При работе с трудовыми книжками работодатель ведет книгу учета движения трудовых книжек. В связи с переходом в 2020 г. на электронные трудовые книжки появились некоторые особенности заполнения данного журнала.
Для чего нужна книга учета движения трудовых книжек
Согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 каждый работодатель обязан вести учет всех принятых на хранение трудовых книжек. Для этого используется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, форма которой регламентирована Постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69. В данном нормативно-правовом акте содержится рекомендованная форма этого журнала, которая может использоваться работодателями и при необходимости дополняться какими-то нужными сведениями.
Книга учета движения трудовых книжек представляет собой журнал, в который вносится информация по трудовым книжкам и вкладышам к ним при передаче их работником в компанию или выдаче документов человеку на руки. Книгу должны вести и юридические лица, и предприниматели, если они являются работодателями.
В книге необходимо отражать следующую информацию:
- поступление трудовой книжки от нового сотрудника;
- оформление новой трудовой, если для работника данная компания - это его первое место трудовой деятельности;
- выдача дубликата книжки (при необходимости);
- оформление вкладыша в трудовую книжку, если пустые листы в ней закончились;
- выдача трудовой книжки сотруднику, если он увольняется;
- выдача трудовой книжки работнику, если он написал заявление на ведение документа в электронном формате.
Журнал хранится в том отделе, который обязан вести работу с трудовыми книжками. Как правило, это отдел кадров, но иногда книга хранится в бухгалтерии или у секретаря.
Внимание! Неверное заполнение журнала, ошибки в нем, а также отсутствие документа в организации - прямое нарушение законодательства, за которое работодатель несет административную ответственность.
Правила заполнения книги учета движения ТК
Заполнение книги должно осуществляться с учетом конкретных требований, к которым относятся такие моменты:
- сведения нужно вносить строго в хронологическом порядке;
- журнал необходимо прошить и опломбировать, а его страницы пронумеровать. Директор должен проставить заверительную запись, в которой указать наименование документа, количество пронумерованных листов, дату оформления журнала, а также ФИО, должности и подписи директора и сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек;
- желательно, чтобы книга имела твердую обложку, поскольку документ, как правило, используется достаточно длительный период времени, а после его окончания передается на хранение в архив.
Важно! Нарушением считается, если книга заверяется не директором, а другим сотрудником - кадровиком, главным бухгалтером или иным должностным лицом.
Заполнение книги проводится построчно с включением информации по следующим графам:
- гр. 1 - порядковый номер записи;
- гр. 2, 3, 4 - дата заполнения трудовой книжки или приема сотрудника на работу. Если даты не совпадают, рекомендуется ставить дату начала трудовых отношений, поскольку оформлять записи в трудовой книжке разрешено в течение 5-ти дней;
- гр. 5 - полные ФИО работника;
- гр. 6 - серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней;
- гр. 7 - должность, профессия, специальность работника;
- гр. 8 - название места работы сотрудника (отдел, подразделение, служба);
- гр. 9 - дата и номер приказа о приеме сотрудника на работу;
- гр. 10 - подпись кадровика или иного уполномоченного лица;
- гр. 11 - сумма в рублях, которая получена за заполнение трудовой книжки. Если плата не взимается, в графе ставится прочерк;
- гр. 12 - дата выдачи трудовой книжки работнику на руки при прекращении трудовых отношений. Здесь же целесообразно указать дату, с которой трудовая книжка будет вестись в электронном виде, а потому бумажный документ будет передан сотруднику на хранение;
- гр. 13 - подпись работника при получении трудовой книжки на руки.
В журнале нужно отражать информацию не только по заполненным трудовым книжкам, но и по пустым бланкам книжек, которые в последующем будут оформлены на сотрудников. Непосредственный бухгалтерский учет этих бланков нужно проводить через программу 1С: Бухгалтерия в качестве товарно-материальных ценностей на счете 10.
Особые моменты ведения и хранения книги учета движения трудовых книжек
При ведении и хранении книги необходимо особое внимание уделять таким моментам:
- срок хранения журнала составляет 75 лет;
- после заполнения всех листов книга должна храниться в архиве либо другом отделе, выполняющем функции по хранению документов;
- журнал необходимо заполнять вручную;
- при ошибках в книге их нужно исправлять следующим образом: в строке под неверной записью поставить отметку, что "Запись под номером... считать недействительной", а затем написать правильную информацию. Исправление обязательно нужно заверить ФИО и подписью сотрудника, внесшего корректировку, с указанием даты.
Важно! Прямого запрета в законодательстве на ведение книги в электронном виде нет. Однако такое действие не представляется возможным, поскольку и сам работник, и ответственный сотрудник должны ставить свои подписи при приеме или выдаче трудовой книжки.
Ответственность за ошибки или отсутствие книги
Если работодатель нарушит законодательство по вопросу ведения книги, например, не будет ее заполнять или же допустит ошибки в документе, к нему применяются меры административной ответственности в виде штрафов. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ их размеры составляют:
- 1 000 - 5 000 руб. для должностных лиц и ИП;
- 30 000 - 50 000 руб. для компаний.
Совет! Если книга ранее не велась, при обнаружении данного факта нужно сразу же оформить документ по всем правилам во избежание штрафных санкций или с целью уменьшения их размера.
Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
