Как правило, фирмы, которые ведут оборот документов, принимают во внимание номенклатуру дел.
Порядок ведения подобной номенклатуры, в свою очередь, связан с положением по обороту документов или принятой в фирме инструкцией по делопроизводству.
Что такое номенклатура дел?
Что представляет из себя номенклатура дел? Так называют чётко систематизированные папки этих дел с определёнными сроками хранения, применяемые, чтобы надёжно беречь информацию и при необходимости использовать её в электронном документообороте.
ПО «1С:Документооборот» даёт возможность вести дела в электронном виде. Появляется, в целом, нечто вроде аналога бумажной папки, где размещаются документы. Система даёт возможность задать нужные настройки, организовать тома, чтобы хранить документы. При закрытии тома поместить туда документ в дальнейшем уже невозможно.
Необходимый справочник легко ищется в разделе под название «Нормативно-справочная информация».
Чтобы получить к нему доступ, по пути "Настройка-администрирование, настройка программы, делопроизводство" нужно установить галочку, разрешающую применять номенклатуру дел.
Важно учитывать, что, если нужно вести учёт соответственно местам хранения, в настройках отмечается соответствующая галочка.
Разделы и тома номенклатуры дел
Теперь про тома и разделы. Их можно создавать соответствующими кнопками - тома через просто "Создать", а разделы - "Создать раздел".
Через программу «1С:Документооборот» соответственно структуре организации возможно автоматическое заполнение разделов. Чтобы его выполнить, указав организацию и нажав на "Ещё", следует перейти к команде "Заполнение разделов по структуре компании".
Будет показана существующая структура фирмы и по нажатию "Создать разделы" помеченные подразделения скопируются в "Номенклатуру дел" в качестве разделов.
Итак, видно, как подобный справочник ведётся по организациям.
Ещё предлагается перечень номенклатурных дел соответственно пожеланиям пользователя.
Скажем, в разделе "Секретарь" уместно разместить "Приказы", "Деловую переписку" и т. п., в "Отделе кадров" - "Договора с сотрудниками", "Личные дела", "Поручения", в "Юридической службе" - дела по отдельным документам и договорам.
В карточке дела отмечается индекс, заголовок, год, раздел, нужные категория и срок хранения и др.
В "Настройках" можно отметить, какие виды документов, по каким вариантам деятельности или контрагентам хранятся в деле.
Так организовывается структура номенклатуры дел, которую заверяет руководитель, а потом ведёт уполномоченный сотрудник.
Такая номенклатура создаётся на годовой срок, возможен автоматический перенос на новый год.
Дела (тома) в «1С:Документооборот»
Чтобы регистрировать дела и тома, используется одноимённый справочник в разделе файлов и документов, можно также перейти на него из карточки заголовка по номенклатуре дела.
Кнопкой "Создать" определяются нужные тома. В карточке тома или дела отмечается соответствующая номенклатура, индивидуальный номер, период и место хранения, число листов.
Когда дело закрыто с отметкой нужной галочки, то в списке оно отмечено с замком. Чтобы отображать тома (дела), можно отбирать их - закрытые, открытые, архивные, уничтоженные, показать все. Ещё вариант классификации - фирма и подразделение.
Список томов (дел) доступен на закладке "Дела-тома" через справочник "Номенклатура дел".
Как поместить документ в определенное дело (том) и посмотреть (распечатать) дело (том)
Для помещения документа в дело (том) при создании надлежит заполнить поле "Дело" снизу документа в закладке "Реквизиты". В открывшемся окне указывается том, куда следует поместить документ. Программа автоматически подсказывает его. Если снять галочку "только подходящие", выведутся все текущие тома.
В томе (деле) иногда бывает много документов, но каждый документ может быть в составе лишь одного дела. Из справочника номенклатуры, открыв конкретный том, можно просмотреть состав, а, нажав "Печать", распечатать документы из различных разделов, например: "Карта-заместитель", "Внутренняя опись", "Обложка дела" и "Лист-заверитель".
На закладке "Документов в деле" есть список документов в данном томе. Если нужно, то можно перенести документ из одного тома в другой по соответствующей кнопке.
Всё, что требуется - отметить, в какое из дел переносить документ.
Находясь в карточке тома (дела), на его основании можно создать документы "Уничтожение дел" и "Передача в архив". Когда дело передаётся в архив, нужно заранее поставить галочку, что оно закрыто.
Когда документ будет проведён, внизу дела (тома) выйдет ссылка о том, что дело закрыто некоторого числа.
Итак, контроль за номенклатурой дел требует некоторого времени и внимательности, но результат окупается с лихвой благодаря полному порядку и систематизации всех документов, что обеспечивает эффективность их использования в дальнейшем.
Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
