Материальной помощью признается единоразовая выплата, которая производится деньгами или в натуральной форме. Она предоставляется работникам или их семьям. При этом выплата несет социальный характер, поэтому не включается в структуру заработной платы (норма установлена статьями 129 и 135 ТК РФ). Данная помощь оказывается сотрудникам в момент тяжелой ситуации жизни либо по решению руководства работодателя. Поскольку именно сейчас, у многих людей тяжелая ситуация, поэтому актуально рассмотреть ее в статье.
Работодатель имеет право выплатить своим специалистам материальную помощь для преодоления следующих тяжелых жизненных ситуаций:
- Достижение пенсионного возраста и выход на пенсию.
- Тяжелая болезнь.
- Затруднительное финансовое положение.
- Ежегодный отпуск.
- Рождение у сотрудника ребенка (детей).
- Вступление в брак.
Условия начисления, выплаты материальной помощи, а так же сроки выплаты устанавливает работодатель. Они находят отражения в коллективном договоре или отдельных приказах. Например, приказ о материальных выплатах сотрудникам. Безусловно есть упоминание о материальной помощи в трудовом договоре. Руководитель компании имеет право осуществить выплату только на основании приказа. Хотя это решение может повлечь за собой проблемы с учетом и как следствие с налоговыми органами.
Сумма выделяемой материальной помощи может изменяться в зависимости от некоторых факторов. К ним относятся должностной оклад, стаж работы, трудовая дисциплина и т.п.
Для того, чтобы претендовать на получение материальной помощи, сотруднику требуется написать произвольное заявление на имя руководителя компании. В нем необходимо указать причину, которая позволяет получить помощь. Для этого необходимо предоставлять подтверждающие документы (свидетельство о заключении брака, рождении ребенка, справка из больницы). После рассмотрения работодатель принимает решение удовлетворить просьбу или отказать. Если заявление будет одобрено, издается приказ по компании. В нем указывается сумма, основание, способ выдачи материальной помощи и ответственный работник за выполнение приказа.
Налоговый Кодекс РФ статьями 217 и 422 освобождает материальную помощь от налогов (НДФЛ и соцфондов в сумме 4 тысячи рублей в год). Такие выплаты не должны быть регулярными. При проведении проверки такие выплаты на регулярной основе могут признать скрытым премированием.
В случае наличия положения о материальных выплатах в трудовых или коллективных договорах, расходы по выплате материальной помощи возможно учитывать для целей налогообложения. Такую норму устанавливает Минфин письмом 03-03-03-06/1/43912 датированным 02.09.2014 г. и письмом 03-11-06/2/219 датированным 24.09.2012 г. В случаях, когда нет указанных в письме обстоятельств, такие расходы не принимаются для налогового учета.
Предлагаю изучить как начислять и выплачивать материальную помощь при предоставлении ежегодного отпуска. Эту работу проведем на платформе 1С:Зарплата и Управление персоналомсборки 3.1.
Для того, чтобы начать работу в программе, нужно активировать функционал. Переходим во вкладку "Настройка" и активируем пункт "Расчет оплаты". Откроется новое окно, в нем необходимо перейти в пункт «Настройка состава начислений и удержаний». Затем выберите и активируйте пункт «Материальная помощь при предоставлении отпуска» из меню «Материальная помощь».
После проведения этих действий пользователь получит доступ к начислению «Матпомощь к отпуску» (оно появилось в меню пункта «Настройка», а далее перейти в «Начисления»).
Этот вид начисления уже активен и готов к применению. При необходимости возможно произвести точную настройку. Займемся его настройкой и редактированием. Для этого активируем функцию двойным щелчком мыши.
Откроется вкладка «Основное» где возможно увидеть формулу для начисления материальной помощи. Пользователю доступно редактирование формулы.
В папке «Налоги, взносы, бухучет» предусмотрена возможность для изменения метода отражения в бухучете выплат материальной помощи и формирования проводок. В программе по умолчанию активирован пункт «По настройкам сотрудника». Пользователь имеет возможность применять для всех работников единый метод расчета, если активировать пункт «Как задано для начисления». Справочник «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете» позволяет выбрать счет и субконто.
Для начисления материальной помощи к отпуску нужно перейти к документу «Отпуск» из меню «Зарплата». Пользователю нужно активировать пункт «Материальная помощь к отпуску» из основной вкладки документа.
Расчет суммы отпускных и выплаты материальной помощи можно увидеть в папке «Начислено (подробно)». Для нашего примера берем сумму 6600 рублей, которая равна должностному окладу.
Сумма НДФЛ, которая подлежит удержанию указана во вкладке «Удержано» и составляет 1099 рублей.
Расчет происходит следующим методом:
- общее начисление 6600+5855,86=12455,86 рублей;
- не облагается НДФЛ 4 тысячи рублей;
- расчет налога (12455,86–4000)х13 процентов=1099 рублей.
Просмотр и распечатка готовых расчетов отпускных и матпомощи в программе предусмотрена. Для этого откройте вкладку «Отпуск», щелкните «Печать», а затем «Подробный расчет начислений».
Процесс выплаты материальной помощи при уходе в отпуск можно проводить несколькими методами.
1. Сформируем ведомость для выплаты активируя пункт «Выплатить» из вкладки «Отпуск».
2. Выплата производится при создании одного документа из вкладки «Выплаты»: «Ведомость на счета», «Ведомость в кассу» либо «Ведомость в банк». Пользователю необходимо выбрать способ выплаты и документ, на основании которого будет произведены расчеты с сотрудником. Активируется пункт меню с помощью галочки.
Необходимые расчеты страховых выплат из суммы материальной помощи при получении отпускных более 4 тысяч рублей пройдут в папке «Взносы», пункте «Начисление зарплаты и взносов» из вкладки «Зарплата».
Остались вопросы? Закажите консультацию наших специалистов!
