Расскажем, как управлять расходами, кредитами и бизнес-процессами в новых условиях. Поделимся инструкцией для финансовых менеджеров.
Что делать с расчётами и платежами
Первостепенная задача — максимальное снижение риска возникновения кассового разрыва. Необходимо сделать расчёты ожидаемого объема поступающих денег. После этого надо перейти к расходной части. Желательно отказаться от платежей, рассчитанных на длительные периоды вперёд, от авансов, исключить расходы по лишним сервисам и необязательным категориям. Для снижения рисков по кассовому разрыву:
- Выстройте стресс-планы, предусматривающие падение выручки с различными вариантами падения, к примеру падение на 40 %, 60% и 80%. Это поможет чётко увидеть тот момент красной линий, когда закончатся финансовые средства.
- Если заплатить не получается, то самым первым действием станет информирование контрагента. Обладая объективными данными, он сможет лучше рассчитать свои выплаты.
- Надо активнее запрашивать платежи у должников-контрагентов.
- Планировать конкретные действия и активности по каждому клиенту, чтобы платежи поступили без проблем.
Для исключения кассового разрыва целесообразно составлять специальный платежный календарь, с помощью которого можно планировать наличие денежных средств и их движение за определенный промежуток времени, удобней всего это делать в БИТ.ФИНАНС. Закажите бесплатную демонстрацию системы удаленно или при личной встрече.
Как поступить с расходами
Их надо максимально уменьшить. Победа в условиях надвигающегося кризиса — это умение управлять тратами, а не просто генерировать доходную часть бизнеса. Но придется определиться, каков объём сокращений должен быть и какие статьи расходов лучше сокращать (урезать полностью или частично) прежде всего.
Главные положения:
- Сразу откладывать средства, идущие на налоги, чтобы не заблокировать счета бизнеса.
- Проанализировать траты маркетинга и очень аккуратно «сжимать» их. Да, встречается мнение, что маркетинг — это лишь потребление ресурсов, а не бизнес-инвестиции. Но важно уметь мыслить стратегически и объективно.
- Если принято выплачивать бонусы руководству, топ-менеджерам, то целесообразно отказаться от этого на ближайшие полгода.
- Максимально стоит урезать расходы на административную часть.
- Аккуратно придётся работать и с мотивацией. Если можно, то надо урезать оклады, ввести переменные части. Это тоже позволит сэкономить, если разумно подойти к делу.
- Важно провести всесторонний аудит материалов, товаров, то есть запасов и выяснить, насколько их хватит.
- Стоит определиться и с продажами: условия оплаты, необходимый объём при падении выручки и так далее.
- Одним из самых болезненных моментов является количество персонала. Надо оставить в компании, на производстве самых лояльных, эффективных работников и прямо довести информацию до всех сотрудников. Это гораздо лучше умалчивания, что порождает лишь недопонимание, провоцирует у людей повышенную нервозность и снижает качество работы.
Инфляция и курсы валют
Ожидается большая инфляция, это активизирует запросы и ожидания сотрудников относительно повышения заработной платы. И этот вопрос придется решать, например, выплачивая средства либо заменяя часть персонала.
Нестабильность валюты очевидна даже для не специалистов. Надо проанализировать контракты в первую очередь тем предпринимателям, бизнес которых связан с внешнеэкономической деятельностью (ВЭД). Учитываются санкции за неуплату, взаимные задолженности и прочее. Если компания, предприниматель — должник, то именно сейчас надо приложить максимум усилий, чтобы погасить долг. Если должны вам, то стремительно возрастает шанс непогашения долгов со стороны контрагентов из-за скачков курсов валют.
Как поступить с займами и кредитами
Стоимость кредитов тоже стремительно идет вверх на фоне общей нестабильности. Это особенно видно в валютных кредитах, когда процентная ставка растёт (колеблется) непредсказуемо.
- Помогут лучше понять ситуацию и стресс-тесты. Они покажут динамику изменения жизненно важных показателей деятельности компании, если выручка упадёт: на 20%, 60%, 80%. Исходя из анализа этих показателей можно поймать момент, когда компания столкнётся с реальным риском банкротства.
- В такие непростые периоды лучше обходиться без займов от финансово-кредитных учреждений. Если есть уже взятые кредиты, то лучше обратиться в банк, чтобы заблаговременно обсудить перспективу кредитных каникул.
- Стоит выстроить планы, сценарии для бизнеса: лучший сценарий и наихудший.
- Целесообразно отказаться от банковских депозитов, используя деньги для поддержки покупателей, поставщиков, то есть обеспечивая нормальное функционирование компании.
- Стоит изменить фокус кредитования, переместив его с финансово-кредитных учреждений на партнеров: покупка с платёжной отсрочкой, продажа с предоплатой, оптимизация бизнес-процессов.
Для планирования бюджета рекомендуем использовать готовые модели в программе Бит Финанс, которая позволит сформировать полисценарный бюджет расходов и доходов, работать сразу с несколькими сценариями бюджета и сравнить разные прогнозы.
Как поступить с бюджетами и планированием
- Формируя сокращение, надо задействовать руководство. Это распределит ответственность и позволит получить ценные идеи.
- Пересмотреть инвестиционные планы тоже важно, заморозив кое-что, а кое-что оставив.
- Лучше обновлять план перемещения денег ежедневно, помнить о необходимости выплачивать налоги и зарплаты.
- Оптимальным будет создание 3-5 расчетов относительно реальных финансовых моделей, в том числе с учетом снижения спроса. Надо смоделировать ситуацию, когда спрос упал на 40%, 60%.
- Когда план составлен, надо разобраться с тем, как действовать при наступлении той или иной ситуации.
Что делать с бизнес-процессами, хранением файлов, учётом и отчётностью
Бизнес-темп придётся снизить, чтобы объективно оценивать ситуацию. Также:
- Резервы должны создаваться не только в деньгах, но и в других формах. Например, штат сотрудников, работающих на аутсорсинге. А ещё, аналоги для импортного оборудования, сырья, материала.
- Важно контролировать динамику стоимости процессов внутри компании и динамику эффективности, результатов.
- Отчетность пусть располагается в файле, автоматизируется.
- Контракты желательно проанализировать, пересмотреть. Это касается контрактов с покупателями, поставщиками. В них целесообразно внести пункт, дающий право пересматривать ценовую политику, чтобы сделать деятельность компании более стабильной.
Автоматизируйте финансовый учет и контролируйте денежные потоки, согласовывайте платежи, планируйте, собирайте и анализируйте бюджеты в одной программе
Звоните специалистам Первого Бита, чтобы подобрать оптимальное решение для управления финансами.
