Удерживая из заработной платы работников стоимость услуг и товаров, а также осуществляя иные финансовые расчеты, необходимо использовать онлайн-кассу (согласно закону №54-ФЗ). Узнаем о том, как подготавливать кассовые чеки в программах «1С», взяв для примера третьи редакции «1С: Бухгалтерия 8» и «1С: Зарплаты и управление персоналом 8».
Зарплата в денежной и неденежной форме
В соответствии с Трудовым кодексом России ст. №129, предприятие обязано оплачивать работу сотрудника. Ст. 131 гласит, что оплата может осуществляться в рублях, т.е. в денежной форме, или в неденежной форме и в зарубежной валюте.
Выплачивать зарплату, используя натуральную форму расчета, работодатель может только по письменному заявлению сотрудника согласно условиям трудового или коллективного договору.
Важно! Максимальная разрешенная по ТК РФ величина неденежной оплаты труда составляет 20% от общей ежемесячной зарплаты.
При возникновении конфликтов, касающихся оплаты труда сотрудника в натуральной форме, необходимо руководствоваться ст. №4 Конвенция Международной Организации Труда от 1949 года об охране зарплаты. В статье говорится, что выплата зарплаты в неденежной форме может являться обоснованной при условии возможности доказать юридические веские обстоятельства:
- Выплачивая сотруднику зарплату в неденежной форме, работодатель соблюдал нормы справедливости и разумности в отношении цен на товары, выступающие в качестве оплаты труда. Т.е. стоимость этих товаров для работника не была выше среднерыночных цен на момент расчета выплат;
- Ненатуральная форма оплаты принесла сотруднику определенную пользу, или была для него максимально удобна для личного потребления;
- Выплата зарплаты в конкретной профессиональной сфере или промышленной области (предположим, в сельхоз. секторе экономики), желательна или типична;
- Величина зарплаты, выплачиваемой в натуральной форме, составляет менее 20% от величины ежемесячной заработной платы;
- Сотрудник изъявил желание, и написал письменное заявление на получение зарплаты в натуральной форме.
Если сотрудник желает купить товары и получить услуги в счет зарплаты в объеме, превышающем 20%, предприятие может продавать ему товары и услуги. В такой ситуации работник будет выступать в роли контрагента.
Предоставление услуг и передача товаров с удержанием их цен из заработной платы сотрудника – обычная реализация. Получение услуг/товаров от предприятия не в качестве оплаты работы не является нарушением ст. 4 Конвенции МОТ и ст. №131 Трудового Кодекса России.
Даже при условии, что цена услуг и товаров удерживается из заработной платы сотрудника, факт оплаты полученных товаров и услуг необходимо удостоверить оформлением кассового чека. В таких ситуациях, удержание из зарплаты не будет иметь никаких ограничений по величине (20%) и не может считаться «удержанием» в том смысле, какой предусматривается в ст. 138 Трудового Кодекса РФ.
Применение онлайн-касс при удержаниях из зарплаты
Любой индивидуальный предприниматель и любое предприятие России, проводя финансовые расчеты, обязаны использовать контрольно-кассовую технику. Все исключения указаны в №54-ФЗ (в Федеральном законе ст. 1.2. п 1.).
Согласно российскому законодательству, расчет – выплата финансовых средств фиатом и/или безналом и получение услуг, товаров. В соответствии с №192-ФЗ ст. 4 п.4 Федерального закона от 2018 года, предприятия и ИП, проводя расчеты с физическими лицами, с 01 июля текущего года обязаны использовать контрольно-кассовую технику.
Соответственно, предприятие должно использовать онлайн-кассу, если из зарплаты сотрудника удерживается цена:
- Выданной рабочей формы (Указание Минфина РФ от 12 декабря 2018 года);
- Предоставленных услуг (Указание Минфина РФ от 25 января 2019 года, №192-ФЗ ст. 4 п. 4 Федерального закона);
- Проданной продукции (применяется понятие «расчета», уточненное в Указании Минфина РФ от 30 ноября 2018 года и оговоренное №54-ФЗ ст. 1.1 Федерального закона).
Оформлять фискальный документ не требуется, если сотруднику возмещается цена услуг и товаров, а после удерживается из зарплаты. Приведем пример:
- Покупка организацией вкладыша для трудовой книжки работника с последующей компенсацией сотрудником средств, потраченных на приобретение бланка;
- Оплата предприятием услуг сотового оператора с дальнейшим удержанием стоимости мобильных услуг из заработной платы сотрудника;
- Оплата организацией парковочных мест для транспорта сотрудников с последующим удержанием из заработной платы работников соответствующих затрат.
Есть еще ряд ограничений по необходимости оформления кассовых чеков, включая ограничения при выплате финансов под отчет. Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудники передают в кассу предприятия, что также не будет считаться расчетом по Указаниям Министерства Финансов РФ от 08 февраля 2019 года и 11 сентября 2018 года.
С точки зрения учета, поправка, указывающая особенности использования контрольно-кассовой техники при удержании из заработной платы, не имеет практического значения.
Процесс предоставления услуг и продажи товара остается неизменным. Использование ККТ позволяет быстрее проводить торговые операции, осуществляемые при выплате заработной платы.
Необходимость регистрировать удержания из заработной платы стоимости услуг и товаров фискальным документом (кассовым чеком) не отражается на необходимости выбивать чек за передачу услуги/товара. Т.е. при условии несовпадения времени удержания стоимости услуг/товаров из зарплаты сотрудника и процесса их непосредственной передачи, следует выбить два чека.
«1С: ЗУП 8»: оформление чека ККТ при удержании из заработной платы
В третьей редакции, согласно законам РФ, в версиях старше 3.1.10.78, можно отмечать удержания, на основе которых следует оформлять чеки ККТ и отправлять данные в «1С: ЗУП 8».
Обратите внимание на РИС. 1 - на вкладку «Бухгалтерский учет». В программе появилась возможность указания «Является основанием оформления кассового чека». Используйте ее для удержаний вида «В счет расчетов по иным операциям», «По иным операциям с работниками» (в отношении зарплаты), «Прочее удержание в пользу третьих лиц».
Если в любом из удержаний необходимо выбивание чека ККТ и в программе выставлены соответствующие настройки (стоит галочка), в документе «Отражение заработной платы в бухгалтерском учете» во вкладке «Удержанная заработная плата» добавятся строки: «Описание удержания для чека» и «Чек». Заполнение строк будет выполнено в автоматическом режиме из регистрирующего удержание из зарплаты работника документа «Удержание по иным операциям».
Рассмотрим пример.
Вне рамок трудовых взаимоотношений, кафе предлагает работникам обеды и удерживает их цену из заработной платы персонала.
При соответствующих настройках «Является основанием для оформления чека ККТ» в «1С: ЗУП 8», в программе будет вкладка «Удержание за обеды».
На рисунке 2, для работника Семена Сергеевича Г. оформлено «Удержание по прочим операциям», в графе «Удержание» значится «Удержание за обеды». При наличии удержания одного типа, оно будет установлено по умолчанию. Если виды удержаний различные, появится отдельная строка «Удержание».
На рисунке 3 представлен документ «Отражение зарплаты в бухучете», формирующийся после расчета заработной платы. Заполнение граф «Описание удержания для чека» и «Чек» осуществляется в автоматическом режиме.
Передача документа «Отражение зарплаты в бухучете» в программу «1С: Бухгалтерия 8» (третья редакция) осуществляется при ее синхронизации с программой «1С: ЗУП 8».
Особенности синхронизации «1С: Бухгалтерия 8» и «1С: Зарплата и управление персоналом 8»
Настройку синхронизации ПО следует провести заранее, использовать можно и «1С: Бухгалтерия 8», и «1С: ЗУП 8» - этот момент не имеет значения. Процесс настройки:
- Перейдите во вкладку «Администрирование».
- Найдите «Настройка синхронизации».
- Выставите галочку в строке «Синхронизация данных».
В какой бы программе ни была выполнена настройка, аналогичные будут во второй утилите.
Синхронизируется информация документации и справочников (в частях, применяемых в синхронизированной документации: отражение заработной платы в бухгалтерском учете и документах о перечислении и выплате заработной платы).
Инициировать синхронизацию можно:
- Кликнув по «Синхронизировать»;
- По графику.
«1С: Бухгалтерии 8»: оформление чека ККТ при удержании из заработной платы
При условии ведения учета кадровой документации и расчетов по зарплате в «1С: ЗУП 8», в формируемом программой «1С: Бухгалтерии 8» документе «Отражение зарплаты» будет присутствовать строка «Чеки» - посмотреть пример можно на 4 рисунке.
Окошко «Очередь чеков ККТ» появляется при нажатии на «Чек». Сформировать «Приход денежных средств» можно, кликнув на строчку «Пробить чеки на ККТ», расположенную в верхнем левом углу.
В приведенном нами примере с обедом, предприятие не удерживает стоимость обедов из зарплаты сотрудников непосредственно при выдаче блюд и напитков. Поэтому в программе формируется документ на «Реализацию услуг» и кассовый чек, как показано на 6 рисунке.
«Операция, введенная вручную», завершает расчеты (как это отражено на рисунке 7) счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Перечислять каждого работника в справочнике «Контрагенты» не требуется. Есть возможность указания «обобщенного» физлица, предположим, «Сотрудники все».
Важно! Не нужно оформлять фискальные документы «на всякий случай», удерживая из заработной платы сотрудников за что-либо. В противном случае фискальные операции будут отражены неверно. При удержании в пользу сторонних лиц, оформление чеков ККТ также не производится.
Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
