В программе 1С: Бухгалтерия 8 (начиная с версии 3.0.81) каждый пользователь может использовать упрощенный вариант учета электронных проездных билетов. Это касается и тех пользователей, в программе которых не предусмотрена интеграция с сервисом Smartway.
Пользователи могут сами вносить в учетную программу проездные билеты, которые куплены у разных агентов, а после этого действия в авансовом отчете указывать затраты на проезд.
В таком случае можно заполнять авансовые отчеты как по общепринятой, так и упрощенной форме.
Учёт электронных проездных билетов в 1С:Бухгалтерия 8
Пользователи, осуществляющие учет в 1С: Бухгалтерия 8, могут при применении версии 3.0.81 указывать затраты на электронные билеты в упрощенном виде. Это очень удобно при определении расходов, понесенных компанией, когда она отравляет работников в командировку.
Если пользователь не использует выгрузку билетов из Smartway, то он сам вносит в программу информацию по билетам, которые куплены у разных контрагентов. Кроме того, имеется возможность фиксировать любые действия с электронными билетами, например, доплату, обмен или возврат.
Для отражения электронных билетов в 1С: Бухгалтерия нужно зайти в раздел "Справочники", далее в подраздел "Покупки" и выбрать документ "Поступление билетов". Затем нужно выбрать спецсчет бухучета - 76.14 "Приобретение билетов для командировок".
Если пользователь применяет возможности сервиса Smartway, позволяющего управлять командировками, то для него задача упрощается. Оплаченные компанией электронные билеты в автоматическом режиме подгружаются в справочник, а потому не нужно вносить информацию вручную. Операции с билетами, проводимые дополнительно (возврат или обмен), также фиксируются в учетной программе автоматически.
Когда информация о поступивших билетах зарегистрирована в программе (вне зависимости от способа - автоматически или вручную), учет затрат на проезд производится через документ "Авансовый отчет", который находится в разделах "Банк и Касса" или "Покупки".
Поступление и учет электронных билетов в 1С
При покупке у контрагента новый билет фиксируется в программе 1С: Бухгалтерия через форму списка "Поступление билетов" по команде "Создать - Покупка". В данном случае открывается новый документ "Покупка билетов", который нужно проверить, чтобы был указан вид операции "Покупка". Далее в него вносится информация по новому билету в соответствии с маршрутной квитанцией авиабилета или с контрольным купоном ж/д билета.
Когда новый билет будет записан, пользователь заполняет оставшиеся графы документа, при этом указывая:
- название контрагента (перевозчика или агента), у которого куплен билет;
- название договора на покупку билета, если компания осуществляет бухучет по договорам;
- общую стоимость проезда и выделенный отдельной строчкой размер НДС.
При создании документа "Поступление билетов" в программе формируется корреспонденция счетов:
- Дт 60.02 Кт 60.01 - указывается размер зачтенной предоплаты;
- Дт 76.14 Кт 60.01 - указывается сумма затрат на покупку билета.
Счет 76.14 "Приобретение билетов для командировок" применяется для бухучета затрат на покупку билетов при командировке работников. Стоимость билетов по нему отражается в рублях.
Аналитический учет ведется по счету в разрезе каждого работника, направляемого в командировку (субконто "Работники организации"), и билета (субконто "Билеты"). Работники включаются в справочник "Физические лица", а билеты - в справочник "Билеты".
Если работодатель изначально оплатил электронный билет, а затем дополнительно приобретает к нему какие-то услуги, к примеру, выбор места, багаж и т.п., то эти расходы фиксируются через документ "Поступление билетов" с указанием вида операции - "Доплата". Оплата допуслуг должна включаться в конечную стоимость электронного билета, которая указывается в маршрутной квитанции или контрольном купоне обновленного электронного билета.
При изменении существенных параметров билета, например, даты или маршрута, при которых изменяется и номер самого документа при проведении бронирования, информацию нужно отразить в документе "Поступление билетов" с указанием вида операции "Обмен". При проведении этого действия списывается старый билет и оформляется новый. По этой причине в новом документе отражается информация о выбывающем билете, а также о новом билете с указанием его стоимости и в т.ч. НДС.
Если поездка отменяется, то нужно оформить документ "Поступление билетов" с указанием вида операции "Возврат".
Каждый купленный билет фиксируется в справочнике "Билеты". При открытии конкретного документа пользователю показываются не только основные сведения о предоплаченных услугах (вкладка "Основное"), но и все проводимые с билетом действия (гиперссылка "Операции с билетом").
Как оформить авансовый отчет
Для включения в затраты компании стоимости использованного билета, нужно в авансовом отчете отразить информацию о нем. Для отчета применяется как общепринятая, так и упрощенная форма.
При заполнении авансового отчета с указанием вида "Закупка, расходы" затраты на проезд указываются в закладке "Билеты". В предыдущих версиях программы 1С эту закладку можно было использовать только в том случае, если была настроена интеграция с Smartway. При нажатии кнопки "Заполнить" авансовый отчет автоматически заполняется информацией по билетам в соответствии с выбранным сотрудником и периодом поездки.
При заполнении авансового отчета с указанием вида "Командировка" пользователь указывает работника и период поездки, и билеты, подходящие по дате, подгружаются автоматически, а затем отражаются в виде ссылки "Билеты, приобретенные организацией".
Если командированный работник оплачивал сам какие-то расходы, эту информацию нужно ручным способом поставить в таблице "Расходы сотрудника, подтвержденные документами".
Когда пользователь проводит авансовый отчет, в программе создается корреспонденция счетов:
- Дт 26 (20.01, 44.01...) Кт 71.01 - указываются расходы лица, отправленного в командировку;
- Дт 26 (20.01, 44.01...) Кт 76.14 - фиксируется размер затрат компании на проезд;
- Дт 19.04 Кт 76.14 - указывается размер НДС при его выделении в билете отдельной строчкой.
Остались вопросы или нужна помощь в обновлении 1С? Закажите консультацию наших специалистов!
