Параметры нумерации и их настройка для документов в программе 1С Документооборот.
Для быстрого ориентирования в документах данной программы, а так же легкого их нахождения посредством поиска либо сортировки применяется система нумераторов из которых и будет состоять название документа. Так как документы бывают различные по своей сложности, то и название у него будет соответственное. Для лучшего понимания можно привести такую аналогию: название документа - это оглавление книги, а книга - это документ. Итак, что бы не запутаться в книге, нужно правильно составить оглавление, то есть в нашем случае алгоритм автоматического создания названия (нумерации) документа.
Для этого в главном окне программы заходим в раздел "Нормативно-справочная информация". Далее в списке расположенном слева находим пункт "Нумераторы" и нажимаем на него.
В данном списке находятся нумераторы для различных документов, задействованные системой, причем имеются фиксированные, являющиеся обязательными, которые не удаляются, но редактируются (они помечены иконкой с желтым кружком) и нумераторы, которые можно самостоятельно добавлять и удалять в зависимости от предпочтений.
Рассмотрим как составить нумератор на примере документов Бухгалтерской отчетности. Для это из списка нажимаем на строку "Бухгалтерские отчеты". Откроется окно с действующей вкладкой "Формат номера", которая нас и интересует. Все операции по созданию автоматической нумерации находятся в данной вкладке.
Формат номера может быть абсолютно любой, все настраивается под удобство каждого предпринимателя, ограничением является только количество символов в названии документа, которое может быть не более 30. В названии документа могут использоваться многие символы, основными из которых являются короткая черта и прямой слэш.
Внизу рабочего окна программы отображается пример названия документа при данном формате номера. Все элементы из которых может составляться название находятся в правой половине данной вкладки.
Рассмотрит что означает каждый из элементов:
- "Номер" - является главным элементом, ведущим отсчет по порядку в рамках заданного периода. Для данного элемента нужно присваивать конкретную периодичность по истечении которой номер будет вестись заново;
- "День месяца" - ведется в двухзначном формате, показывает день того месяца, к которому относится документ;
- "Номер месяца" - аналогично предыдущему элементу, только отвечает за месяц;
- "Номер квартала" - так же ведется в двухзначном формате, показывает номер квартала, к которому относится документ;
- "Год (2 знака)" - отображаются последние два знака того года, когда сделан документ;
- "Год (4 знака)" - аналогично предыдущему элементу, только отображаются все 4 цифры данного года;
- "Индекс вида документа" - элемент номера, состоящий максимум из 10 символов, который кратко отображает разновидность документа. Заполняется в данном элементе на вкладе вид документа.
- "Индекс подразделения" - так же состоит максимум из 10 символов и отображает краткое наименование подразделения, которое настраивается в карточке подразделения
- "Индекс контрагента" - тоже максимум 10-значный элемент, отображающийся при том условии что задан учет по контрагентам, настраивается в данной карточке.
- "Индекс организации" - 10 символов максимум, отображает в основном краткое название организации, к которой относится документ, настраивается в карточке организации.
- "Индекс вопроса деятельности" - 10 символов максимум, показывает краткое название вопроса деятельности организации, настраивается в карточке данного элемента, как показано на рисунке 9.
- "Индекс номенклатуры дел" - максимум 10 символов, показывает краткое название конкретной номенклатуры дел, настраивается в карточке данного элемента.
- "Индекс проекта" - все те же 10 символов максимум, кратко прописывается суть проекта, настраивается индекс в карточке проекта.
- "Номер связанного документа" - если включать этот элемент в формат номера, программа запросит Вас выбрать тип связи с другим документом и присвоит его номер для удобства дальнейшей работы.
- Индекс ответственного - 10 символов максимум, показывает краткое название того, кто несет ответственность согласно данному документу, полностью настраивается в карточке данного элемента.
Все вышеперечисленные элементы начинают отображаться в карточках только после их добавления в формат номера!
Если необходимо настроить нумератор без периода, элемент "Номер" будет всегда идти по порядку, данный фактор задается для конкретных документов или отдельных элементов на вкладке "Действует для".
На третьей вкладке "Независимая нумерация" главного рабочего окна нумераторов задаются конкретные признаки документов по которым будет вестись нумерация не зависимо от других признаков.
Как Вы наверное уже убедились программа "1С Документооборот" дает полную свободу действий в плане настройки формата номера для легкого поиска, упорядочивания и сортировки отчетностей, где каждый пользователь сможет настроить все характеристики нумерации под себя.
Нумератор – очень важный и крайне полезный механизм системы электронного документооборота. 1С:Документооборот, предоставляет пользователям широкие возможности по настройке, что позволяет максимально эффективно использовать эту систему для управления документами в организациях любого масштаба.
Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
