Для профилактики рисков нецелевого применения финансовых средств компании, выплат сверх установленных бюджетных лимитов и недопущения несанкционированных платежей, в систему погашения выставленных счетов нужно включить контрольные процедуры. Из этой статьи вы узнаете о минимальных требованиях к контролю над расходованием финансов, которые должны выполняться любым предприятием.
Нехватка контроля в области управления денежными потоками увеличивает опасность возникновения ситуаций, когда в необходимый момент у организации из-за кассового разрыва не оказывается средств для проведения важного платежа. Не стоит забывать и о рисках осуществления несанкционированных и некорректных денежных переводов, и прямых хищений денег с расчетных счетов фирмы.
Формализация бизнес-процессов расчетной деятельности в специальном регламенте поможет не допустить траты финансов предприятия не по значению. В регламенте указывается область ответственности должностных лиц и структурных подразделений компании, а также определяются контрольные процедуры, способные покрыть зоны максимального риска.
Главная процедура регламента — распределение полномочий по инициации, акцептированию и дальнейшему контролю над платежами. Регламент должен быть утвержден соответствующим приказом организации. Предварительно под подпись с документом нужно ознакомить персонал (подпись сделает условия регламента обязательными для соблюдения сотрудниками).
Согласовывайте платежи в программе БитФинанс и контролируйте расходы по статьям в рамках бюджета компании.
Установка порядка согласования платежей
Не допустить проведение незапланированных и несанкционированных платежей позволяет процесс их согласования - порядок осуществления процедуры необходимо обозначить в регламенте. Укажите в документе роли участников процедуры, их обязанности и права. Также пропишите временной график проведения платежей на всех стадиях: начиная от подготовки запроса на платеж и завершая отправкой платежного поручения в обслуживающий банк.
Стандартный план действий структурных подразделений в границах процесса согласования платежей:
- Оформление запроса на платеж.
- Контроль суммы заявки на соответствие актуальному состоянию бюджета.
- Контроль правильности формирования прилагаемой к заявке первичной документации.
- Определение очереди выполнения платежа.
Оформление платежной заявки. Подразделение является инициатором платежа и подает на него соответствующий запрос, в котором содержится подробная информация о готовящейся выплате. Обычно в заявке имеется такой минимальный набор данных:
- Код выплаты согласно утвержденному на предприятии классификатору бюджетных статей;
- Назначение платежа, период и ссылка на документы-основания для проведения оплаты;
- Центр финансовой ответственности (дальше по тексту – ЦФО) – инициатор платежа.
Владелец бюджета, являющийся руководителем соответствующего ЦФО, перед подписанием заявки осуществляет контрольную процедуру по проверке обоснованности и целесообразности запрашиваемой выплаты для нужд курируемого подразделения. Удостоверившись в корректности будущей выплаты и прилагаемой первичной документации, он подтверждает запрос на платеж и отправляет на согласование финансовому контролеру.
Проверка запрашиваемой суммы на соответствие бюджету. Финансовый контролер проверяет запрос на предмет того, предусматривается ли данный платеж в бюджете ЦФО, и нет ли превышения лимита для соответствующей статьи затрат.
В регламенте должен быть прописан процесс приостановки платежа в случае, если общая величина прежде погашенных счетов по данной конкретной строке бюджета уже превысила установленные лимиты. В такой ситуации платежная заявка может быть удовлетворена лишь при условии получения санкции финансового директора с дальнейшей корректировкой бюджета.
Случается, что ЦФО покрывает превышение затрат по отдельным бюджетным статьям за счет иных статей бюджета. Вместе с тем общая величина затрат конкретного ЦФО не выходит за пределы допустимого уровня. В конечном итоге появляется опасность искажения данных об исполнении бюджета. В связи с этим регламент должен определять запрет для начальника ЦФО по самостоятельному перераспределению перерасходов за счет иных статей без предварительного одобрения соответствующих действий от финансового директора.
Если замечаний к платежу нет, он утверждается финансовым контролером и отправляется в бухгалтерию.
Проверка правильности оформления запроса на платеж. Сотрудники бухгалтерского отдела контролируют корректность оформления первичной документации, прилагаемой к заявке на платеж — счетов на оплату при осуществлении авансового платежа, актов сдачи-приемки, договоров и соглашений. Проверяются данные об общей стоимости продукции и ее количестве, цене за единицу товара.
Если выявляются несоответствия, платеж приостанавливается. Если заявка на платеж полностью корректна, она отправляется в казначейство.
Контроль очередности оплаты заявок. Специальное подразделение финансовой службы (если казначейства на предприятии нет) или казначейство ответственно за мониторинг ликвидности и планирование платежей. Чтобы не допустить ситуации, в которой объем поступивших запросов на платежи оказывается большим, чем объем денежных средств на счетах, в регламенте определяется система действий для казначейства по выбору приоритетности оплат. Обычно приоритетность устанавливается с учетом последствий, которые возникнут у организации при несвоевременной оплате конкретного платежа.
Пример распределения платежей по приоритетности
Стандартный порядок приоритетности оплаты в компаниях:
- 1-ая очередь: кредитные платежи, штрафные санкции, сборы и налоги, заработная плата сотрудников;
- 2-ая очередь: счета главных поставщиков (аренда офисных площадей, услуги интернет-провайдеров, поставщиков электроэнергии и т.д.), задержка которых станет причиной ухудшения репутации организации и/или приведет к временной остановке предоставления услуг, выполнения работ, производства продукции;
- 3-тья очередь: счета, по которым допускается непродолжительная задержка (разумным считается срок до 3-5 рабочих суток).
При недостатке финансовых средств для проведения платежей 1-ой и 2-ой очереди, можно не допустить образования кассового разрыва за счет краткосрочного займа от банка или учредителей предприятия.
Минимизировать опасность возникновения кассовых разрывов при необходимости оплаты платежей 1-ой и 2-ой очереди позволяет формирование резервного фонда при кураторстве финансового директора или гендиректора. Величина резервного фонда выбирается с учетом сумм незапланированных платежей прошедших периодов.
Ответственный сотрудник казначейства сверяет платеж с соответствующей бюджетной статьей движения денежных потоков. При отсутствии отклонений, он добавляет заявку в реестр платежей, который утверждается финансовым директором.
Для уменьшения нагрузки на финансового директора, в регламенте можно предусмотреть распределение полномочий по утверждению платежного реестра. Если платеж не выходит за рамки бюджета, пороговый лимит не превышен, то для его проведения вполне хватит визы руководителя казначейства. Вместе с тем финансовый директор станет контролировать лишь внеплановые платежи.
Оригиналы счетов, по которым выполнена оплата, казначейство отправляет бухгалтерии. После оплаты в системе «Банк-Клиент» казначейство информирует инициаторов платежей о выполненной операции оплаты согласно реестру платежей.
Как сделать прозрачным процесс выполнения платежей?
Проведение платежей будет быстрым и максимально прозрачным при условии грамотной автоматизации процесса, снижения объема банковских счетов и внедрения соответствующего IT-контроля.
Автоматизация процессов. На практике операции, определенные в регламенте платежей, чаще всего выполняются в автоматизированной системе управления денежными средствами. За счет автоматизации бизнес-процедуры проводятся на порядок быстрее, максимально снижается опасность ошибок, связанных с «человеческим фактором».
Минимальные требования к автоматизированной системе управления денежными потоками:
- Способность формировать отчетность для обеспечения контроля платежей, исполнения бюджета движения денежных средств и платежного календаря;
- Умение инициировать, акцептировать и отклонять входящие документы;
- Способность формировать документацию — реестры на оплату, запросы на платежи и другие, в электронном формате.
Современные программы имеют не только этот, но и многократно расширенный функционал.
Автоматизируйте финансовый учет и контролируйте денежные потоки, согласовывайте платежи, планируйте, собирайте и анализируйте бюджеты в одной программе.
Снижение объема банковских счетов. Увеличить степень контроля над денежными потоками позволяет уменьшение количества расчетных счетов и обслуживающих банков до минимально допустимого значения, нужного для осуществления предприятием своих операций.
Внедрение IT-контроля. Если для недопущения несанкционированных платежей хватает внедрения работающего регламента, то для уменьшения рисков хищения финансовых средств нужно четко соблюдать элементарные правила информационной безопасности. Рассмотрим семь наиболее важных из них.
7 простых мер информационной безопасности для защиты платежей предприятия
IT-безопасность нечасто входит в круг ответственности финансового директора. Исключение — случаи, когда сотрудники IT-службы находятся в непосредственном подчинении у финансового директора.
Несмотря на это, знать и соблюдать минимальные меры информационной безопасности финансовому директору следует обязательно:
- Ключи ЭЦП (электронно-цифровая подпись) необходимо хранить в сейфе.
- Сотрудники, ответственные за использование системы «Банк-Клиент», должны быть определены в соответствующем организационно-распорядительном документе предприятия.
- Число ключей ЭЦП и количество паролей от нее должны соответствовать числу персонала, обладающего правом подписи.
- Входить в систему «Банк-Клиент» необходимо с одного ПК или ноутбука. IP адрес компьютерной техники нужно привязать к платежной системе.
- Обязательно использование современной и лицензионной антивирусной программы на компьютере или ПК с системой «Банк-Клиент». Антивирус должен уметь выявлять сложный вирусный код, предупреждать попытки кражи паролей. Компьютер или ноутбук следует использовать только для оплаты счетов и никаких других целей. Выходить с него в интернет запрещено.
- Следует регулярно устанавливать новый пароль для системы. Пароль должен быть сложным, содержащим символы, строчные и заглавные буквы, цифры. Записывать пароль на листе и хранить рядом с компьютером запрещено.
- В соглашении с банком рекомендуется указать характеристики ПК или ноутбука, на котором планируется или уже установлена платежная программа. В таком случае для других компьютеров и ноутбуков вход в «Банк-Клиент» будет закрыт.
Соблюдение простых требований информационной безопасности позволит не допустить кражи средств, проведения несанкционированных платежей.
Звоните специалистам Первого Бита, чтобы подобрать оптимальное решение для управления финансами.
Читайте подробнее – Автоматизация бюджетирования с помощью БИТ.ФИНАНС.
