С марта 2022 года действует новый формат электронных транспортных накладных. Однако порядок обмена ими будет утвержден только с сентября текущего года, а потому в переходный период потребуется работать с этими документами по особым правилам.
Формат и порядок формирования электронной транспортной накладной
С 1 марта 2022 года электронные транспортные накладные (ЭТН), которые оформлены по Приказу ФНС от 09.12.2021 г. № ЕД-7-26/1065, имеют юридическую силу. На основании этого же приказа регламентированы форматы электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда.
На данный момент не обязательно их применять, но в дальнейшем в планах Минтранса перевести все перевозочные документы в электронный вид.
С 1 сентября 2022 года начнут действовать и другие документы, которые на данный момент только рассматриваются. В частности, к ним относятся:
- Постановление Правительства «Об утверждении Правил информационного взаимодействия при передаче электронных перевозочных документов и получении доступа к ним»;
- Постановление Правительства с изменениями в Постановление от 06.07.2015 г. № 676;
- Приказ Минтранса «Об утверждении Порядка ведения реестра операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД)»;
- Приказ Минтранса «О вводе ГИС ЭПД в эксплуатацию».
Время с 1 марта по 31 августа 2022 года — это переходный период, в течение которого будет производиться использование системы и ввод в действие нормативно-правовых актов.
Работа с электронными транспортными накладными в переходный период
Для работы с электронными транспортными накладными в переходный период провайдеры заключают соглашение с «ЗащитаИнфоТранс» (оператор ГИС ЭПД).
Раньше субъекты работали с электронными транспортными накладными по самостоятельно разработанным форматам, и их можно использовать дальше, но только до 1 сентября 2022 года. Когда переходный период будет окончен, потребуется перейти на единый формат.
В переходный период желательно выдавать водителю на всякий случай бумажную транспортную накладную. К примеру, она потребуется, когда у инспектора нет необходимого оборудования или же возникли проблемы с интернет-соединением и т.д.
Преимущества электронных транспортных накладных перед бумажными
Эксперимент по применению электронных транспортных накладных был проведен еще в октябре 2020 года. По его результатам удалось понять, как функционирует схема обмена сведениями.
Участники грузоперевозок получат такие преимущества:
- смогут отслеживать статус документа. Сторона, подписавшая свой титул электронной транспортной накладной, сможет отслеживать подписание каждого последующего титула;
- будет иметься идентичность экземпляров. Все стороны будут работать с одним документом, в связи с чем все экземпляры будут одинаковые;
- оплата будет производиться ускоренно — если все подписи электронные, то для оплаты не потребуется дополнительная документация. Оплата не затягивается на длительное время в связи с неверным оформлением бумажной документации, долгой доставкой или пропажей;
- получатели могут просматривать документ. Они не вносят в него информацию и не подписывают его, однако смогут его просматривать;
- появляется возможность детального описания транспортируемого груза. Можно будет отказаться от товарно-транспортной накладной ввиду того, что описание груза заменит товарный раздел накладной.
Подписание электронной транспортной накладной
Транспортную накладную подписывают три субъекта (пп. 4 п. 3 Постановления Правительства от 30.11.2021 г. № 2116):
- грузоотправитель или уполномоченное лицо (склад ответственного хранения);
- перевозчик (водитель);
- грузополучатель или уполномоченное лицо (склад ответственного хранения).
Если имеется договор транспортной экспедиции, то от лица грузополучателя электронную транспортную накладную подписывают:
- экспедитор, принявший груз во владение. Одновременно нужно поставить отметку — «Является экспедитором»;
- заказчик услуг по транспортировке (грузовладелец), когда экспедитор не принял груз во владение, в т.ч. когда заказчик транспортировки самостоятельно погрузил товар.
Электронная транспортная накладная содержит четыре обязательных файла обмена, имеющих расширение «.xml» (титул). Эти файлы подписываются в строгой последовательности, начиная от первого и заканчивая четвертым. Когда каждый титул подписан, провайдер направляет документ в ГИС ЭПД. Все файлы электронной транспортной накладной должны заверяться усиленной квалифицированной ЭП ответственного лица. Водители и кладовщики могут принимать участие в документообороте, чтобы согласовывать документ и вносить замечания. Для этого им вполне можно иметь простые электронные подписи.
Процесс подписания электронной транспортной накладной имеет такой вид:
Каждая перевозка сопровождается уникальным идентификатором ГИС ЭПД, который дает возможность собрать все обменные файлы в одну транспортную накладную. Идентификатор присваивается в автоматическом режиме, когда первый титул проверен и отправлен. Кроме того, сам провайдер имеет возможность заранее получить пул идентификаторов и добавить их в первый титул.
Когда груз принимается и сдается, подписываются парные титулы — одна сторона передает груз, а вторая — получает. В таком случае возможны такие варианты сдачи-приемки:
- Линейный сценарий с кладовщиком. В этом случае кладовщик находит требуемую накладную, проверяет документ, вносит замечания, а затем подписывает простой электронной подписью. Далее оператор склада подписывает файл своей усиленной квалифицированной ЭП и направляет водителю на согласование. Он также может внести свои замечания. Когда эти замечания являются существенными, потребуется выпустить исправленный титул грузоотправителя или оформить новую электронную транспортную накладную.
- Предварительное согласование. В данном случае водитель и кладовщик первоначально согласовывают между собой информацию в транспортной накладной, а затем подписывают ее простой электронной подписью. Далее она передается на подписание усиленной квалифицированной ЭП оператору склада и перевозчику. Такой механизм дает возможность исправить информацию в накладной без оформления ее нового экземпляра.
Электронная транспортная накладная может иметь еще другие четыре титула, которые зависят от условий транспортировки. Они оформляются при смене грузополучателя или адреса доставки, при замене водителя или автомобиля, если требуется зафиксировать итоговую стоимость транспортировки.
Оформленные титулы стоимости заменяют подписание акта сдачи-приема услуг. На основании электронной транспортной накладной, в которой имеются титулы стоимости, можно формировать бухгалтерскую корреспонденцию.
Исправление ошибок в электронной транспортной накладной
Внести исправления в подписанную транспортную накладную разрешено, но имеются некоторые ограничения (п. 12 Постановления Правительства «Об утверждении Правил информационного взаимодействия»).
Участник транспортировки не может изменить по своему решению в электронной транспортной накладной:
- информацию грузоотправителя о передаче груза при приемке его перевозчиком;
- замечания перевозчика при приемке груза;
- информацию о приемке груза грузополучателем от перевозчика;
- замечания перевозчика о выдаче груза.
Несоответствия и различия при обработке титулов может обнаружиться системой ГИС ЭПД. Уведомление об этом направляет оператор документооборота. Новые скорректированные титулы требуется оформить не позже 5-ти дней с момента поступления сведений об ошибке.
Переход на новые правила работы с электронными транспортными накладными
Изначально нужно подключиться к оператору ЭПД, посредством которого можно оформлять титулы транспортных накладных, передавать их сторонам транспортировки и в систему ГИС ЭПД.
Далее требуется получить ЭП — простые для водителя или кладовщика, усиленные квалифицированные с реквизитами организации для сотрудников, которые подписывают транспортные накладные. Важно — с 2023 года эти подписи не будут действовать, а потому потребуется оформить усиленные квалифицированные ЭП физлиц и сформировать машиночитаемую доверенность.
После этого нужно приобрести телефоны или планшеты с выходом в интернет для водителей и кладовщиков. С их помощью сотрудники будут работать в системе электронного документооборота, оставлять комментарии или замечания, а также согласовывать сведения в накладных.
