Электронный документооборот между организациями

Когда люди слышат такое слово, как документооборот, то первое что приходит им в голову, это сплошные бумаги, папки на шкафах и тому подобное. Однако из года в год документы все сильнее переходят именно в электронный вид. В данной статье будет рассмотрено, как правильно настроить обмен файлами и для чего он вообще нужен.

Принцип работы электронного документооборота

В последнее время все реже используются обычные бумажные документы, заполненные от руки. Сейчас все бумаги проходят сквозь электронную фазу: сначала создаются в текстовых редакторах, а позднее распечатываются и отсылаются нужным людям.

Бывает, что компании отсылают сканы бумаг, но это нельзя назвать электронным документооборотом, сокращено ЭДО. Ведь для такого процесса в любом случае тратится время как на распечатку, так и на сканирование документа.Тем более сделанная таким образом копия не будет иметь юридической силы.

Многие задаются вопросом: почему нельзя просто отправить файл, не тратя на него время и материалы? Это объясняется наличием двух проблем:

• Достоверность документа - ее можно решить путем электронной подписи
• Отсутствие юридической силы - решается за счет работы с специализированным оператором

Что такое электронный документ?

Электронный документ представляет из себя файл, содержащий в себе определенные данные: от цены товара до реквизитов его получателя. Он может быть как в известных всем форматах - .doc и .pdf, так и в других.

Главное, чтобы человек, получающий данную информацию, мог прочитать ее с помощью программного обеспечения и распечатать, если это необходимо.

Для того, чтобы стороны соглашения были взаимно уверены в достоверности файла, была создана электронная подпись - зашифрованная информация.

Электронные подписи делятся на три уровня. Ознакомимся с каждым из них:

• Простая электронная подпись дает возможность определить только отправителя файла. Обычно применяется только внутри компании, так как при передачи информации в другую компанию, не получился проконтролировать сохранность документа в его изначальном виде.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись создается с использованием программного обеспечения и направлена на гарантированную сохранность документа. Но есть небольшая загвоздка с юридической силой: она будет присутствовать только в случае указания ее в законе. Проблема решается заключением договора между контрагентами.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись имеет тот же принцип работы, что и прошлый вариант, но здесь уже установлена ее надежность сертификатом удостоверяющего центра, подтвержденного Министерством связи. В таком случае электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и его бумажный аналог.

Как начать пользоваться ЭДО с контрагентами?

Для начала нужно обсудить все с самими контрагентами, так как наличие ЭДО необходимо только в случае налоговой и некоторых других форм отчетности. Вполне возможно, что остальные компании предпочтут остаться на старой системе работы и не проводить никаких изменений.

При удачном согласовании, нужно:

1. Провести анализ бумажного документооборота. Обычно в таком случае сразу выявляются ошибки, допущенные ранее, и конечно же их не стоит переносить на электронный вариант.
2. Указать разделы, которые будут подвергнуты автоматизации.
3. Изменить регламенты под электронные обмены. 
4. Получить электронную подпись
5. Определится с оператором для передачи информации.

Стоит помнить, что быстро оцифровать всю систему сразу не получится. Скорее всего не все контрагенты заходят сразу перейти на электронный вариант обмена информацией.

Покупка электронной подписи

В теории, для передачи данных между компаниями можно использовать и неквалифицированную подпись. Но в дальнейшем это приведет к некоторым проблемам. Начнем с того, что с каждым контрагентом придется отдельно обговаривать возможность применения такой подписи. Продолжим тем, что в случае судебных разбирательств, такая подпись вряд ли будет свидетельствовать в пользу юридической силы ваших документов.

Поэтому, нужно стремится сразу приобрести квалифицированную электронную подпись. Для этого нужно обратиться в удостоверяющий центр, размещенный на сайте Министерства связи.

Выбор оператора документооборота

На самом деле, документы можно отправлять и по электронной почте. Но в таком варианте информация может легко попасть к злоумышленникам. Поэтому, стоит сразу начать пересылать данные через специализированную организацию, называемой оператором ЭДО.

Тем более, электронные налоговые декларации нельзя пересылать по почте, поэтому начать работу с данными компаниями придется в любом случае.

На рынке есть большое количество тех, кто может предложить такие услуги. Рассмотрим критерии, по которым стоит выбирать оператора ЭДО:

• Тарифные планы
• Наличие бесплатного демо-использования
• Квалифицированные сотрудники
• Наличие интеграции с бухгалтерским программным обеспечением
• Наличие мобильных приложений, если нужно
• Роуминговая система по отношению к клиентам других операторов ЭДО

Нужно знать, что одним из наиболее важных критериев будет являться оказание услуг контрагентам, с которыми сотрудничает компания. Это объясняется тем, что не у всех есть роуминговый обмен с другими операторами.

Положительные стороны перехода на ЭДО

Главным преимущество работы в электронном виде является снижение финансовых затрат и времени, затраченного на документы. К тому же, не считая обычной экономии, есть и другие плюсы:

• Круглосуточный доступ к данным
• Унификация процедур создания и изменения файлов
• Защита данных благодаря шифрованию
• Контроль и улучшение дисциплины: руководство компании способно контролировать исполнение всех документов онлайн

Нюансы, связанные с работой ЭДО

Конечно же, есть и минусы. Переход на электронную систему приведет к затратам в самом начале, но в дальнейшем все компенсируется за счет снижения уровня расходов.

Более важно здесь рассмотреть адаптацию людей к новой системе: для некоторых резкий переход от бумаг к электронному варианту станет стрессом. Проблема должна решаться путем обучения и мотивации - можно учредить премии за быстрый переход к новому виду работы.

Всегда нужно помнить, что данные можно потерять по многим причинам: как от обыкновенного сбоя в системе, так и от компьютерного вируса. Поэтому, всегда нужно иметь резервную копию данных. В большинстве случаев, информация автоматически записывается на независимый носитель ежедневно. Желательно, чтобы оборудование с такими данными находилось в отдельном помещении. В таком случае ущерб будет небольшим.

Как наладить работу с документами

Разобравшись с работой над документами , можно снизить не только затраты, но и риск разглашения конфиденциальной информации. К тому же, с упрощением системы работа коллектива в целом становится более эффективной.

Но нужно понимать, что процесс перестройки документооборота довольно трудный и долгий. Для начала нужно будет выявить все ошибки и слабые места, изменить регламенты, найти способы оптимизации и тому подобное.

Рекомендуется в таких случаях обратиться в специализированную компанию и получить готовую систему, не тратя на нее лишнего времени.

Таким образом, переход на ЭДО существенно экономит как финансы, так и время компании. Особенно это характерно для средних и крупных компаний, для которых такая оптимизация управления станет отличным решением.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!