Владельцы компаний поделились на две группы:
- первые не боятся сотрудничать с самозанятыми, получая выгоду от совместной работы;
- вторые боятся различных рисков, связанных с таким взаимодействием .
В статье рассмотрим важные нюансы работы с самозанятыми, а также расскажем, как обезопасить компанию от рисков и какую выгоду можно получить от сотрудничества.
Кто такой самозанятый
Самозанятые – это физические лица и ИП, работающие на себя, обязанные уплачивать налог на профессиональный доход (НПД) самостоятельно через приложение «Мой налог». Самозанятому не нужно иметь онлайн-кассу, сдавать отчетность и платить страховые взносы. Стать самозанятым очень легко, как и потерять свой статус, достаточно установить приложение «мой налог» и зарегистрироваться в нем как плательщик НПД. Данный налоговый режим регулируется положениями закона от 27.11.2018 года № 422-ФЗ.
Ставка налога разная и зависит от статуса заказчика:
- 4% на доход от физлиц;
- 6% на доход от ИП и юрлиц.
При сотрудничестве с самозанятым заказчик не обязан удерживать НДФЛ с оплаты за работу, уплачивать страховые взносы, включать таких исполнителей в отчетность, так как обычные физические лица по ГПХ.
Также самозанятого не нужно принимать в штат, что облегчает работу.
Но заменять всех сотрудников самозанятыми нельзя! Такой шаг приведет к проверкам налоговой, штрафам и дополнительным начислениям налога. В итоге место выгоды предприниматель останется в убытке.
Для выгодного и безопасного сотрудничества предпринимателя с самозанятыми рекомендуем придерживаться нижеследующих правил.
Совет № 1. Сотрудничество с самозанятыми должно происходить только для выполнения некоторых видов работ
Нельзя заменить весь штат сотрудников плательщиками НПД.
Важно, чтобы самозанятый не находился в штате заказчика. ФНС и Минтруд за этим тщательно следят.
Самозанятый может быть привлечен только на небольшой объем работ и только периодически: создал и запустил сайт, сформировал бухгалтерскую отчетность, поклеил обои в офисе, отремонтировал станок, провел диагностику авто. Для ежедневной работы по 8 часов такое сотрудничество не подходит и также попадет под пристальное внимание налоговых органов.
Распространенная ошибка – закрывать самозанятыми временную нехватку персонала. Так как такие работники обязаны работать наравне с штатными сотрудниками, то здесь есть риск, что налоговая усмотрит в этом признаки замаскированного сотрудника.
Однако разово на такую работу нанять самозанятого можно, например при отсутствии или нехватке на банкет официанта или повара. Все зависит от каждой конкретной ситуации.
Совет № 2. Внимательно отслеживайте, чтобы у самозанятого с начала года доход не превышал 2,4 млн руб.
Необходимо, чтобы оставался запас, иначе при приближении лимита оплата может не пройти. Лимит установлен согласно ч. 8 п. 2 ст. 4 № 422-ФЗ для плательщиков НПД.
Когда при получении оплаты по текущему договору, самозанятый превысит лимит, то больше не сможет в этом году оказывать услуги, в качестве самозанятого, далее придется заключать договор с ним как с физическим лицом. В таком случае компании придется уплатить все положенные налоги и взносы самостоятельно.
Естественно, самозанятый имеет право не сообщать о своих доходах, отследить можно только сумму по заказам в вашей компании. Например, если вы сотрудничаете с самозанятым на постоянной основе. Однако это не гарантирует, что исполнитель не будет работать с кем-то еще. Здесь можно рассчитывать на ответственность и пунктуальность самозанятого.
Совет № 3. Выяснить, не противоречит ли деятельность самозанятого закону
Согласно п. 2 ст. 4 № 422-ФЗ, самозанятые не имеют право:
- перепродавать товары чужого производства;
- осуществлять реализацию подакцизных и маркированных товаров;
- осуществлять добычу и реализацию полезных ископаемых;
- работать в интересах третьих лиц по договорам комиссии, поручения или агентского договора;
- сдавать нежилые помещения.
Естественно, совершать подобные сделки можно, но при этом придется заплатить иные налоги и заключить иной договор, например, такой как с физическим лицом.
Кроме того есть виды деятельности которые физическим лицам вести запрещено, такие как продажа крепкого алкоголя например.
Совет № 4. Выяснить не работал ли ранее самозанятый у вас в штате
Согласно ч. 8 п. 2 ст. 6 № 422-ФЗ, самозанятым запрещено сотрудничать с бывшими работодателями, если с момента увольнения прошло менее двух лет. И, конечно, нельзя сотрудничать с текущим работодателем.
Совет № 5. Выяснить, не потерял ли статус самозанятого исполнитель перед началом работы и непосредственно перед оплатой
Исполнитель может заблуждаться сам и ввести в заблуждение заказчика. Например, заявить, что является самозанятым и при этом должным образом не оформиться или быть снятым с учета и продолжать работу, например если не заметил, что превысил лимит.
Исходя из вышесказанного, важно перед началом работы проверить статус плательщика НПД. И еще раз проверить перед моментом оплаты, так как за срок выполнения работы могло что-то поменяться. Проверять стоит перед каждой оплатой.
Проверку можно произвести самостоятельно на сайте ФНС или затребовать свежую справку из приложения «Мой налог».
Совет № 6. Правильно составьте договор с самозанятым
В договоре должны отсутствовать признаки классического трудового договора для штатных сотрудников. Еще раз напоминаем, что налоговые органы совместно с трудовой инспекцией в тщательно изучают договоры именно на эти признаки.
Большая часть налоговых доначислений происходит именно из-за этого нюанса. Разрешить ситуацию и отменить начисления придется уже только через суд, для этого придется как-то доказать, что имела место неверная формулировка.
В случае если сумма услуги была менее 10 тыс. руб. то можно обойтись без договора.
Однако для подстраховки в интересах заказчика и исполнителя рекомендуется всегда заключать договор. Для самозанятого – это гарантия оплаты. Для компании заказчика – порядок, способ ничего не потерять, принять расходы к учету, ведь не всегда чека достаточно. Также это надежность и порядочность в глазах проверяющих органов.
Чтобы правильно составить договор следует указать в нем следующие моменты:
- Сторонами договора должны выступать «Заказчик» и «Исполнитель», а не «Работодатель» и «Работник».
- Не должно быть терминов из трудового договора: должностная инструкция, рабочий график, дисциплинарная ответственность, зарплата и прочее.
- Предметом договора должна быть конкретная задача с конечным результатом.
- Оплата должна быть за конкретный объем выполненных работ, а не «каждый месяц 20 числа».
Подробнее отражайте в договоре и в приложении к нему порядок оказания услуг, качество, сроки, ответственность сторон и т.п. Так снижается риск усмотреть признаки трудового договора.
Совет № 7. Ответственность сторон обсудите заранее с самозанятым
Все спорные моменты необходимо включить в договор. Таковыми являются, например:
- обязанность самозанятого своевременно сообщать об утере статуса;
- выдавать чеки и др.;
- прописать штрафные санкции за нарушение этих обязательств.
Пример того, как это можно оформить:
Исполнитель обязан сообщить заказчику о снятии с учета или утере им статуса в качестве плательщика НПД незамедлительно, не позднее дня утраты статуса. При несвоевременном сообщении об утрате статуса, если Заказчик перевел Исполнителю оплату после утраты им статуса самозанятого, Исполнитель выплачивает Заказчику неустойку в размере 30% от суммы платежа.
Исполнитель обязан выдать заказчику чек в течение трех календарных дней после получения оплаты.
Совет № 8. Производить правильно и своевременно оплату самозанятому
Оплату самозанятому можно произвести наличными и безналичным расчетом.
Особенно внимательно нужно относиться к безналичным платежам. Правильное оформление снимает подозрения у банка о незаконном обналичивании денег с помощью физлица или уклонения от налогов.
В случае каких-либо подозрений банк может потребовать объяснений. Если они не будут вовремя предоставлены – это грозит приостановкой операций по расчетному счету.
Чтобы избежать такой неприятности необходимо указать в платеже следующую информацию:
- в поле «Вид операции» следует проставить код «01»;
- в поле «Назначение платежа кодовое» – код «1», этот код нужен для определения типа дохода в целях взыскания, например, по исполнительным листам (даже если заказчик никаких удержаний у исполнителя не производит или у самозанятого вообще никаких взысканий нет);
- в поле «Очередность платежа» – код «5» это прочие платежи;
- в поле «Назначение платежа» нужно дать подробное описание, например, «Оплата по договору № 15 от 05.04.2023 за бухгалтерские услуги».
В ситуации, когда банк просит разъяснения по какой-либо операции, необходимо в ответ направить договор, акт и чек от самозанятого.
Совет № 9. Всегда требуйте чек после оплаты и проверяйте его заполнение
Самозанятый обязан выдавать чек. Дата составления чека должна соответствовать дню оплаты. Чек – важный документ для обеих сторон. Он подтверждает документально выполнение работы и получение оплаты.
Каждый плательщик НПД обязан сформировать самостоятельно чек сразу в момент расчета (при наличных расчетах) или не позже 9 числа месяца, следующего за месяцем получения безналичной оплаты. На основании чека заказчик может отразить сумму оплаты в своих расходах, а также подтвердить проверяющим органам и банку, что деньги оплачены именно самозанятому.
Обязательно также проверить правильность заполнения чека, так как самозанятый заполняет его руками самостоятельно в приложении и может ошибиться.
Важно внимательно проверить следующие строки в чеке:
- Сумма.
- Наименование работ / услуг – все должно соответствовать договору.
- Отсылка к договору (не обязательно, но желательно указать конкретный договор или акт, по которому произведена оплата).
- ФИО и ИНН самозанятого. Маловероятно, но и тут могут быть ошибки, например, самозанятый неверно указал ИНН при заключении договора, а заказчик его не проверил.
- ИНН заказчика.
- Дата платежа. Так как чек может быть сформирован с отсрочкой.
При обнаружении ошибки просите самозанятого аннулировать ошибочный чек и заново сформировать правильный.
Совет № 10. Проверьте, не аннулировал ли самозанятый правильный чек
Когда плательщик НПД допускает ошибку в чеке, то аннулировать его и сформировать новый – нормальная практика.
Однако, недобросовестные самозанятые могут, через определенный промежуток времени аннулировать чек, чтобы по итогу не заплатить за него налог.
Узнать о факте аннулирования чека заказчик может уже только при камеральной или выездной проверке. Доказать что-то в этой ситуации будет сложно и поздно. Все равно будут доначислены налоги и пени.
Если же заказчик первым узнает до проверок, что самозанятый аннулировал действительный чек, то имеет право инициировать в отношении него проверку органами ФНС, которые предпишут самозанятому создать чек заново и выдать заказчику, кроме того плательщика НПД оштрафуют.
Что необходимо помнить при работе с самозанятыми специалистами
- самое важное это правильно составить договор, и прописать в нем все нюансы и детали выполнения проекта;
- обязательно просить чек по факту проведения оплаты за выполненную работу;
- заранее «на берегу» оговорить способ контроля за выполнением проекта, возможную по этапную отчетность;
- обязательно предоставить памятку самозанятому, с указанием контактных данных ответственного лица, закрепленного за проектом, а также расписать все этапы работы;
- подписать с самозанятым специалистом документ о сохранности конфиденциальной информации и неразглашении – NDA, что позволит избежать возможных проблем и утечки данных в процессе выполнения проекта.
Если придерживаться вышеописанных правил, то сотрудничество с самозанятыми станет выгодным и безопасным.
Отражение договора ГПХ с самозанятыми в 1С
1С: ЗУП позволяет не запутаться при отражении договора ГПХ в бухучете, а также при расчете НДФЛ или страховых взносов и формировании отчетности. Внесение информации в программу имеет некоторые нюансы и особенности, поскольку отношения характеризуются как гражданско-правовые, а не как трудовые.
Предлагаем ознакомиться с пошаговой инструкцией по отражению договора ГПХ в программе 1С. Если у вас останутся вопросы, закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
