые имеют возможность снижать стоимость продукции за счет вала. Небольшим предприятиям рекомендуется своевременно покинуть рынок, поскольку. их потери могут стать чувствительными.

Другим примером станет высокотехнологичное, затратное производство, которое сталкивается с конкуренцией со стороны небольших фирм, не стремящихся делать качественную продукцию, сосредоточившихся на выпуске дешевых аналогов. В этом случае, рекомендуется сосредоточить внимание на аудитории, ценящей качество, и работать в этом узком сегменте.

Каким позициям стоит сказать «прощай»?

По итогам выполненного анализа избавляемся от позиций, которые:

• Не выполняют функции генератора трафика, т.е. с ними не реализуются рентабельные позиции;
• Составляют минимальную долю в прибыли компании;
• Не обладают перспективами роста рентабельности, выручки.

Предприниматели должны быть морально готовы распрощаться с привычным ассортиментом, сосредоточить усилия на поиске вариантов, ведущих к повышению рентабельности бизнеса. Если в ходе введения санкций, нарушении логистических цепочек, упаковка стала слишком дорогой, стоит выбрать другой вариант тары. Например, если тубы для фасовки зубной пасты исчезли из предложений поставщика, стоит рассмотреть возможность помещения продукта во флакон с дозатором.

В сложной ситуации, связанной со срывами поставок, образованием дефицита на ряд товаров, необходимо быть готовым к принятию нестандартных решений, отказаться от стандартных ходов.   

Добиться значительного снижения нагрузки на компанию позволяет вывод из ассортимента нерентабельных, бесперспективных продуктов. Такой подход дает возможность сосредоточить усилия на более перспективной работе, например, провести анализ затрат по остальным позициям.

Читайте: XYZ-анализ в оптимизации ассортимента компании

Direct-costing как метод учёта

Учет затрат дает возможность сопоставлять стоимость действий с получением прибыли, принимать решения взвешенно и решительно. Анализ позволяет получить наглядное представление о том, во что обходятся фирме те или иные действия.

В обстановке нестабильности рынков — это особенно важно, поскольку, подталкивает компании к решительным мерам, заставляет избавляться от балласта, «поглотителей ресурсов», концентрировать внимание на высокодоходных позициях.

Ключевыми задачами компаний являются создание, производство и реализация продукции, услуг. Не все расходы связаны напрямую с продукцией. Ряд управленческих структур работает на все подразделения, и простое, равномерное распределение затрат по продуктам, не даст полного понимания происходящего.

Использование direct-costing, или учёта по прямым затратам, подойдет многим организациям, поскольку, относится к простым и очевидным методикам учета.

Данная методика основана на том, что в себестоимость продукции включаются исключительно прямые расходы.

Объектом затрат называют конкретный товар, услугу, продукцию. Например, номенклатуру изготовленных пирожных, строительных услуг.

Под стоимостью объекта затрат подразумевается сумма прямых, переменных расходов, которые нужны на его приобретение или производство. Этих трат можно избежать, если не создавать объект. Например:

• Затраты на приобретение муки, масла, сахара, других продуктов или сдельная оплата кондитера. При выводе пирожных из ассортимента, предприятие урежет эти расходы.
• Цена материалов, трудозатраты бригады мастеров, понадобившихся для выполнения строительных работ на определенном объекте. Если не брать подряд, то организация не будет закупать материалы, использовать труд строителей.

Косвенные затраты на объект не распределяются. Например, заработная плата технолога, участвующего в выпечке булочек, пирожных, хлеба, не распределяется между разными типами продукции, ложиться в графу общепроизводственные расходы. Логично, что зарплата технолога фиксированная, и предприятию выгодно, чтобы за эту сумму технолог выполнял как можно больше работы, был максимально загружен.

Преимущества использования методики direct-costing

1. Простота и понятность. Чтобы вычленить прямые затраты на производство, достаточно грамотно организовать первичный учет расхода материалов, трудозатрат на местах, где происходит производственный процесс, оказываются услуги. Отсутствие сложных выкладок дает руководителю четкую картину понимания того, что стоит за рядами цифр.
2. Сопоставимость данных по периодам. Вернемся к примеру, с технологом, в котором оплата труда постоянна, а объем выполненной работы может различаться. При увеличении выпуска, на каждое пирожное приходится меньшая часть его зарплаты. И, наоборот, при минимальных продажах каждое пирожное получается дороже, даже, если стоимость сырья, сдельной оплаты, остались неизменными. Сравнение по прямым затратам нивелирует значение этого факта.
3. Аналитичность для управленцев. Учет по прямым переменным затратам убирает неясности при выполнении аналитики, что позволяет оперативно обнаружить проблему:

• Подорожание муки повлияло на стоимость продукции;
• Ингредиенты не подорожали, но изменились постоянные затраты;
• Ингредиенты и постоянные затраты остались постоянными, но упала реализация, которая не покрывает косвенные расходы.

4. Корректный расчет эффекта от вывода продукта из ассортимента. Прекратив выпуск, продажу товара или услуг, можно избавиться только от прямых переменных затрат, связанных с производством. Косвенные расходы остаются на месте. И если, отказавшись от продукта, случайно посчитать и снижение косвенных расходов, мы получим неприятный сюрприз, а не экономию. 

5. Гибкий бюджет, достоверный анализ отклонений «план-факт». Отклонениям от плана больше всего подвержены объем и структура реализации. Усреднив количество объектов, мы произведем монтаж электрооборудования. А по факту, часть объектов уложится в эти рамки, а часть окажется более материалоемкой.

Отклонения в постоянных затратах могут возникнуть не из-за деятельности на производстве, а по причине введения нового режима налогообложения. Ведя учет по прямым затратам, вы можете анализировать такие отклонения и определять причины их появления.

В программах «1С:Управление торговлей для Казахстана», «1С:Комплексная автоматизация 8 для Казахстана», «1С:ERP» есть возможность расчета рентабельности, сбора и просмотра анализа «план-факт».

Когда метод direct-costing следует применять с осторожностью?

В случае ценообразования методом «затраты плюс», когда цену реализации диктует рынок. Глядя на аналогичные продукты, можно понять, в чем наш товар лучше или хуже аналога, подстроиться под предложение и спрос. Но, чтобы определить цену, мы, параллельно, используем метод «затраты плюс», добавляем к продукции желаемую наценку.

«Затраты плюс» - недостатки метода

Прибавив желаемую наценку к стоимости, сформированной по прямым переменным тратам, получаем повышенные риски, direct-costing включает лишь часть затрат.

А ведь влияние продуктов на экономику нелинейно. Низкорентабельный продукт, с точки зрения учета прямых переменных затрат, может реализовываться при минимальном участии рабочих, без сложного документооборота, не создавая косвенных затрат. К тому же, за счет большого объема реализации, он формирует отличную прибыль при минимальной наценке.

Периодический мониторинг ассортимента на предмет рентабельности позволяет сделать выводы, и:

• Оставить все без изменений;
• Выделить бюджет на стимулирование роста продаж;
• Уменьшить цену;
• Вывести продукт из ассортимента.

Метод Direct-costing не может быть единственным аргументом для определения судьбы товара. Он дает только толчок, служит аргументом для принятия решения.

Проанализировав все продукты компании, сопоставив их участие в прибыли, выведя рентабельность, можно увидеть сочетание параметров. Нерентабельная продукция может оказаться как источником убытков, так и генератором трафика, работающего на привлечение покупателей, приобретающих высоконаценочные позиции.

Высокорентабельные товары «пожирают ресурсы»

Перед принятием решения изучаются не только отчеты о себестоимости, проводится всесторонняя аналитика.

Метод direct-costing актуален для таких бизнесов, как:

• Торговля, где основной статьей расходов выступает стоимость закупаемых товаров;
• Материалоемкое производство, где основные усилия прилагаются для снижения расходов, сокращения потерь, поисков оптимального способа закупки сырья и комплектующих.

Direct-costing-метод не подходит организациям, где доля прямых переменных затрат сравнительно мала, а основные затраты невозможно грамотно распределить на конкретные продукты. В этом случае, будет актуален метод ABC-costing, или учёт затрат с полным анализом причин их появления.

ABС-costing - учёт с анализом причин

Рассмотрим пример предприятия с двумя видами деятельности: серийное производство и сложные конструкции, разработанные с учетом индивидуальных параметров.

Первое направление: прямые переменные затраты составляют 60% от выручки. В условиях конкуренции можно вписаться в рынок, и получать достойную прибыль. Это направление пользуется direct-costing, и сосредоточило внимание на цене закупки сырья, оптимизации процессов по снижению себестоимости, уменьшении процентов расходов, брака.

У второго направления затраты на сырье составляют только 40 % от выручки. Какой метод будет эффективнее в этом случае?

Во втором случае конкуренция на рынке не ценообразующая, поскольку направление сложное, и доля косвенных расходов высока, а распределение их по продуктам невозможно. Заказчик оценивает продукт по оригинальности, эксклюзивности. 20% выручки приходится на оплату труда архитекторам, дизайнерам, конструкторам. И основная статья затрат – постоянная (зарплата, коммунальные платежи, аренда, связь, канцтовары).

Рассчитать рентабельность во втором направлении сложно, поскольку, доля косвенных затрат здесь стабильно велика, и по продуктам она не распределена.

Сложность расчёта цены

Ценообразование в первом случае не представляет сложности, поскольку, опирается на рыночную стоимость. Во втором направлении определить цену сложнее. Здесь нужен баланс: сделать высокую наценку к себестоимости, и не отпугнуть потенциального заказчика высокой ценой. Расчет следует начинать с выведения себестоимости. Механическое перераспределение косвенных расходов пропорционально к выручке или тоннажу, ничего не даст. Ведь, высокая доля косвенных затрат ляжет на продукт, выпускаемый в большом объеме. При этом, для управленческих структур он может и не быть причиной затрат.

ABC-costing метод подходит для ситуаций, когда продукт порождает большие косвенные расходы. Напрямую, рассчитать их сложно, но и игнорировать недопустимо.

Применение ABC-costing

На практике методика реализуется при помощи следующих шагов:

1. Разделить объекты затрат по видам деятельности. Задать управленческим, обеспечивающим подразделениям вопросы о характере их занятий. Важно получить конкретный ответ, а не перечень функций.

Пример. Главный архитектор имеет два направления деятельности:

• Создает первоначальный эскиз, выполняет перевод желаний заказчика в геометрический формат;
• Принимает участие в расчете проекта.

Так, можно получить список выполняемых обязанностей, с которым предстоит работать в дальнейшем.

2. Выявить причины возникновения расходов отдельно, по каждому виду деятельности. На этом этапе нужно выяснить, какие продукты создают косвенную нагрузку на подразделения, постараться ее измерить.

К примеру, первый эскиз разрабатывается главным архитектором. Следовательно, его стоимость входит в состав затрат по каждому объекту. Допустим, на это уходит половина рабочего времени специалиста.

Вторую половину времени занимают сложные расчеты нестандартных проектов, с которыми остальные архитекторы, конструкторы не справятся. Следовательно, вторая часть трудозатрат главного архитектора распределяется между сложными проектами.

3. Определяются центры ответственности. Строка затрат на работу главного архитектора, используемая при расчете себестоимости продукта, разбивается на две:

• Затраты времени на разработку эскиза;
• Затраты труда на расчет сложных проектов.

Но, затраты на разработку сложных проектов ложатся не только на главного архитектора. В данный центр ответственности необходимо включить работу других специалистов, задействованных в расчетах. Здесь, именно вид деятельности является объектом учета косвенных расходов.

4. Отнесение затрат на продукцию в соответствии с видами работ.

Здесь мы получаем:

• Фактический объем произведенного продукта. Например: 3 типовых и 4 сложных проекта, выполненных с привлечением труда главного архитектора;
• Стоимость каждого вида работ: стоимость расчетов проектов повышенной сложности + расчет типовых проектов;
• Прямые переменные затрат по каждому проекту: сырье, трудозатраты, комплектующие;
• Соответствие продуктов и видов работ. Половина трудозатрат главного архитектора полностью учитывается во всех проектах, вторая часть распределяется только между проектами повышенной сложности.

Владея этой информацией, провести расчет себестоимости не составит труда. Насколько точен этот метод? Как и другие подобные методики ABC-costing далек от совершенства. Более точный расчет себестоимости продукции получится при внедрении методов учета рабочего времени. Тогда, картина будет достоверной, и, сразу станет понятно, – кто, сколько и какой задачей занимался. Ряд компаний уже работает по этой методике, несмотря на сложности внедрения такого учета.

Оставьте заявку на настройку расчета себестоимости в программах 1С.

Ключевая ценность ABC-costing заключается в отказе от механического распределения затрат. Правильнее будет сопоставить продукты и виды деятельности, честно ответить на грамотные вопросы. Такой подход полезен, и позволяет получить ценную информацию, которая ляжет в основу передовых управленческих решений.  

Звоните специалистам Первого Бита, чтобы подобрать оптимальное решение для управления финансами.