Организации составляют акты сверки, чтобы подтвердить размер имеющихся задолженностей, выявить и убрать искажение данных в бухгалтерском учете.
Рассмотрим на простом примере, как составить акт сверки с помощью программы 1С Бухгалтерия 8.3.
ООО «Швейный поселок» и ООО «Шитье» заключили два договора:
10.01.2024 поставки ткани на 72000 рублей, в том числе НДС 20 %;
15.01.2024 поставки пуговиц на 36000 рублей, в том числе НДС 20 %.
17.01.2024 «Швейный поселок» перечислил с расчетного счета 21600 за ткань и 10800 рублей за пуговицы.
18.01.2024 материалы получены полностью. 19.01.2024 поставщику оплачено 25200 рублей с расчетного счета за пуговицы.
На 31.01.2024 «Швейный поселок» остался должен за ткань: 72000-21600 = 50400 рублей.
Как создать акт сверки в 1С Бухгалтерия 8.3
- Рассмотрим, где находится акт сверки в 1С. Заходим в журнал: Покупки => Расчеты с контрагентами => Акты сверки расчетов или Продажи => Расчеты с контрагентами => Акты сверки расчетов.
- Нажимаем кнопку Создать.
Как заполнить акт сверки в 1С
Вносим данные в поля шапки документа.
Номер - присваивается программой самостоятельно после сохранения документа.
От – дата составления документа. По умолчанию отражается текущая дата, которую можно изменить. Контрагент - выбираем ООО «Шитье». С контрагентом можно провести сверку сразу и по его обособленным подразделениям. Для этого ставится галочка в поле С обособленными подразделениями. В электронном виде - сдвигаем вправо бегунок, если с данным юридическим лицом настроен электронный документооборот (ЭДО).
Документ подписан – ставим галочку, после согласования сверки и получения от поставщика подписанного документа. После установки флажка документ блокируется, и редактировать его нельзя. После убирания галочки, документ снова активизируется.
Договор - выбираем конкретный договор. Поле оставляем пустым, если хотим проверить данные по всем соглашениям, заключенным с ООО «Шитье».
Период - задаем период, за который проводим сверку, чаще всего, это год, квартал или месяц.
Переходим к заполнению табличной части.
По данным организации информация вносится:
- вручную по кнопке Добавить;
- программой после нажатия Заполнить.
Если выбираем Только по нашей организации, то данные появляются только на закладке По данным организации. Если активируем По нашей организации и контрагенту, то заполняются сразу две закладки: По данным организации и По данным контрагента.
Дата - дата осуществления хозяйственной операции.
Документ – наименование документа и ссылка на него в программе.
Представление – содержание хозяйственной операции.
Дебет – указывается сумма хозяйственной операции, отражаемая по дебету соответствующего бухгалтерского счета.
Кредит - указывается сумма хозяйственной операции, отражаемая по кредиту соответствующего бухгалтерского счета.
Внизу таблицы показывается сальдо на начало и конец месяца.
В нашем примере на 1 января 2024 года начальный остаток равен нулю, задолженность отсутствует. Конечное сальдо кредитовое и составляет 50400 рублей, то есть «Швейный поселок» должен «Шитье» 50 400 рублей. Расхождений с «Шитье» пока не выявлено.
По данным контрагента заполняется аналогично: вручную по кнопке Добавить или программой по кнопке Заполнить.
Счета учета расчетов – первоначально перечень основных счетов уже установлен. Оставляем флажки, если предложенный список устраивает, или корректируем при необходимости. Вносим дополнительные счета, нажав Добавить. Убираем галочки рядом с лишними счетами. Если нужно проверить правильность отражения операций по одному счету, например, по краткосрочным кредитам и займам, то оставляем галочку только в строке с номером 66.
Как распечатать акт сверки в 1С Бухгалтерия 8.3
Если с контрагентом установлен электронный документооборот, то акт сверки формируется и подписывается в электронном виде.
При ведении учета с использованием бумажных носителей акт сверки распечатывается в двух экземплярах. Его подписывают руководители или другие представители организации, на которых оформлена доверенность. При отсутствии последней акт сверки не будет иметь юридической силы. Акт сверки заверяется печатью и отправляется на согласование второй стороне.
Последовательность действий в программе 1С Бухгалтерия 8.
- Заходим внутрь документа и активизируем кнопку Печать.
- В открывшемся списке выбираем Акт сверки.
- На экране появляется печатная форма. Для вывода на принтер нажимаем кнопку Печать.
Как задать параметры для печати акта сверки в 1С
Формат печатной формы устанавливается на закладке Дополнительно.
Представители сторон – программа из справочников находит и подставляет информацию о сотрудниках ООО «Швейный поселок» и ООО «Шитье», которые будут подписывать документ. Информацию можно изменить вручную, выбрав из справочников других физических лиц.
Руководитель организации - в нашем случае генеральный директор Круглов Борис Афанасьевич.
Представитель контрагента - отражается информация, из карточки контрагента «Шитье» раздела Контактные лица (Королькова Светлана Андреевна). Если поле останется незаполненным, то в печатной форме будет отсутствовать расшифровка подписи.
Вид печатной формы меняется после проставления (убирания) галочки в соответствующем поле. При изменении значения флажка программа предупреждает, что табличные части будут очищены. Поэтому нужно будет повторно заполнить сведения По данным организации и По данным контрагента, а затем записать и провести документ.
Разбить по договорам – суммы и документы группируются по разным договорам.
Выводить полные названия документов - в таблице появляются полные наименования: Приход заменяется Поступлением (акты, накладные, УПД), Оплата заменяется Списанием с расчетного счета и так далее.
Выводить счета-фактуры – появляется информация о номерах и датах счетов-фактур.
Если проставить все галочки сразу, то получаем подробный регистр в разрезе договоров, с реквизитами счетов-фактур и полными названиями.
Как исправить обнаруженные ошибки
Акт сверки - регистр, в котором собраны сведения о взаимодействии с конкретным контрагентом. Он не является первичным документом, и проводок не формирует.
Если в ходе в ходе сверки обнаружены расхождения, то они исправляются с помощью первичных документов: товарной накладной, акта выполненных работ, бухгалтерской справки и других.
После выполнения корректировок в бухгалтерском учете можно сделать новый акт сверки и направить второй стороне на проверку и подписание.
Надеемся, приведенные сведения оказались полезными и помогут в ведении учета с помощью программы 1С Бухгалтерия.
